Можете лесно да създадете нов шаблон за имейл съобщение в Outlook, както следва:

1. В изгледа за поща щракнете върху Начало > нов имейл за да създадете нов имейл.

Съвети: Като алтернатива можете също да натиснете Ctrl + N клавиши за създаване на нов имейл.

2. Сега се отваря нов прозорец за съставяне на съобщение. Добавете получатели, въведете тема, добавете маркери за имейл, прикачете прикачени файлове и съставете тялото на съобщението, както ви е необходимо.

3. Щракнете досие > Save As.

4. В диалоговия прозорец Запиши като наименувайте новия шаблон в Име на файл , изберете Шаблон на Outlook (*.oft) от Запиши като тип падащ списък и щракнете върху Save бутон.

Съвет: Новият шаблон на имейл съобщение се записва по подразбиране в папката с шаблони на Outlook. Ако трябва да запишете шаблона в друга папка, трябва да отворите папката в диалоговия прозорец Запиши като, преди да щракнете върху Save бутон.

Това е пътят на папката на шаблона на Outlook по подразбиране: %AppData%\Microsoft\Templates

5. Сега новият шаблон за имейл съобщение е създаден. Моля, затворете прозореца за ново съобщение, без да го записвате.

2.1 Създайте нов имейл от шаблон чрез функцията за избор на формуляр

За да създадете нов имейл от съществуващ шаблон в Outlook, можете да направите следното:

1. В изгледа за поща щракнете Начало > Нови артикули > Изберете формуляр.

2. В диалоговия прозорец Избор на формуляр:
(1) Изберете Потребителски шаблони във файловата система от Погледни вътре падащ списък;
(2) Щракнете, за да изберете посочения шаблон, от който ще създадете имейл (Съвети: Ако вашият имейл шаблон не е в списъка в диалоговия прозорец, можете да щракнете върху паса бутон, за да го намерите и изберете в друга папка.);
(3) Щракнете върху отворено бутон.

След това се създава нов имейл въз основа на посочения шаблон. Продължете да композирате и да го изпратите, както ви е необходимо.

2.2 Създайте нов имейл от шаблон, като отворите директно файла с шаблона

Можем да отворим имейл шаблона, за да създадем нов имейл директно от него.

1. Отворете папката, съдържаща шаблона за имейл.
Съвети: Ако шаблонът за имейл се съхранява в папката за шаблони по подразбиране, можете да отворите папката по този път на папката: %AppData%\Microsoft\Templates

2. Щракнете два пъти върху имейл шаблона, за да го отворите.

След това се създава нов имейл въз основа на посочения шаблон. Можете да съставите и изпратите новия имейл според нуждите си.

Както знаем, имейл шаблонът не може да се отваря и редактира директно. Въпреки това можем да решим тази задача по заобиколен начин: създайте нов имейл от шаблона и след това запазете имейла като шаблон със същото име, за да презапишете оригиналния.

1. В Outlook щракнете върху Начало > Нови артикули > Изберете формуляр.

2. В диалоговия прозорец Избор на формуляр:
(1) Изберете Потребителски шаблони във файловата система от Погледни вътре падащ списък;
(2) Щракнете, за да изберете посочения шаблон, от който ще създадете имейл (Съвети: Ако не можете да намерите посочения шаблон, щракнете върху паса бутон, за да го намерите и изберете от друга папка);
(3) Щракнете върху отворено бутон.

3. Сега се създава нов имейл от посочения шаблон. Направете необходимите промени в новия имейл.

4. В прозореца за съставяне на съобщение щракнете досие > Save As.

5. В диалоговия прозорец Запиши като:
(1) Изберете Шаблон на Outlook (*.oft) от Запиши като тип падащ списък;
(2) Отворете папката, съдържаща оригиналния имейл шаблон;
(3) в Име на файл поле, уверете се, че името на файла определено е същото като името на файла на оригиналния имейл шаблон;
(4) Щракнете върху Save бутон.

6. Сега изскача диалоговият прозорец Потвърждаване на записа като. Моля, щракнете върху Да бутон, за да презапишете оригиналния шаблон.

Досега редактирахме имейл шаблона по заобиколен начин. И можете да затворите новия имейл, без да запазвате.

Можем лесно да създадем нов имейл от имейл шаблон от Изберете формуляр функция, но как да отговоря на имейл с шаблон в Outlook? Можем да създадем правило за решаване на този проблем.

1. Подгответе имейл шаблона, с който ще отговорите. (Щракнете, за да видите как да създадете имейл шаблон.)

2. В изгледа за поща щракнете върху Начало > Правилник > Управление на правила и сигнали.

3. В диалоговия прозорец Правила и сигнали щракнете върху Ново правило butto за създаване на ново правило.

4. В съветника за правила щракнете, за да маркирате Прилагане на правилото за получените от мен съобщения и щракнете върху Напред бутон.

5. Във втория диалогов прозорец на съветника за правила задайте условията, при които ще се отговаря на имейлите, и щракнете върху Напред бутон.
В моя случай поставям отметка на изпратени само на мен опция.

6. В третия диалогов прозорец на съветника за правила поставете отметка отговор с помощта на конкретен шаблон опция в Стъпка и след това щракнете върху свързания текст „определен шаблон"В Стъпка раздел.

7. Сега в диалоговия прозорец Избор на шаблон за отговор изберете Потребителски шаблони във файловата система от Погледни вътре падащ списък, щракнете, за да изберете посочения шаблон, и щракнете върху отворено бутон.

Съвети: Ако не можете да намерите посочения шаблон в диалоговия прозорец, щракнете върху паса бутон, за да го изберете от други папки.

8. Сега се връща към третия съветник за правила и щракнете Напред бутон, за да продължите напред.

9. В четвъртия съветник за правила посочете изключенията, ако е необходимо, и щракнете върху Напред бутон.

10. В последния съветник за правила наименувайте правилото в Стъпка отметнете нужните опции в Стъпка и кликнете върху завършеност бутон.

Съвети: За да отговорите на имейли в папката Inbox сега, поставете отметка Изпълнете това правило сега за съобщение, което вече е във „Входящи“ опция.

11. Връща се в диалоговия прозорец Правила и сигнали, щракнете върху OK за да го затворите.

Съвети:
(1) За да отговаряте автоматично на всички входящи имейли, трябва да поддържате Outlook работещ през цялото време.
(2) Ако искате автоматично да отговаряте на имейли в акаунт в Exchange, можете да щракнете досие > Информация > Автоматични отговори за да активирате функцията за автоматични отговори и след това зададете настройките за автоматичен отговор и текста, както е показано на екранната снимка по-долу:

Ако отговорът или съдържанието за препращане са обикновени думи само в шаблона, можете да приложите бърза стъпка, за да постигнете отговор или препращане с шаблон.

1. В изгледа за поща щракнете Начало > Създаване на нова (в Бързи стъпки група).

2.В диалоговия прозорец Редактиране на бърза стъпка наименувайте новата бърза стъпка, посочете действието като Отговор or Отговори на всички or напред, Щракнете върху Показване на опциите за да разгънете секцията с опции, въведете съдържанието за отговор или препращане и щракнете върху завършеност бутон.

Досега новата бърза стъпка е създадена. Можете да приложите бързата стъпка лесно с щраквания.

3. Ако трябва да отговорите на имейл чрез тази бърза стъпка, изберете имейла и щракнете върху новата бърза стъпка в Бързи стъпки група.

4. След това прозорецът за отговор или препращане на съобщение се отваря с предварително зададеното съдържание. Направете необходимите промени и щракнете върху Изпрати бутон.