Оптимизирайте входящата си поща: Силата на Kutools for OutlookФункцията за изтриване на дублирани имейли

1. Всички дублирани имейли се проверяват във всяка група по подразбиране, с изключение на първия, който се появява. Ако не искате да изтриете всички дубликати, можете да отметнете само дубликатите, които трябва да бъдат изтрити.
2. Налично е меню с десен бутон. 
   • „Възстановяване на избора по подразбиране“: Изберете тази опция, за да проверите всички дублирани елементи, с изключение на първия във всяка дублирана група.
   • „Провери всички“: Изберете тази опция, за да проверите всички дублиращи се елементи във всяка група.
   • „Премахване на всички отметки“: Изберете тази опция, за да премахнете отметките от всички дублирани елементи във всяка група.
   • „Разгъване на всички“: Изберете тази опция, за да разгънете всички дублирани групи и да покажете всички дублирани елементи във всяка група.
   • „Свий всички“: Изберете тази опция, за да свиете всички дублиращи се групи и да показвате само темата, прикачения файл, тялото на дублиращите се съобщения и техния брой.
3. Покажете общия брой на всички имейли, които сте сканирали този път.
4. Покажи броя на всички дублиращи се елементи, намерени този път.
   

1. Налично е меню с десен бутон.
2. Филтриране между файлове: Избирането на тази опция инструктира инструмента да търси дублиращи се елементи във всички избрани папки. Ако не е отметнато, то ще сравнява и търси дубликати само в рамките на избраната папка.
3. Показване на броя на избраните папки.
   

1. Всички дублирани имейли се проверяват по подразбиране, с изключение на първия, който се появява. Ако не искате да изтриете всички дубликати, можете да разширите групата дубликати и да поставите отметка само на дубликатите, които трябва да бъдат изтрити.
2. Налично е меню с десен бутон.
   • „Свит възел“: Изберете тази опция, за да покажете всички дублирани групи, но да не показвате дублиращите се елементи във всяка група.
   • „Разгъване на всички“: Изберете тази опция, за да разгънете всички дублирани групи и да покажете всички дублирани елементи във всяка група.
   • „Свий всички“: Изберете тази опция, за да свиете всички дублирани групи и да показвате само името на папката.
   • „Възстановяване на избора по подразбиране“: Изберете тази опция, за да проверите всички дублирани елементи, с изключение на първия във всяка дублирана група.
   • „Провери всички“: Изберете тази опция, за да проверите всички дублиращи се елементи във всяка група.
   • „Премахване на всички отметки“: Изберете тази опция, за да премахнете отметките от всички дублирани елементи във всяка група.
3. Покажи броя на всички дублиращи се елементи, намерени този път.
   

1. Налично е меню с десен бутон.
   • „Отметка на всички“: Изберете тази опция, за да отметнете всички папки, включително подпапките.
   • „Премахване на всички отметки“: Изберете тази опция, за да премахнете отметките от всички папки, включително подпапките.
   • „Избор на всички подпапки на текущата папка“: Изберете тази опция, за да проверите всички подпапки на избраната папка.
   • „Премахване на избора от всички подпапки на текущата папка“: Изберете тази опция, за да премахнете отметката от всички подпапки на избраната папка.
   • „Разширяване на всички“: Изберете тази опция, за да разширите всички папки, включително подпапките на всеки акаунт.
   • „Свий всички“: Изберете тази опция, за да свиете всички папки, включително подпапките на всички акаунти.
2. Избраните папки са изброени в този прозорец и съобщенията в горната папка ще бъдат с приоритет, за да бъдат запазени. Можете да коригирате реда на папките или да изтриете папките от списъка, като го изберете и щракнете върху , , или бутони.
3. Показване на броя на избраните папки.
   

1. Щракнете върху бутона „По подразбиране“ автоматично ще изберете Основен текст, Прикачен файл и Тема като критерии за филтриране.
2. Поставете отметка в опцията „Търсене на дублиращи се съобщения в папки“ ще сравни и търси дублирани елементи във всички избрани папки. Премахнете отметката от тази опция, ще сравните и потърсите дублирани елементи в една папка.
   

• Опцията „По подразбиране“ е избрана по подразбиране, което означава, че пътят на файла, полетата за тема и текст ще бъдат изброени в резултата от филтъра.
• Опцията „По избор“ ви помага да посочите полетата, които трябва да се показват в резултата от филтъра.
  1. Изберете опцията „По избор“.
  2. Щракнете върху бутона „Дефиниран от потребителя“.
  3. След това проверете полетата, от които се нуждаете в диалоговия прозорец „Настройка за дублиране на имейли“.
  4. Запазете настройките.
     
• Ако поставите отметка на опцията „Избрани дублирани критерии“, резултатите от филтъра ще изброят полетата за условие, които сте посочили в стъпка 3.

Освен за изтриване, преместване или категоризиране на всички дублирани имейли, изброени в съветника, можете също да използвате менюто с десен бутон, за да управлявате конкретни елементи по ваш избор.

• Изтрийте, преместете или категоризирайте всички дубликати в дублирана група

  Ако искате да обработите всички дубликати в определена дублирана група, щракнете с десния бутон върху името на групата и след това изберете опцията, от която се нуждаете.

  

  Избирането на която и да е опция в менюто с десен бутон ще изведе поле за подкана за потвърждение на действието, щракнете върху бутона Продължи, ако искате да продължите, или щракнете върху Отказ.

  След това трябва да обърнете внимание на следното

  • Ако изберете да категоризирате всички маркирани елементи в текущата група, след потвърждаване на действието се появява диалогов прозорец Категории на цветовете, за да зададете цветови категории.
  • Ако изберете да преместите всички маркирани елементи в текущата група, след потвърждаване на действието се появява диалогов прозорец Моля, изберете папки, за да изберете целева папка.
  • Ако изберете да изтриете всички маркирани елементи в текущата група, след потвърждаване на действието всички дубликати с изключение на запазения имейл ще бъдат премахнати незабавно.

• Изтрийте, преместете или категоризирайте определен дубликат в дублирана група

  Ако искате да обработите само определен дублиран имейл в дублирана група, щракнете с десния бутон върху този дубликат и след това изберете опцията, от която се нуждаете.

  

  Избирането на която и да е опция (с изключение на опцията Задаване като запазен имейл) в менюто с десен бутон ще изведе поле за подкана за потвърждение на действието, щракнете върху бутона Продължи, ако искате да продължите, или щракнете върху Отказ.

  След това трябва да обърнете внимание на следното

  • Ако изберете да преместите този елемент, след потвърждаване на действието се появява диалогов прозорец Моля, изберете папки, за да изберете целева папка.
  • Ако изберете да категоризирате този елемент, след потвърждаване на действието се появява диалогов прозорец Цветови категории, за да зададете цветови категории.
  • Ако изберете да изтриете този елемент, след потвърждаване на действието всички дубликати с изключение на запазения имейл ще бъдат премахнати незабавно.

• Променете запазения имейл

  Ако трябва да промените запазения имейл, щракнете с десния бутон върху дублирания имейл, който искате да зададете като нов запазен имейл, и изберете опцията Задаване като запазен имейл от контекстното меню.

• Използвайте лесно същите настройки следващия път, когато търсите дублирани имейли

  Once you have applied the Advanced Scan and Remove Duplicate Emails feature, it will retain the last configurations, allowing you to easily use the same settings the next time you search for duplicate emails. To do this, simply select "Kutools Plus" > "Duplicate Emails" > "Advanced Scan and Remove Duplicate Emails", and in the "Duplicate Emails – Step 1 (of 4): Select Email Folder" wizard, click the "Start filtering" button.