Има десетки предварително зададени имейл теми в Outlook и можете лесно да приложите всяка една от тях към нов имейл, както следва:

1. В Mail преглед, щракване Начало > Нови артикули > Използване на имейл съобщение > Още канцеларски материали за да активирате диалоговия прозорец Тема или Канцеларски материали.

2. В диалоговия прозорец Тема или канцеларски материали щракнете, за да изберете канцеларски материали в Изберете тема списъчно поле и щракнете върху OK бутон.

Съвети:
(1) Ярки цветове: Тази опция ще промени някои цветове на шрифта и ще ги направи по-привлекателни.
(2) Активна графика: Тази опция ще покаже някои вградени изображения, като изображение с хоризонтална линия, изображения с водещи символи и т.н.
(3) Фоново изображение: Ако избраните канцеларски материали съдържат фоново изображение, можете да изключите тази опция, за да премахнете фоновото изображение от новосъздадения имейл. Тази опция обаче няма да изчисти фоновия цвят от новия имейл.

3. Сега новият имейл с посочените канцеларски материали е създаден.

Когато въвеждате думи, задавате заглавия, хипервръзки и водещи символи в тялото на съобщението, те автоматично ще следват предварително зададените стилове на посочените канцеларски материали.

Ако трябва винаги да прилагате една и съща тема или канцеларски материали към всички нови имейли в Outlook, можете да активирате темата за имейл по подразбиране в Outlook.

1. Щракнете досие > Настроики за да активирате диалоговия прозорец Опции на Outlook.

2. В диалоговия прозорец Опции на Outlook активирайте Mail в лявата лента и след това щракнете върху Канцеларски материали и шрифтове бутон в Съставяне на съобщения раздел.

3. В диалоговия прозорец Подписи и канцеларски материали под Лична Канцеларски , кликнете върху Тема бутон.

4. В диалоговия прозорец Тема или канцеларски материали щракнете, за да изберете канцеларски материали в Изберете тема списъчно поле и щракнете върху OK бутон.

Съвети:
(1) Ярки цветове: Тази опция ще промени някои цветове на шрифта и ще ги направи по-привлекателни.
(2) Активна графика: Тази опция ще покаже някои вградени изображения, като изображение с хоризонтална линия, изображения с водещи символи и т.н.
(3) Фоново изображение: Ако избраните канцеларски материали съдържат фоново изображение, можете да изключите тази опция, за да премахнете фоновото изображение от новосъздадения имейл. Тази опция обаче няма да изчисти фоновия цвят от новия имейл.

Досега темата или канцеларските материали по подразбиране са посочени. И можете да щракнете върху OK бутони, за да завършите настройките. Ако искате да се откажете от шрифта на обикновения текст в темата за имейл по подразбиране и да го зададете индивидуално, моля, продължете:

5. В диалоговия прозорец Подписи и канцеларски материали изберете Винаги използвай моите шрифтове от Font падащ списък и щракнете върху Font бутон в Нови имейл съобщения раздел.

6. В диалоговия прозорец Шрифт, моля, задайте шрифта на обикновения текст, както ви е необходим, като например шрифт, стил на шрифта, размер на шрифта, цвят на шрифта, ефекти на шрифта и т.н. И след това щракнете върху OK , за да запазите настройките.

Съвети: Ако е необходимо, можете също да зададете шрифта на обикновения текст в съобщенията за отговаряне или препращане: щракнете върху Font бутон в Отговаряне или препращане на съобщения раздел на диалоговия прозорец Подпис и канцеларски материали и след това задайте шрифта на обикновен текст в изскачащия диалогов прозорец Шрифт.

7. Щракнете OK бутони последователно, за да затворите диалоговия прозорец Подпис и канцеларски материали и диалоговия прозорец Опции на Outlook.

Отсега нататък, когато създавате нов имейл в Outlook, новият имейл автоматично ще прилага темата за имейл по подразбиране.

Може да забележите, че темите за имейл или канцеларските материали могат да се прилагат само към нови имейли в Outlook. Някои потребители на Outlook обаче също трябва да прилагат теми за имейли, за да отговарят или препращат имейли, да заменят или премахват канцеларски материали в отговори или препращания. Можете да промените опциите за отговор или препращане, за да го направите.

1. Щракнете досие > Настроики за да активирате диалоговия прозорец Опции на Outlook.

2. В диалоговия прозорец Опции на Outlook направете следното:
(1) Активиране Mail в лявата лента;
(2) в Отговори и напред раздел, проверете Отваряне на отговорите и препращане в нов прозорец опция;
(3) Изберете Не включвайте оригиналното съобщение or Прикачете оригинално съобщение от Когато отговаряте на съобщение падащ списък.

Съвети: Ако трябва да приложите имейл темата по подразбиране при препращане на имейли, моля, изберете Прикачете оригинално съобщение от При препращане на съобщение падащ списък.

3, Кликнете на OK бутон за запазване на настройките.

4. Активирайте темата за имейл по подразбиране или канцеларски материали. (Кликнете, за да видите ръководствата...)
Отсега нататък, когато отговаряте или препращате имейл в Outlook, той автоматично ще прилага темата за имейл по подразбиране към имейла, който отговаря или препраща автоматично.

Ако оригиналният имейл съдържа имейл канцелария, имейл канцеларията ще бъде заменена с тази по подразбиране в отговорите или препращанията автоматично.

Понякога предварително зададените теми за имейл или канцеларски материали може да не отговарят на нуждите ни и трябва да създадем нова персонализирана тема за имейл или канцеларски материали. Можем да направим следното:

1. В Mail преглед, щракване Начало > нов имейл за създаване на нов имейл в Outlook.

2. Добавете фонов цвят или фоново изображение в новия имейл.

2.1 Добавяне на фонов цвят

В прозореца на новото имейл съобщение активирайте Настроики кликнете върху Цвят на страницатаи след това изберете цвят на фона, както ви е необходим.

2.2 Добавете фоново изображение

Ако трябва да добавите фоново изображение в новите персонализирани канцеларски материали, моля, направете следното:
2.2.1 В прозореца за ново имейл съобщение щракнете Настроики > Цвят на страницата > Ефекти на запълване.

2.2.2 В диалоговия прозорец Ефекти на запълване активирайте Снимка раздела и щракнете върху Изберете Картина бутон.
 

2.2.3 В диалоговия прозорец Избор на картина отворете папката, съдържаща фоновото изображение, изберете фоновото изображение и щракнете върху Поставете бутон.

2.2.4 Сега се връща към диалоговия прозорец Ефекти на запълване, щракнете върху OK , за да запазите настройките.

Сега цветът на фона или изображението се добавят към персонализираните канцеларски материали.

3. Задайте шрифта на обикновен текст.
3.1 Активирайте Форматиране на текст в прозореца за ново съобщение щракнете с десния бутон Нормален в галерията със стилове и изберете Промяна от менюто с десен бутон.

3.2 В диалоговия прозорец Промяна на стил задайте шрифта на обикновения текст, както ви е необходим, като шрифт, размер на шрифта, цвят на шрифта, подравняване, разстояние между редовете и т.н.

Съвети: Ако е необходимо, можете също да персонализирате друго форматиране, като щракнете върху формат бутон в долния ляв ъгъл.

3.3 След като приключите с настройките, щракнете върху OK бутон, за да ги запишете.

4. Задайте стиловете на заглавията.
Можете да следвате подобна операция на Стъпка за да зададете стила на Заглавие 1, Заглавие 2 и т.н. според нуждите ви.

5. Запазете персонализираните канцеларски материали.

5.1 В прозореца за ново съобщение щракнете досие > Save As.

5.2 Сега се отваря диалоговият прозорец Запазване като, моля, поставете пътя по-долу в полето за адрес и натиснете Въведете ключ.
%appdata%\microsoft\канцеларски материали

5.3 Продължете, за да наименувате новите канцеларски материали, посочете типа на файла като HTML (*.htm;*.html), и кликнете върху Save бутон.

Досега е създаден нов персонализиран имейл канцелария и добавен към галерията с теми.

Може да получим някои имейл теми или канцеларски материали на Outlook (HTML файлове) от външни ресурси, като изтеглени от някои уебсайтове, закупени от магазина на Microsoft, копирани от по-стари компютри, споделени от други и т.н. След като получим тези имейл канцеларски файлове, можем да импортираме ги в галерията с имейл канцеларски материали в Outlook.

1. Отворете папката, съдържаща канцеларските файлове на Outlook: отворете папка, поставете пътя по-долу в полето за адрес и натиснете Въведете ключ.
%appdata%\microsoft\канцеларски материали

2. Отворете папката, съдържаща външните канцеларски файлове, които ще импортирате, изберете канцеларския файл и свързаната папка, щракнете с десния бутон и изберете Копирайте от контекстното меню.
 

3. Отидете до папката, съдържаща канцеларските файлове на Outlook, натиснете Ctrl + V ключове, за да поставите външните канцеларски материали в него.

Съвети: Ако импортираните канцеларски материали съдържат снимки, те няма да се показват, когато канцеларските материали се визуализират в диалоговия прозорец Тема или Канцеларски материали. Тези снимки обаче ще се показват редовно, когато създавате нови имейли с тези канцеларски материали.

Ако искате да предотвратите автоматичното прилагане на имейл темата или канцеларските материали по подразбиране към нови имейли, отговори или препращания, можете лесно да изключите темата или канцеларските материали по подразбиране.

1. Щракнете досие > Настроики за да активирате диалоговия прозорец Опции на Outlook.

2. В диалоговия прозорец Опции на Outlook активирайте Mail в лявата лента и след това щракнете върху Канцеларски материали и шрифтове бутон в секцията „Ново съобщение“.

3. В диалоговия прозорец Подписи и канцеларски материали, на Лична Канцеларски , кликнете върху Тема бутон.

4. В диалоговия прозорец Тема или Канцеларски материали щракнете, за да изберете (Без тема) в Изберете тема списъчно поле и щракнете върху OK бутон.

5. Щракнете OK бутони последователно, за да затворите диалоговия прозорец Подписи и канцеларски материали и диалоговия прозорец Опции на Outlook.

Отсега нататък темата за имейл или канцеларските материали няма да се прилагат автоматично към нови имейли или имейли за отговаряне/препращане.

1. Темите за имейл или канцеларските материали работят само с нови HTML имейли в Outlook.
2. Ако е създаден нов имейл, вече не можем да променим неговата тема или канцеларски материали.
3. Ако сте задали да отговаряте или препращате с оригинален текст на съобщението, той ще наследи темата на оригиналния имейл, когато отговаря или препраща.