Microsoft Outlook предлага три вида формати на съобщения: HTML, Rich Text и Plain Text. Всеки формат на съобщение отговаря на различни нужди.

1.1 XNUMX XNUMX XNUMX HTML

HTML форматът е най-популярният тип формат на съобщения в Outlook.

Както знаем, HTML е език за уеб страници, който ни помага да кодираме нашата уеб страница с богато форматиране на текст, картини и други обекти. По подобен начин HTML форматът прави цялото съдържание на съобщението да изглежда като хубава и спретната уеб страница. Имейлите в HTML формат поддържат повечето стандартни формати на шрифтове, форматиране на параграфи, подравнявания и т.н. Нещо повече, имейлите в HTML формат могат да бъдат разпознати от повечето имейл клиенти.

Потребителите на Outlook могат директно да приложат тема на съобщение, за да създадат HTML съобщение с множество предварително зададени заглавия, форматиране на шрифта, подравнявания и т.н. От друга страна, потребителите на Outlook също могат да украсят HTML имейл с удебелен шрифт, курсив, подчертаване, цвят за подчертаване, разширени текстови ефекти и т.н. според нуждите им.

Сигурно сте забелязали обаче, че някои картини и форми не могат да се показват директно в Outlook на получателите и изискват получателите да ги изтеглят ръчно. Което е по-лошо, получателите на Outlook могат да конфигурират, за да предотвратят изтеглянето на каквито и да е снимки в HTML имейли. Ако снимките не бъдат изтеглени и показани в Outlook на получателите, тези снимки ще бъдат заменени с контейнери за снимки, което ще направи цялото съобщение объркано.

1.2 Обикновен текст

В сравнение с HTML формата, форматът Plain Text поддържа само нормален текст в тялото на съобщението. Форматът за обикновен текст не поддържа никакво форматиране, като удебелен шрифт, курсив, подчертаване, зачертаване, цветове за подчертаване и т.н. Той също така не поддържа показване на картини и хипервръзки в съобщението. Ако трябва да вмъкнете важни снимки в съобщението, единственото валидно решение е да ги прикачите като прикачени файлове.

1.3 Обогатен текст

Форматът Rich Text също така поддържа форматиране на множество шрифтове, хипервръзки, таблици, фигури, картини и т.н. Повечето от форматирането в съобщението Rich Text обаче са съвместими само с Microsoft Outlook и Microsoft Exchange. Нещо повече, прикачените файлове са вградени в тялото на съобщението, вместо в заглавката на съобщението.

Когато съставяме нови съобщения или отговаряме/препращаме съобщения в Outlook, можем лесно да променим формата на съобщението.

В новия прозорец за писане, отговаряне или препращане на съобщение просто щракнете върху HTML, Обикновен текст или Богат текст бутон в формат група на Форматиране на текст раздела.

Забележка: Ако съобщението за отговор или препращане е вградено в панела за четене, трябва да щракнете върху Изкача бутон в горния ляв ъгъл на прозореца за четене, за да се покаже съобщението за отговор или препращане в прозореца на съобщението.

По принцип новите имейли се изпращат автоматично в HTML формат в Outlook. В някои случаи обаче трябва автоматично да изпращаме нови имейли в друг формат на съобщение, като обикновен текст или обогатен текст. Тук този раздел ще ви напътства да промените формата на съобщението по подразбиране за всички нови изходящи съобщения в Outlook.

1. Щракнете досие > Настроики.

2. В диалоговия прозорец Опции на Outlook щракнете Mail в лявата лента отидете на Съставяне на съобщения и изберете нов формат на съобщението от Съставете съобщения в този формат падащ списък.

3, Кликнете на OK бутон, за да запазите промените и да затворите диалоговия прозорец.

Отсега нататък всички нови съобщения ще бъдат автоматично променени към посочения формат на съобщения.

По принцип получавахме множество имейли всеки ден в Outlook и тези имейли може да са във формат HTML, формат с обикновен текст или формат с обогатен текст. Тук този раздел ще ви покаже урока за бърза промяна на формата на получен имейл в Outlook.

1. В списъка със съобщения щракнете два пъти, за да отворите посочения имейл.

2. След това имейлът се отваря в прозорец със съобщение. Кликнете Събщение > Действия > Редактиране на съобщението.

3. Сега съобщението може да се редактира. Продължете, за да активирате Форматиране на текст и след това щракнете върху посочения формат на съобщението, в който ще конвертирате имейла в формат група.

4, Натиснете Ctrl + S клавиши или щракнете върху Save бутон (по подразбиране Save е в лентата с инструменти за бърз достъп над разделите), за да запазите промените и след това затворете прозореца на съобщението.

Забележка: Този метод може да промени формата на съобщението само за един получен имейл наведнъж.

Ако трябва винаги да отговаряте или препращате имейл във формат обикновен текст, този раздел ще разреши проблемите ви лесно в Outlook.

1. В главния интерфейс на Outlook щракнете досие > Настроики за да отворите диалоговия прозорец Опции на Outlook.

2. В диалоговия прозорец Опции на Outlook щракнете Trust Center в лявата лента и след това щракнете върху Настройки на Trust Center бутон.

3. В диалоговия прозорец Център за сигурност щракнете Имейл Сигурност в лявата лента и след това отметнете Прочетете цялата стандартна поща в обикновен текст опция в Прочетете като обикновен текст раздел.

4. Щракнете OK бутони последователно, за да затворите и двата диалога.

Сега той се връща към основния интерфейс на Outlook и ще видите, че всички получени имейли в списъка със съобщения се преобразуват автоматично в обикновен текст.

5. Изберете имейл, на който ще отговорите, и след това щракнете Начало > Отговор or Отговори на всички.

Съвети: За да препратите имейл, изберете имейла в списъка със съобщения и след това щракнете върху Kutools> Препращане.

6. След това ще видите съобщението за отговор или съобщението за препращане е създадено във формат обикновен текст. Можете да съставите съобщението за отговор и да го изпратите според нуждите си.

Забележки: Ако Прочетете всички стандартни главни в обикновен текст опцията е активирана, всички получени имейли ще бъдат автоматично преобразувани във формат обикновен текст.

Ако трябва да отговаряте или препращате имейли в HTML формат в Outlook, можете да опитате по-долу VBA код, за да разрешите лесно проблема.

1. В Outlook натиснете Друг + F11 клавиши, за да отворите прозореца на Microsoft Visual Basic за приложения.

2. В прозореца на Microsoft Visual Basic за приложения щракнете Поставете > Модулии след това поставете кода по-долу в новия модул.

VBA: Отговаряйте или препращайте имейли в HTML формат автоматично

Sub ForceReplyInHTML() 'актуализиране от ExtendOffice.com на 11 г. Dim xSelection As Outlook.Selection Dim xItem As Object Dim xMailItem As Outlook.MailItem Dim xRMail As Outlook.MailItem Dim xIsPlainText As Boolean Dim xWinStr As String On Error Resume Next xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow) If xWinStr = "Explorer" Then Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection If xSelection.Count > 18 Then Set xItem = xSelection.Item(2020) Else MsgBox "Няма избран елемент от съобщението. " & "Моля, първо направете избор.", vbInformation, "Kutools за Outlook" Изход Sub End If ElseIf xWinStr = "Inspector" Then Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox "Неподдържан тип прозорец. " & vbNewLine & "Моля, направете избор" & "или първо отворете елемент .", vbInformation, "Kutools за Outlook" Излезте от Sub End If If xItem.Class <> olMail Then MsgBox "Няма избран елемент от съобщението. " & "Моля, първо направете избор.", vbInformation, "Kutools за Outlook" Излезте от Sub End If xIsPlainText = False Set xMailItem = xItem If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then xIsPlainText = True End If xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML Set xRMail = xMailItem.Reply 'Ако трябва да отговорите на всички получатели в HTML, променете xMailItem.Reply на xMailItem.ReplyAll 'Ако трябва да препратите в HTML, променете xMailItem.Reply на xMailItem.Forward If xIsPlainText = True Then xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End If xRMail.Display (False) Set xItem = Nothing Set xMailItem = Nothing Set xRMail = Nothing End Sub

бележки: Горният код ще ви помогне да отговаряте на имейли в HTML формат. Ако искате автоматично да отговаряте на всички или да препращате имейли в HTML формат, можете да направите следното:

(1) За да отговорите на всички получатели във формат HTML, заменете левия код с десния:
Задайте xRMail = xMailItem.Reply      Задайте xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) За да препращате имейли във формат HTML, заменете левия код с десния:
Задайте xRMail = xMailItem.Reply      Задайте xRMail = xMailItem.Forward

3. Сега можете да щракнете, за да изберете имейл, и в посочения прозорец на модула да щракнете върху бягане бутон или натиснете F5 клавиши за отговор, отговор на всички или препращане на имейла в HTML формат.

Въпреки това ще бъде скучно да отваряте посочения прозорец на модула, за да стартирате VBA кода ръчно от време на време. Ако трябва често да прилагаме този VBA, за да улесним работата си, можем да добавим този VBA към лентата с инструменти за бърз достъп като команден бутон, така че да можем лесно да прилагаме този VBA модул само с едно щракване в бъдеще.

4. В посочения прозорец на модула натиснете Ctrl + S клавиши, за да запишете кода, и след това затворете прозореца на модула и прозореца на Microsoft Visual Basic за приложения.

5. В основния интерфейс на Outlook щракнете върху малката стрелка  в лентата с инструменти за бърз достъп и след това изберете Още команди от падащото меню.

бележки: Можете също да кликнете върху досие > Настроики за да отворите диалоговия прозорец Опции на Outlook и след това щракнете върху Лента с инструменти за бърз достъп в лявата лента.

6. Сега излиза диалоговият прозорец Опции на Outlook и Лента с инструменти за бърз достъп е активиран в лявата лента. Можете да продължите по следния начин:
(1) Изберете Макроси от Изберете команди от падащ списък;
(2) В лявото списъчно поле щракнете, за да маркирате посочената команда VBA, която добавихме току-що;
(3) Щракнете върху Добави бутон.

7. Сега посочената команда на VBA се добавя към дясното списъчно поле. Продължете да правите следното:
(1) В дясното списъчно поле щракнете, за да маркирате посочената команда VBA;
(2) Щракнете върху Промяна бутон;
(3) В подканващия диалогов прозорец за промяна на бутона задайте символ за командата VBA в символ кутия;
(4) Въведете лесно разбираемо име за командата VBA в Показвано име кутия;
(5) Щракнете върху OK бутони последователно, за да запазите промените и да затворите двата диалога.

Сега командата VBA се добавя към лентата с инструменти за бърз достъп, както е показано на екранната снимка по-долу.

В бъдеще можете да щракнете върху командата VBA в лентата с инструменти за бърз достъп, за да отговорите, да отговорите на всички или да препратите текущо избрания имейл в HTML формат, без значение в кой формат на съобщението е оригиналният имейл.

Ако искате да отговаряте или препращате имейли във формат на обикновен текст, но не засягате формата на съобщенията на всички получени имейли в Outlook, как бихте могли да се справите с това? Освен над VBA, има ли друго лесно решение за отговор или препращане в HTML? А какво ще кажете за автоматично отговаряне или препращане във формат с обогатен текст? Тук този раздел ще представи невероятни инструменти на трети страни, Фиксирано форматиране на отговора намлява Фиксирано форматиране напред предоставена от Kutools за Outlook винаги да отговаряте или препращате всеки имейл с посочения формат на съобщение автоматично.

1. Щракнете Kutools > Фиксирано форматиране > Фиксирано форматиране на отговора > Задайте форматиране на отговора.

Забележка: За да препратите някой имейл във фиксиран формат на съобщение, моля, щракнете Kutools > Фиксирано форматиране > Фиксирано Froward форматиране > Задаване на форматиране напред.

2. В диалоговия прозорец Задаване на форматиране за отговор или Задаване на форматиране за препращане проверете указания формат на съобщението, в който винаги ще отговаряте или препращате, и щракнете върху OK бутон.

3. Продължете, за да щракнете Kutools > Фиксирано форматиране > Фиксирано форматиране на отговора (или Фиксирано форматиране напред)> Активиране на форматирането на фиксиран отговор (или Активиране на фиксирано форматиране напред), за да активирате функцията.

И в изскачащия диалогов прозорец за потвърждение на Kutools за Outlook щракнете върху OK бутон.

Отсега нататък, когато щракнете Начало > Отговор, Отговори на всички или напред за отговор/препращане на имейл, отговорите или препращанията автоматично ще бъдат променени на зададения формат на съобщението.