1.1 Добавяне на флаг или напомняне към отделен имейл преди изпращане

Когато съставяме/отговаряме/препращаме имейл в прозореца на съобщението, можем лесно да добавим последващи флагове, персонализирани флагове или напомняне към имейла.

1.1.1 Добавете флаг за проследяване към единичен имейл преди изпращане

В новия прозорец за писане, отговаряне или препращане на съобщение щракнете Събщение > Следвайте Upи след това изберете флаг от падащото меню, както ви е необходимо.

След това ще видите, че над заглавката на съобщението се добавя информация за флаг, както е показано на екранната снимка по-долу:

Съвети:
(1) Ако съобщението за отговор/препращане е вградено в панела за четене, трябва да щракнете върху бутона Изскачане, за да покажете съобщението за отговор/препращане в прозореца на съобщението.

(2) След изпращане на този имейл, последващият флаг  ще се покаже автоматично до изпратения имейл в списъка със съобщения и изпратеният имейл също автоматично ще бъде добавен към списъка със задачи.

(3) Тези видове последващи флагове работят само в Outlook на подателите. Получателите няма да получат последващите флагове.

1.1.2 Добавете персонализиран флаг или напомняне към един имейл преди изпращане

Ако трябва да добавите персонализиран флаг или напомняне към текущия имейл за писане, отговаряне или препращане, можете да направите следното:

1. В новия прозорец за писане, отговаряне или препращане на съобщение щракнете Събщение > Следвайте Up > Custom or Добавяне на напомняне както ви е нужно.

бележки: Ако съобщението за отговор/препращане е вградено в панела за четене, трябва да щракнете върху Изкача бутон, за да покажете първо съобщението за отговор/препращане в прозореца на съобщението.

2. В диалоговия прозорец по избор отидете на Флаг за мен раздел и направете следното:
(1) Въведете маркирания текст в Флаг до кутия;
(2) Посочете началната дата и крайната дата според нуждите ви;
(3) Ако трябва да добавите напомняне за имейла, отбележете Напомняне опция и задайте датата и часа на напомняне според нуждите.

3, Кликнете на OK бутон.

4. Съставете и изпратете имейла.

1.2 Автоматично маркиране на всички изходящи имейли

Ако трябва автоматично да маркирате всички изходящи имейли, можете да създадете правило, за да го постигнете.

1. В изгледа за поща щракнете върху Начало > Правилник > Управление на правила и сигнали.

2. В диалоговия прозорец Правила и предупреждения щракнете Ново правило под Правила за електронна поща раздела.

3. В съветника за правила щракнете, за да маркирате Прилагане на правило за съобщения, които изпращам, и кликнете върху Напред бутон.

4. Във втория съветник за правила не поставяйте отметки за никакви условия и щракнете Напред директно. След това щракнете върху изскачащия диалогов прозорец на Microsoft Outlook Да да продължа напред.

бележки: Ако искате да добавите флагове само за имейли, които отговарят на конкретни условия, можете да отметнете конкретните опции и да посочите условията, след което щракнете върху Напред бутон.

5. В третия съветник за правила:
(1) Отбележете маркирайте съобщение за действие след няколко дни опция в Стъпка раздел;
(2) Щракнете върху подчертания текст действие след няколко дни в Стъпка раздел;
(3) В изскачащия диалогов прозорец за съобщение с флаг, посочете маркирания текст и продължителността на напомняне, както ви е необходимо, и щракнете върху OK;
(4) Сега се връща към съветника за правила и щракнете Напред.

6. В четвъртия съветник за правила щракнете Напред директно.

Съвети: Тук можем да зададем изключения за изпълнение на това правило. Ако е необходимо, посочете изключенията от правилата, както ви е необходимо.

7. В последния съветник за правила наименувайте правилото, задайте опциите за течащо правило и щракнете върху завършеност бутон.

Понякога се появява предупредителен диалогов прозорец на Microsoft Outlook, щракнете върху OK за да го затворите.

8. След това се връщаме в диалоговия прозорец Правила и сигнали, щракнете OK да го затворите.

Отсега нататък всички изходящи имейли ще бъдат маркирани автоматично.

бележки:
(1) Правилото няма да маркира изходящи имейли, ако затворим Outlook.
(2) Правилото само ще добави флаг за изпратения елемент в Outlook на подателите и получателите няма да получат информацията за флага.

2.1 Маркирайте един имейл като важен

Когато пишете нов имейл или отговаряте/препращате имейл в Outlook, можете да добавите или промените приоритета за имейла.
В новия прозорец за писане, отговаряне или препращане на съобщение щракнете върху Голямо значение or Ниска важност за директно задаване на приоритета за имейла, който се редактира в момента.

Забележки:
(1) Ако Голямо значение or Ниска важност вече е маркиран, можете да щракнете върху бутона отново, за да отмените приоритета на важност от имейла.

(2) Като алтернатива можете да щракнете върху котвата  в долния десен ъгъл на Маркирания група на Събщение за да активирате диалоговия прозорец Свойства, задайте приоритет на важност от Значение падащ списък и затворете диалоговия прозорец.

(3) Между другото, в новия прозорец за писане, отговаряне или препращане на съобщение можете също да щракнете досие > Информация > Имоти за да отворите диалоговия прозорец Свойства и след това задайте приоритета на важност от Значение падащ списък.

(4) Когато съобщението за отговор или препращане е вградено в екрана за четене, можете да щракнете върху Голямо значение or Ниска важност бутона на Събщение раздел (Инструменти за композиране) директно.

2.2 Маркирайте автоматично всички нови имейли като важни

Ако искате автоматично да маркирате всички изходящи имейли като висок приоритет, можете да конфигурирате опциите на Outlook, както следва:

1. В изгледа за поща щракнете върху досие > Настроики за да отворите диалоговия прозорец Опции на Outlook.

2. В диалоговия прозорец Опции на Outlook щракнете Mail в лявата странична лента отидете на Изпращане на съобщения раздел и задайте важността по подразбиране от Ниво на важност по подразбиране падащ списък.

3, Кликнете на OK бутон.

Отсега нататък всички нови имейли и отговори, които сте изпратили, ще бъдат автоматично маркирани като определено ниво на важност по подразбиране. Препращащите имейли обаче ще останат на нивото на важност на оригиналните имейли.

2.3 Бележки

Когато получателите получат имейлите, които са маркирани като различни приоритети, те ще видят, че имейлите с висок приоритет са маркирани с червени удивителни знаци  , а имейлите с ниска важност са маркирани със сини стрелки надолу  в списъка със съобщения, както е показано на екранната снимка по-долу.

Когато получателите четат имейлите в панела за четене или в прозорците на съобщенията, информацията за нивото на важност се добавя под заглавката на съобщението, както е показано на екранната снимка по-горе.

3.1 Маркирайте съобщение като поверително, лично, лично или нормално

В новите прозорци за писане, отговаряне или препращане на съобщения можем лесно да зададем състояние на чувствителност за текущия имейл, както следва:

1. В новия прозорец за писане, отговаряне или препращане на съобщение щракнете досие > Информация > Имоти за да отворите диалоговия прозорец Свойства.

Съвети:
(1) Като алтернатива можете също да отворите диалоговия прозорец Свойства, като щракнете върху котвата  в долния десен ъгъл на Маркирания група на Събщение раздела.

(2) Ако съобщението за отговор или препращане е вградено в екрана за четене, можете да щракнете върху котвата  в долния десен ъгъл на Маркирания група на Събщение раздел (Инструменти за композиране).

2. В диалоговия прозорец Свойства изберете състояние на чувствителност от Чувствителност падащ списък, както ви е необходимо, и затворете диалоговия прозорец.

Сега състоянието на чувствителност е зададено за текущия имейл, след което създайте и го изпратете, както ви е необходимо.

3.2 Автоматично маркиране на всички нови имейли като поверителни, лични, лични или нормални

Можете също така да конфигурирате опциите на Outlook, за да добавите автоматично определеното състояние на чувствителност за всички нови имейли.

1. В изгледа за поща щракнете върху досие > Настроики за да отворите диалоговия прозорец Опции на Outlook.

2. В диалоговия прозорец Опции на Outlook щракнете Mail в лявата странична лента отидете на Изпращане на съобщения раздел и задайте нивото на чувствителност по подразбиране, както ви е необходимо.

3, Кликнете на OK бутон.

Отсега нататък всички нови имейли автоматично ще бъдат зададени на състоянието на чувствителност по подразбиране.

Съвети: отговорите и препращанията ще останат със състоянието на чувствителност на оригиналните имейли.

3.3 Бележки

1. Когато получателите получат имейл със статус на чувствителност, те ще получат информацията за състоянието на чувствителността под заглавката на съобщението, когато го прочетат в прозореца за четене или прозореца на съобщението.

2. Съобщение, което има ниво на чувствителност от частен няма да бъдат препращани или пренасочвани от правилата на входящата кутия на получателя.

Също така можем да добавим една или няколко категории за ново писане, отговаряне или препращане на имейл в Outlook.

4.1 Категоризирайте един имейл

В новия прозорец за писане, отговаряне или препращане на съобщение можете да добавите една или няколко категории за имейла, както следва:

1. В новия прозорец за писане, отговаряне или препращане на съобщение щракнете досие > Информация > Имоти за да отворите диалоговия прозорец Свойства.

Съвети:

(1) Можете също да щракнете върху котвата  в долния десен ъгъл на Маркирания група на Събщение раздела, за да отворите диалоговия прозорец Свойства.

(2) Ако съобщението за отговор или препращане е вградено в екрана за четене, можете да щракнете върху котвата  в долния десен ъгъл на Маркирания група на Събщение раздел (Инструменти за композиране), за да отворите диалоговия прозорец Свойства.

2. В диалоговия прозорец Свойства посочете категориите от Категории падащ списък, както ви е необходимо, и затворете диалоговия прозорец.

Съвет:
(1) Можете да посочите една цветова категория от Категории падащ списък наведнъж и повторете операцията за добавяне на множество цветови категории.

(2) Можете също да щракнете Категории > Всички категории за да отворите диалоговия прозорец Цветови категории. А в новия диалог създайте, преименувайте или изтрийте категории според нуждите си или отбележете няколко категории групово, ако е необходимо.

(3) В диалоговия прозорец Свойства щракнете Категории > Изчистване на всички категории за да премахнете всички съществуващи категории от текущия имейл за редактиране.
След това съставете и изпратете имейла, както ви е необходим.

4.2 Автоматично категоризиране на всички нови имейли

В някои случаи може да се наложи автоматично да категоризирате всички изходящи имейли или изходящи имейли по специални критерии, можете да създадете правило, за да го постигнете.

1. В изгледа за поща щракнете върху Начало > Правилник > Управление на правила и сигнали.

2. В диалоговия прозорец Правила и сигнали щракнете върху Ново правило бутона под Правила за електронна поща раздела.

3. В съветника за правила щракнете, за да маркирате Прилагане на правило за съобщения, които изпращам и щракнете върху Напред бутон.

4. Във втория съветник за правила щракнете върху Напред без да задавате никакви условия, след което щракнете Да в диалоговия прозорец на Microsoft Outlook.

Съвети: Ако трябва да добавите категории за имейли по критерии, можете да отметнете съответните условия и да конфигурирате условията според нуждите си.

5. В третия съветник за правила, моля, направете следното:
(1) Отбележете присвоете го към категорията категория опция в Стъпка раздел;
(2) Щракнете върху подчертания текст „категория"В Стъпка раздел;
(3) Сега излиза диалоговият прозорец Цветови категории, моля, отбележете една или няколко цветови категории, както ви е необходимо;
(4) Щракнете върху OK бутон;
(5) Щракнете върху Напред бутон в съветника за правила.

6. В четвъртия съветник за правила посочете изключенията, ако е необходимо, и щракнете върху Напред бутон.

7. В последния съветник за правила дайте име на новото правило в Стъпка раздел, отбележете опциите за стартиране, които са ви необходими в Стъпка и кликнете върху завършеност бутон.

Забележка: Ако се появи предупредителен диалогов прозорец на Microsoft Outlook, моля, щракнете върху OK бутон, за да продължите напред.

8. Сега се връща към диалоговия прозорец Правила и сигнали, щракнете върху OK бутон, за да запазите промените и да го затворите.

Отсега нататък всички изходящи имейли (или имейли, отговарящи на критерии, ако сте посочили) ще бъдат добавени автоматично в определените цветови категории.
Съвети: Изисква Outlook да работи редовно. Ако Outlook не работи, правилото няма да категоризира изходящите имейли.

4.3 Бележки

Категориите ще бъдат изпратени с имейл до получателите. Когато получателите получат тези имейли в Outlook, те ще получат цветовите категории освен имейла в списъка със съобщения и в горната част на съдържанието на съобщението в панела за четене или прозореца на съобщението.