Отключете бъдещето на имейла: Повишаване на ефективността на Outlook с Kutools AI

В забързания свят на дигиталната комуникация ефективността е ключова и ефективното управление на вашите имейли може да ви спести значително време и усилия. Въведете Kutools AI за Outlook, мощен инструмент, предназначен да подобри изживяването ви с имейл чрез въвеждане на интелигентни умения, които рационализират работния ви процес. Независимо дали пишете имейли, превеждате съдържание или отговаряте на съобщения, Kutools AI предлага набор от възможности, които могат да трансформират начина, по който взаимодействате с имейлите. В този урок ще научите за Kutools AI за Outlook, защо е задължителен инструмент, как да го настроите и как да го интегрирате в ежедневната си имейл рутина за максимална продуктивност.

• Примери за използване на Kutools AI в входящ имейли:
  • Резюме по имейл
  • Бърз отговор
• Примери за използване на Kutools AI в изходящ имейли:
  • Съставяне на имейл
  • Продължете да пишете

• Персонализирайте и добавете умения за персонализирана употреба
• Персонализирани отговори с информация от историята на имейлите
• Контролирайте режимите Manual/Auto и персонализирайте предпочитанията за дисплея

• Бързи контроли и достъп в панела Kutools AI
• Управление на генерирано съдържание в кутия с умения
• Най-добри практики за използване на Kutools AI

Какво е Kutools AI за Outlook?

Kutools AI за Outlook е разширена функция, разработена от ExtendOffice, безпроблемно интегриращ AI технология от водещи модели като OpenAI намлява GoogleAI в ежедневната си имейл рутина. Като част от цялостен пакет от над 100 инструменти в Kutools за Outlook, той трансформира начина, по който управлявате и взаимодействате с имейли. Със своя интуитивен интерфейс, Kutools AI предоставя мощни възможности за повишаване на вашата продуктивност както при четене, така и при писане на имейл.

Панел за умения за четене (за анализиране и отговаряне на получени имейли)

• Oбобщение: Получавайте кратки резюмета, за да разберете бързо основните точки на дългите имейли.
• Отговор: Използвайте AI за ефективни и подробни отговори на имейли. (Поддържа изготвяне на изпратени имейли за подходяща информация.)
• Бърз отговор: Представя различни опции за отговор и генерира отговор въз основа на избраната от вас посока. (Поддържа изготвяне на изпратени имейли за подходяща информация.)
• Благодаря ви за отговор: Генерирайте кратко благодарствено писмо, за да ви помогне бързо да изразите благодарност.
• превеждам: Незабавно превеждайте входящите имейли на предпочитания от вас език, осигурявайки безпроблемна комуникация.
• Анализирам: Анализирайте емоционалната тенденция на съдържанието на имейла, за да ви помогне да определите дали настроението е положително, отрицателно, или неутрално.
• Екстракт: Извлечете структурирана информация като имена, места, дати и суми от имейла, за да ви помогне бързо да разберете ключовите данни в съдържанието.
• Персонализирани умения : Създайте свои собствени умения, като персонализирате ролеви подкани, командни подкани и добавите допълнителни опции, за да отговорите на вашите уникални нужди за управление на имейл.

Панел за умения за писане (за съставяне и прецизиране на изходящи имейли)

• Композирам: Използвайте AI помощ, за да ускорите процеса на изготвяне на имейл с персонализирани предложения.
• лак: Автоматично подобрявайте вашите имейл чернови за граматика, тон и стил, осигурявайки професионален завършек.
• Продължете да пишете: Позволете на AI да предоставя базирани на контекста предложения и довършвания, за да ви помогне да продължите да пишете чернови.
• превеждам: Превеждайте лесно вашите имейл чернови на други езици, подготвяйки ги за глобална аудитория.
• Проверка: Проверете и коригирайте правописните и граматически грешки в имейла, за да гарантирате точността на езика.
• Разширете: Разширете ключовата информация на имейла и дайте подробни обяснения за по-изчерпателно съдържание.
• предлагам: Предоставете предложения за логически подобрения или чувствително съдържание чрез логически анализ или преглед на съдържанието.
• Персонализирани умения : Създайте свои собствени умения, като персонализирате ролеви подкани, командни подкани и добавите допълнителни опции, за да отговорите на вашите уникални нужди за управление на имейл.

Защо да изберете Kutools AI за вашия Outlook?

В днешния забързан дигитален свят ефективната комуникация е ключова. Kutools AI използва авангардна AI технология, за да гарантира, че вашите имейли не само се четат, но се усещат, разбират и оценяват. Става дума за издигане на вашата имейл игра и за правене на всяко взаимодействие по-смислено и въздействащо. Независимо дали управлявате поток от ежедневни имейли или се фокусирате върху това едно критично съобщение, Kutools AI е вашият стратегически партньор, който гарантира, че ще останете напред в комуникационната игра. Ето някои от ключови предимства че Kutools AI предлага:

⏰ Спестяваща време автоматизация: Автоматизира рутинните задачи по имейл, като резюме на имейл и бърз отговор, освобождавайки ви време за по-важни задачи и повишавайки общата ви производителност.

🌐 Гъвкава AI интеграция: Kutools AI поддържа широк набор от AI платформи, включително OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI и SenseNovaAI, което ви дава гъвкавостта да изберете най-добрия AI модел за точно и ефективно управление на имейли.

️ Удобен за потребителя интерфейс: Разполага с интуитивен и лесен за навигация интерфейс, което улеснява потребителите от всички технологични нива да подобрят управлението и комуникацията по имейл.

🌓 Функционалност в двоен режим: Kutools AI предоставя Ръчно управление намлява Автоматичен режим. В автоматичен режим автоматично се генерират задачи като резюмета по имейл и бързи отговори. Превключването между режимите е безпроблемно с едно щракване, което ви позволява да персонализирате инструмента, за да отговаря на вашия работен процес.

💡 Персонализирани умения: Tailor Kutools AI за вашите специфични нужди за управление на имейл чрез създаване на ваши собствени умения. Персонализирайте ролевите подкани, командните подкани и допълнителните опции, за да сте сигурни, че AI работи точно както искате, позволявайки максимална гъвкавост и ефективност при обработката на вашите имейли.

???? Изучаване на хронологията на имейлите: При генериране на отговори, Kutools AI използва предишните ви взаимодействия по имейл (след като сте добавили имейли с история), за да предостави отговори, съобразени с контекста, като предлага точни отговори въз основа на предишни дискусии. С течение на времето отговорите стават по-точни и съобразени с вашия стил на комуникация за персонализирани взаимодействия.

???? Възможности за превод на език: Премахва езиковите бариери със сложни модели за точни преводи, което прави глобалната комуникация лесна.

️ Безпроблемна интеграция с Outlook: Проектиран изключително за Outlook, той подобрява изживяването ви с имейл в познатата среда, осигурявайки интуитивен и ефективен работен процес.

️ Подобрена яснота и професионализъм: Използва усъвършенствани езикови модели, за да оптимизира вашите имейли, като гарантира яснота и професионализъм във всяко съобщение, което изпращате.

🔐 Подобрена поверителност и сигурност: Използва най-новите протоколи за криптиране и сигурност, за да гарантира, че вашите имейл данни са защитени, като ви дава спокойствие в безопасността на вашите комуникации.

Как да настроите Kutools AI за Outlook за подобрена ефективност на имейл?

Трансформиране на вашия имейл опит с Kutools AI е само на няколко крачки. Тук ви показваме ръководството стъпка по стъпка как да настроите Kutools AI във вашия Outlook.

Стъпка 1: Инсталирайте Kutools AI

Придвижете се до изтегляне на страница за изтегляне и инсталиране Kutools за Outlook за да получите Kutools AI.

Стъпка 2: Активирайте Kutools AI

1. След инсталиране Kutools за Outlook, отидете на Kutools и щракнете върху AI.

2. В Kutools AI Ръководство изскача диалогов прозорец. Въвежда уменията, които Kutools AI предлага. Щракнете върху Напред бутона, за да продължите.

3. В Условия за ползване ще се появи. Кликнете Напред.

4. Сега можете да активирате Kutools AI като изберете Доставчик на AI и въвеждане на съответния API ключ. След като приключите, щракнете OK.

След като кликнете OK- Kutools AI прозорец се появява от дясната страна на прозореца на Outlook, както е показано по-долу. Продължете да четете за примери как да го използвате!

Използвайте Kutools AI във вашия работен процес с примери

Резюме на имейл: Извличане на ключови точки от дълги съобщения

Току-що отворихте входящата си поща, за да намерите дълъг имейл от клиент, очертаващ различни актуализации и заявки за проекти. Вместо да газите през гъстия текст, можете да разчитате на Kutools AI's Oбобщение умение. Докато отваряте имейла, AI бързо генерира сбито резюме, подчертавайки най-важната информация. Това ви позволява бързо да схванете основните точки и да приоритизирате следващите си стъпки, спестявайки ценно време и гарантирайки, че няма да пропуснете никакви важни подробности.

1. в Kutools AI прозорец, уверете се, че сте в Панел за четене.
2. Изберете имейла, който искате да обобщите.

- Oбобщение автоматично генерира кратко резюме на основните точки на имейла, както е показано по-долу:

Бърз отговор: Генериране на незабавни, съобразени с контекста отговори

Вместо да прекарвате време в съставяне на отговор от нулата, Kutools AI's Бърз отговор skill ви помага да анализирате контекста на имейла и предлага няколко бази за отговор за подробен отговор.

1. в Kutools AI прозорец, уверете се, че сте в Панел за четене.
2. Изберете имейла, на който искате да отговорите. The Бърз отговор skill автоматично ще генерира няколко бази за отговор, както е показано по-долу.

   

   Съвети:

   • Ако изберете текст в имейл, той ще отговори на избраното съдържание. В противен случай ще се отговори на целия имейл.
   • Ако никоя от основата за отговор не е подходяща, можете да щракнете върху "Не е подходящо?" и въведете желаната от вас база.

3. Изберете една от основата за отговор, за да генерирате отговор.

4. Щракнете върху Отговор бутон. Отговорът ще бъде вмъкнат в черновата на имейла, готов за преглед, редактиране и изпращане.

   

Съставяне на имейл: Създаване на първоначални съобщения с насоки от AI

Когато трябва да се свържете с клиент след среща, но не сте сигурни как да започнете, Kutools AI's Композирам умението се намесва, предлагайки базирани на контекста предложения, за да ви помогне да изработите своето послание. След като предоставите Kutools AI с ключови точки, той предлага фрази и структури, съобразени с вашите нужди, което ви позволява бързо да съставите професионален и ясен имейл.

1. в Kutools AI прозорец, уверете се, че сте в Панел за писане.
2. в Композирам поле, въведете ключовите точки и щракнете върху Генериране бутон.
3. Кликнете Поставете за да добавите генерираната чернова към тялото на имейла.

Продължете да пишете имейл: Продължете оттам, където сте спрели

Започнахте да пишете подробен имейл, но по средата ви прекъснаха и трябваше да го оставите недовършен. когато се върнеш, Kutools AI's Продължете да пишете skill е готов да ви помогне да продължите оттам, откъдето сте спрели. AI преглежда контекста на вашата непълна чернова и дава предложения за продължаване и завършване на вашето съобщение.

Умението Continue Writing работи по следния начин: Когато инициирате отговор на имейл във вашата входяща кутия, Панел за четене автоматично превключва на Панел за писане. Когато започнете да изготвяте отговора си, Продължете да пишете skill автоматично продължава черновата вместо вас. След като съдържанието бъде генерирано, щракнете върху Поставете бутон, за да го вмъкнете бързо във вашата чернова.

Преобразувайте Kutools AI във вашия личен асистент

Можете да оптимизирате от добавяне и персонализиране на умения до позволяване на AI да се учи от вашата имейл история Kutools AI да стане ваш личен асистент. С тези функции ще получавате по-точни, съобразени с контекста отговори и ще имате способността да прецизирате уменията на AI, за да отговарят на вашите специфични нужди.

• Персонализирани и добавете умения за персонализирана употреба
• Персонализирайте отговорите с информация от историята на имейлите
• Контролирайте ръчни/автоматични режими и персонализирайте предпочитанията за дисплея

Персонализирани и добавете умения за персонализирана употреба

В долната част на Kutools AI панел, има a Управление на библиотека с умения бутон, който отваря Управление на библиотека с умения диалоговия прозорец при щракване.

в Управление на библиотека с умения диалогов прозорец, можете да конфигурирате умения както за Панел за четене намлява Панел за писане:

1. Изберете Панел за четене or Панел за писане за управление на уменията в този панел.
2. Поставете отметка в квадратчето до дадено умение, за да го активирате и покажете в Kutools AI прозорец. Премахнете отметката от квадратчето, за да деактивирате умението и да го скриете от панела.
3. Изберете умение, за да персонализирате настройките му, включително:
   • Подкана за роля: Насочва AI да приеме специфично поведение и стил.
   • Command Prompt: Инструктира AI да изпълни определена задача.
   • Допълнителни екстри: Позволява допълнително персонализиране, с опция за добавяне на още настройки с помощта на Добавяне на опции бутон.
4. Добавете ново умение, като щракнете върху Добавете умение бутон, за да създадете такъв, съобразен с вашите специфични нужди.

Персонализирайте отговорите с информация от историята на имейлите

Отговор умения Kutools AI поддържа обучение от исторически разговори по имейл. Чрез създаването на локална база данни, която съхранява минали данни за имейли, AI може да анализира предишни комуникации, подобрявайки точността и контекстуалната уместност на своите отговори за по-прецизни, съобразени с контекста отговори.

Можете да ръчно добавяне на исторически имейли към обучението по имейл. Или активирайте функцията за автоматично добавяне така че имейлите да се добавят незабавно към Email Learning след изпращане, помагайки на системата Al да се учи и адаптира по-добре.

Ръчно добавяне

1. Щракнете върху Обучение по имейл бутон в Отговор or Бърз отговор в полето Kutools AI панел.

2. Щракнете върху Ръчно добавяне бутон.

3. В изскачащия прозорец Ръчно добавяне изберете имейлите, които искате да научите, и щракнете OK.

• За да изберете всички имейли на акаунт, поставете отметка в квадратчето преди акаунта.
• За да изберете имейли един по един, поставете отметка в квадратчето преди имейл.
• За да изберете имейли от последния месецЩракнете върху Имейли от последния месец връзка.
• За да изберете имейли от последната годинаЩракнете върху Имейли от миналата година връзка.

4. Изскача диалогов прозорец, който ви напомня за броя имейли, които трябва да бъдат научени. Кликнете Да.

5. Друг диалогов прозорец се появява, за да ви напомни за броя имейли, които са били научени успешно. Кликнете OK.

Автоматично добавяне

Щракнете върху Обучение по имейл бутон в Отговор or Бърз отговор в полето Kutools AI прозорец и след това направете следното.

1. Проверете Автоматично добавяне отметката.
2. Изберете имейл акаунтите, като поставите отметка в квадратчето до всеки адрес, така че имейлите, изпратени от тях, автоматично да се добавят към Обучение по имейл.
3. Щракнете върху Спестявания бутон.

Контролирайте ръчни/автоматични режими и персонализирайте предпочитанията за дисплея

Kutools AI ви позволява да персонализирате неговата работа и визуален интерфейс, за да отговарят на вашите индивидуални предпочитания и работен процес:

• Някои умения са първоначално зададени Автоматичен режим, докато други работят в Ръчно управление. За да превключите между ръчен и автоматичен режим за определено умение, просто щракнете върху прекъсвач бутон в горния десен ъгъл на полето с умения.
  

  Ето разграничение между уменията за автоматизация в Панел за четене и Панел за писане:

  • Панел за четене: Умения, зададени за Автоматичен режим ще се стартира автоматично всеки път, когато се превключи към нов имейл.
  • Панел за писане: Умения в Автоматичен режим ще се стартира автоматично, когато селекцията в черновата се промени, с изключение на умението „Продължете да пишете“, което ще се стартира само когато се промени самото съдържание.
  Съвет:

  След превключване на умение към Ръчно управлениеЩракнете върху Генериране бутон за получаване на резултати. Ако текстът е избран в имейл, умението ще обработи само избраното съдържание; в противен случай ще обработи целия имейл. In Автоматичен режим, уменията ще обработят целия имейл, след като го изберете. Ако искате да обработите само част от имейла, маркирайте желания раздел, след което щракнете върху Регенерирайте икона в долния ляв ъгъл.

• Можете да персонализирате дисплея, като изберете едно от двете Изглед на една страница за да видите всички умения в Kutools AI прозорец наведнъж, или Изглед с раздели за организиране на умения в отделни раздели.
  

Съвети за максимизиране на ефективността на Kutools AI

Ето някои съвети и трикове за използване Kutools AI в Outlook:

Какво можете бързо да контролирате и достъпвате в панела Kutools AI

За да превключвате между Панел за четене намлява Панел за писане, превключете на Панел за четене/писане бутон. За да превключвате между Изглед на една страница намлява Изглед с раздели, превключете на Изглед на една страница/табове бутон. За да превключвате лесно между различни доставчици на AI и модели в панела Kutools AI, щракнете върху Използван AI модел падащо меню и изберете предпочитаната от вас опция от списъка. За да превключите между ръчен и автоматичен режим за определено умение, просто щракнете върху прекъсвач бутон в това поле за умения. Ако е необходимо, щракнете върху Разширете съдържанието бутон, за да видите пълното съдържание на резултата. Езикът, който дадено умение използва, ще съответства на вашите настройки на Outlook по подразбиране. Можете да го промените, като изберете Език падащо меню в полето за умения. Чрез разширяване на Допълнителни екстри падащо меню, можете да изберете опция, която да насочва AI при генерирането на по-конкретни резултати. Съдържанието, генерирано от AI, може да е неправилно, моля, помислете за проверка на важна информация.

Какво можете да правите с генерирано съдържание в кутия с умения