Как автоматично да изтегля/запазвам прикачени файлове от Outlook в определена папка?

Автор: Кели Последна промяна: 2023-12-26

Въпреки че запазването на всички прикачени файлове от един имейл в Outlook е лесно с помощта на Прикачени > Запазване на всички прикачени файлове опция, управлението на прикачени файлове от множество имейли, особено в големи количества, може да бъде по-голямо предизвикателство. Тази статия представя две ефективни решения за автоматично изтегляне на прикачени файлове от имейли на Outlook в конкретна папка. Тези методи са особено полезни при работа с множество имейли и прикачени файлове, като опростяват процеса и спестяват време.

Автоматично изтегляне на Outlook прикачени файлове в папка с VBA и правило (11 стъпки)
Автоматично изтегляне на Outlook прикачени файлове в папка с Kutools за Outlook (2 стъпки)

Автоматично изтегляне на Outlook прикачени файлове в папка с VBA и правило

Този подход включва използването на VBA скрипт, който, когато се изпълни с конкретно правило, автоматично ще изтегли и запази прикачени файлове от имейли на Outlook в определена папка. Моля, продължете със следните стъпки:

Натискане Alt + F11 за да отворите Microsoft Visual Basic за приложения прозорец.
Кликнете Поставете > Модулии след това поставете под VBA скрипта в новоотворения Модули прозорец.
VBA: Автоматично запазване на Outlook Attachments в определена папка
```
Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments
oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName
Next
End Sub
```
Забележка: Моля, намерете линията sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\"и го заменете с пътя на желаната целева папка.
Запазете VBA скрипта и затворете Microsoft Visual Basic за приложения прозорец.
Отидете в Mail преглед и щракнете Начало > Правилник > Управление на правила и сигнали.
В откриването Правила и сигнали диалогов прозорец, моля, щракнете върху Ново правило бутона на Правила за електронна поща раздела.
в Съветник за правила диалоговия прозорец, който се появява, моля, изберете Прилагане на правилото за получените от мен съобщения и щракнете върху Напред бутон.
в Помощник за правила (Кое условие(я) искате да проверите?) кликнете върху Напред без да избирате опции. И след това щракнете върху Да бутон в изскачащия прозорец Microsoft Outlook диалогов прозорец.
В следното Съветник за правила (Какво искате да направите със съобщението?) диалогов прозорец, продължете както следва:
1. Проверете стартирайте скрипт опция. Съвет: Ако не виждате опцията, моля отидете на този урок за активиране на опцията "изпълни скрипт" в Outlook.
2. Щракнете върху подчертания в синьо текст "скрипт", за да отворите Изберете Скрипт диалогов прозорец. Тук изберете скрипта, който сте добавили Стъпка и кликнете върху OK бутон.
3. Щракнете върху Напред за да продължите.
в Съветник за правила (има ли изключения?) диалогов прозорец, моля, щракнете върху Напред бутон директно.
В последното Съветник за правила диалогов прозорец, моля, наименувайте правилото в Стъпка поле, проверете опциите, които ви трябват в Стъпка и кликнете върху завършеност бутон.
Затвори Правила и сигнали диалогов прозорец.

Резултат

Сега, ако сте избрали опцията „Изпълни това правило сега за съобщения, които вече са във входящата кутия“, всички прикачени файлове от вашия имейл акаунт ще бъдат изтеглени и съхранени в посочената целева папка. Освен това, ако сте отметнали опцията „Включване на това правило“, всички прикачени файлове от входящи имейли ще бъдат автоматично изтеглени и запазени в определената папка.

Автоматично изтегляйте прикачени файлове към Outlook в папка с Kutools за Outlook

с Kutools за Outlook инсталиран на вашия компютър, това е Автоматично отделяне функцията ви позволява автоматично да изтегляте всички или конкретни прикачени файлове на Outlook въз основа на зададените от вас условия, като удобно ги насочвате към избрана папка. Освен това тази функция предлага гъвкавост за създаване на подпапки. Предоставя две алтернативи за именуване на тези подпапки: можете да изберете от един от форматите, като напр [папка за съобщения]-[тема на съобщението]или изберете да добавите персонализиран текстов низ като суфикс към избрания от вас формат. Тази възможност значително подобрява организацията и достъпността на вашите прикачени файлове.

Kutools за Outlook: Допълнете Outlook с над 100 задължителни инструмента. Тествайте го БЕЗПЛАТНО за 60 дни, без никакви задължения! Прочети повече ... Свали сега!

Кликнете Kutools > Автоматично отделяне за да отворите диалоговия прозорец на функцията.
в Автоматично отделяне на прикачени файлове диалогов прозорец, изберете Автоматично отделяне на всички получени прикачени файлове опция и конфигурирайте както следва:
1. Щракнете върху бутона за преглед за да посочите целевата папка за запазване на автоматично откачените прикачени файлове.
2. (По избор) Проверете Откачете прикачените файлове в стила по-долу опция, ако искате да създадете подпапки за съхраняване на прикачените файлове.
  - Създайте подпапки в стила по-долу: Наименувайте подпапките в един от предварително зададените формати, като [папка за съобщения]-[тема на съобщението].
  - Преименувайте запазените прикачени файлове в стила по-долу: Наименувайте подпапките, като използвате един от предварително зададените формати и добавете персонализиран текстов низ като суфикс.
3. (По избор) Проверете Иконата за прикачен файл все още остава в имейлите опция за поддържане на визуален индикатор в имейлите, които имат прикачени файлове.
4. Кликнете Ok.

Резултат

Започвайки от сега, всички прикачени файлове ще се запазват автоматично в посочената папка при получаване на имейли.

Съвет: Ако искате да настроите автоматично отделяне на прикачени файлове въз основа на конкретни правила, активирайте Автоматично отделяне на прикачени файлове по правила опция в Автоматично отделяне на прикачени файлове диалогов прозорец. След това щракнете върху НОВ бутон, за да определите вашите условия за филтриране и желаните настройки за запазване.

Забележки:

Искате да получите достъп до Автоматично отделяне особеност? Изтегли Kutools за Outlook сега! Освен това, Kutools може да се похвали с безброй 100+ други функции и предлага 60-дневен безплатен пробен период. Не чакайте, опитайте още днес!
Ако искате да отделите или изтеглите съществуващи прикачени файлове от множество/всички получени имейли в Outlook, приложете Kutools за Outlook Откачи всички (прикачени файлове) or Запазване на всички (прикачени файлове) функция.

Още по темата:

Най-добрите инструменти за продуктивност в офиса

Kutools за Outlook - Над 100 мощни функции, за да заредите вашия Outlook

🤖 AI Mail Assistant: Незабавни професионални имейли с AI магия - с едно щракване до гениални отговори, перфектен тон, многоезично владеене. Трансформирайте имейла без усилие! ...

📧 Автоматизиране на имейли: Извън офиса (налично за POP и IMAP) / График за изпращане на имейли / Автоматично CC/BCC по правила при изпращане на имейл / Автоматично пренасочване (разширени правила) / Автоматично добавяне на поздрав / Автоматично разделяне на имейлите с множество получатели на отделни съобщения ...

📨 Управление на Email: Лесно извикване на имейли / Блокиране на измамни имейли по теми и други / Изтриване на дублирани имейли / подробно търсене / Консолидиране на папки ...

📁 Прикачени файлове Pro: Пакетно запазване / Партидно отделяне / Партиден компрес / Автоматично запазване / Автоматично отделяне / Автоматично компресиране ...

🌟 Магия на интерфейса: 😊 Още красиви и готини емотикони / Увеличете продуктивността на Outlook с изгледи с раздели / Минимизирайте Outlook, вместо да затваряте ...

???? Чудеса с едно кликване: Отговорете на всички с входящи прикачени файлове / Антифишинг имейли / 🕘Показване на часовата зона на подателя ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Контакти и календар: Групово добавяне на контакти от избрани имейли / Разделете група контакти на отделни групи / Премахнете напомнянията за рожден ден ...

Над 100 Характеристики Очаквайте вашето проучване! Щракнете тук, за да откриете повече.

Вижте повече Безплатно сваляне покупка

Comments (115)

Rated 4.5 out of 5 · 1 ratings

Ben Park

about 2 months ago

#44944

This comment was minimized by the moderator on the site

Thank you for this information

hansu

about 2 months ago

#44904

This comment was minimized by the moderator on the site

May i ask some question?

I usually received mail to many people and many kinds of files.
So i should distinguish each file.
But now, It can`t.

So Did you have any idea for this?
(like chacnged file name or and so on...)

Thank you for your help

BR
Hansu

hansu

about 2 months ago

#44903

This comment was minimized by the moderator on the site

Thank you for your great code

Thuy Tran

about 5 months ago

#44369

This comment was minimized by the moderator on the site

Hi,
I create Module in Microsoft VBA & save it
However when go to create Rules in Outlook, I can't see the select box of "Run a script"
What is the reason & how to fix it?
Thank you

Amanda Lee Thuy Tran

about 5 months ago

#44445

This comment was minimized by the moderator on the site

Hi there,

In some versions of Outlook, especially in more recent updates, the "Run a Script" option might be disabled by default due to security concerns. To enable the "Run a Script" option in Outlook, you usually need to modify the registry settings. Here's a general guide on how to do it:

1. Close Outlook: Make sure Outlook is not running.
2. Open Registry Editor: Press Win + R, type regedit, and hit Enter.
3. Navigate to the Outlook Security Settings: Depending on your version of Outlook, you'll need to navigate to a specific path in the Registry Editor. For example, for Outlook 2016, 2019, and Microsoft 365, you might navigate to HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security.
4. Modify/Add the Registry Value:
4.1 Right-click in the right pane and choose New > DWORD (32-bit) Value.
4.2 Name the new value as EnableUnsafeClientMailRules.
4.3 Set its value to 1.
5. Close Registry Editor and restart your computer.
6. Open Outlook and check if the "Run a Script" option is available.

Report

Tommy

about 1 year ago

#42974

This comment was minimized by the moderator on the site

Ale kupa, oszuści. Maile zaczynają znikać. Nie mam moich wiadomości.

Bill

about 1 year ago

#39655

This comment was minimized by the moderator on the site

Hi, code works great however I am saving excel files and was wondering how I can modify the saved name. I recieve files like this "exa 2022-08.xlsx" how can I save the excel file as just "2022-08"?

this is my current code and my file saves however as just a file type not excel.

Public Sub PortlandDaily(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "T:\_Portland\Engineering Data\Daily Production Data\Test\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments

Dim SplitName() As String
SplitName = Split(oAttachment.DisplayName, ".")

Dim RightName As String
RightName = Right(SplitName(0), 7)

Dim SaveName As String

SaveName = sSaveFolder & RightName

oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName

Next
End Sub

Rated 4.5 out of 5

Amanda Lee Bill

about 1 year ago

#39683

This comment was minimized by the moderator on the site

Hi there,

Please try the code below:

Public Sub PortlandDaily(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "T:\_Portland\Engineering Data\Daily Production Data\Test\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments
  Dim SplitName() As String
  SplitName = Split(oAttachment.DisplayName, ".")
  Dim RightName As String
  RightName = Right(SplitName(0), 7) 'You can also declare the file name here, e.g., RightName = "2022-08"
  Dim SaveName As String
  SaveName = sSaveFolder & RightName & "." & SplitName(1)
  oAttachment.SaveAsFile SaveName
Next
End Sub

Amanda

Report

Andrea Amanda Lee

about 2 months ago

#44885

This comment was minimized by the moderator on the site

Hi. is it possible to give the attachment file an entirely new name, using information form the mail (for example the date of delivery).

Anthony On

about 1 year ago

#39439

This comment was minimized by the moderator on the site

Hi,
How can I create a VBA to save attachment (Excel file) in my location drive when email received in my outlook folder and using the file name based on cell value...Many thanks

Regards,
Anthony On

pearl

about 2 years ago

#37627

This comment was minimized by the moderator on the site

Bonjour, j'ai réussi à rajouter "exécuter un script" dans les règles et faire fonctionner le script dans outlook. Les pièces jointes d'un mail bien précis s'enregistrent parfaitement dans le dossier demandé. Sauf que j'aimerais enregistrer uniquement les fichiers .txt, et non les .pdf qui s'incrémentent également. Aussi j'ai une autre requête s'il vous plaît, le script fonctionne très bien pour définir un dossier de destination, mais je souhaite définir d'autres règles qui me permettraient d'enregistrer les pièces jointes d'autres mails vers un autre dossier de destination. J'ai essayé de faire un 2e module VBA, cela ne fonctionne pas. J'ai généré un deuxième projet VBA mais Outlook n'en gère qu'un seul. Dans ce cas, comment remédier s'il vous plait ? Merci pour ce tuto très clair pour moi qui suis débutante.

Report

Amanda Lee pearl

about 2 years ago

#37628

This comment was minimized by the moderator on the site

Hi pearl,
Could you please send the code you generated so that we can fix it?
Amanda

Report

DAS

about 2 years ago

#37175

This comment was minimized by the moderator on the site

Hi Can we download the attachment contains specific letters using VBA code

Amanda Lee DAS

about 2 years ago

#37176

This comment was minimized by the moderator on the site

Hi DAS,
When you said “the attachment contains specific letters”, did you mean you want to download the attachments from specific letters?
Amanda

Report

Kumar

about 2 years ago

#36090

This comment was minimized by the moderator on the site

Hi,
I executed the VBA + Rule option and it seemed to work perfectly. However, it recently stopped working with no errors. The rule is set to read the subject line, move to a certain folder if there is a certain subject, and then run the script. I know the trigger is working in the rule because the first action (move to folder) is working as it should.
Any idea why the rule trigger would work, but the documents are no longer being saved?
Things I have tried/checked:-The file path is correct-I added delays in various spots in the vba using application.wait-outlook has been shutdown and re-opened, and so has my laptop
(disclosure: I am a bit of a VBA newbie, but have beginner level coding knowledge)

There are no comments posted here yet

Please leave your comments in English

Posting as Guest

Name (Required)

Email (Required)

Rate this post:

Reset

0 Characters

Дневник на промените

Уроци по функции

Поискай помощ?