Как автоматично да категоризирате имейли по цвят въз основа на тема в Outlook?

Как автоматично да оцветявате имейли въз основа на тема в Outlook?

Автор: Аманда Ли Последна промяна: 2022-08-12

Цветовите категории ви позволяват бързо да разпознавате и групирате свързани елементи в Outlook, така че да можете лесно да ги проследявате и да подобрявате ефективността. В тази статия ще говорим за това как да създадете правило в Outlook за автоматично присвояване на цветови категории на имейл съобщения въз основа на техните теми.

Автоматично цветно категоризиране на имейл съобщения въз основа на тяхната тема в Outlook

Във вашия Outlook, моля, изберете папката на входящата кутия на имейл акаунта, към който искате да приложите правилото за автоматично категоризиране, и след това изберете всяко съобщение от папката. След това, моля, следвайте стъпките по-долу.

1. На Начало кликнете върху Правилник > Създаване на правило.

2. В изскачащия прозорец Създаване на правило диалогов прозорец, щракнете върху Разширени опции.

3. В Съветник за правила пита Кои условия искате да проверите, направете следното:

In Стъпка 1: Изберете условие(я), проверете втората опция с (темата на избраното от вас съобщение) в темата.
In Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, щракнете върху текста, подчертан в синьо, за да отворите Търсене на текст диалогов прозорец.
В изскачащия прозорец Търсене на текст диалогов прозорец, въведете ключовите думи или фрази в заглавието, въз основа на които искате автоматично да категоризирате имейлите.
Кликнете Добави.
Забележка: Ако трябва автоматично да категоризирате по цвят имейл съобщение въз основа на повече ключови думи или фрази, повторете стъпка iii и iv. И можете да изберете ключовите думи или фрази в Списък за търсене и след това щракнете Премахване за премахване на нежеланите.
Кликнете OK в Търсене на текст диалогов прозорец, към който да се върнете Съветник за правила.
Кликнете Напред.

4. В Съветник за правила пита Какво искате да направите със съобщението, направете следното:

In Стъпка 1: Изберете действие(я), проверете присвоете го към категорията категория опция.
In Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, щракнете върху категорията, подчертана в синьо, за да отворите Категории цветове диалогов прозорец.
В изскачащия прозорец Категории цветове изберете една или повече категории, които искате да присвоите на имейл съобщенията със заглавия, които съдържат думите или фразите, които сте посочили в 3-та стъпка.
Кликнете OK в Категории цветове диалогов прозорец, към който да се върнете Съветник за правила.
Кликнете Напред.

5. В Съветник за правила пита Има ли изключения, изберете изключения в Стъпка ако има, и редактирайте описанието на изключението в Стъпка . След като приключите, щракнете Напред.

6. В Съветник за правила за да завършите настройката на правилото, моля, конфигурирайте както следва:

In Стъпка , задайте име за това правило в полето за въвеждане.
In Стъпка , проверете Изпълнете това правило сега за съобщения, които вече са във „Входящи” опция за присвояване на цветови категории на съобщенията във вашата входяща кутия, които отговарят на зададените от вас условия; Проверете Включете това правило опция за присвояване на цветови категории на входящите имейл съобщения, които отговарят на зададените от вас условия.
In Стъпка , можете да прегледате подробностите за правилото, които сте посочили. Ако трябва да промените някой от критериите, щракнете върху подчертана стойност, за да редактирате.
След като приключите, щракнете завършеност.

7. Изскача диалогов прозорец, който ви информира, че правилото работи само когато проверявате имейли в Outlook. Кликнете OK.

8. Сега правилото е създадено успешно. Ако трябва да го проверите или редактирате в бъдеще, моля, отидете на Правилник > Създаване на правило. И не забравяйте да изберете правилната папка, както е показано на екранната снимка по-долу.

Свързани статии

Как да присвоите и редактирате цветови категории към елементи на Outlook?

Присвояването на цветови категории на определени елементи на Outlook, като имейл съобщения, събития и контакти, ви позволява бързо да разпознавате и групирате свързани елементи в Outlook, така че да можете лесно да ги проследявате и да подобрявате ефективността. Ако някой от елементите е свързан с повече от една категория, просто му задайте повече цветови категории. В тази статия ще представим методите за присвояване на цветова категория към елемент на Outlook и създаване на ваши собствени категории, промяна на цвета или името на съществуваща цветова категория и други бързи методи за прилагане на категории за маркиране на елементи на Outlook.

Как автоматично да присвоите цветова категория на срещите, след като ги приемете в Outlook?

В ежедневната си работа може да получавате множество имейли за срещи в Outlook. Понякога искате автоматично да присвоите конкретна цветова категория на срещите, когато бъдат приети. Обикновено можете да ги зададете ръчно, но ще бъде трудно да ги зададете един по един. В тази статия ще говоря за това как да го изпълня автоматично в Outlook.

Как да групирате имейл съобщения по определени цветови категории в Outlook?

Понякога маркирате имейл съобщения с определени цветови категории и след това можете лесно да управлявате или намирате тези имейл съобщения или за други цели. Когато маса имейл съобщения се натрупват в пощенска папка, е трудно да откриете имейл съобщенията, маркирани с определени цветови категории, с един поглед. Всъщност има няколко трика за бързо групиране на имейл съобщения по определени цветови категории в Microsoft Outlook.

Как да свиете или разширите всички цветови категории по подразбиране в Outlook?

Да предположим, че сте присвоили цветови категории на имейл съобщенията в Outlook и сте групирали всичките си съобщения въз основа на различни категории. Въпреки това, всеки път, когато разширите или свиете папката в Outlook и след това съществувате и се върнете към папката, може да откриете, че категорията се групира обратно към оригиналния изглед. В този урок ще говорим за метода за поддържане на свиване на Outlook или разширяване на цветовите категории. Моля, прочетете, за да разберете как.