Как да присвоявате и редактирате цветови категории на елементи на Outlook?

Автор: Аманда Ли Последна промяна: 2022-08-12

Присвояването на цветови категории на определени елементи на Outlook, като имейл съобщения, събития и контакти, ви позволява бързо да разпознавате и групирате свързани елементи в Outlook, така че да можете лесно да ги проследявате и да подобрявате ефективността. Ако някой от елементите е свързан с повече от една категория, просто му задайте повече цветови категории. В тази статия ще представим методите за присвояване на цветова категория към елемент на Outlook и създаване на ваши собствени категории, промяна на цвета или името на съществуваща цветова категория и други бързи методи за прилагане на категории за маркиране на елементи на Outlook.

Забележка: Цветовите категории не работят за IMAP акаунти.

Създайте цветова категория и й задайте клавиш за бърз достъп в Outlook

Присвояване на цветова категория към елементи на Outlook (или с клавишна комбинация)

Задайте цветова категория към елемент на Outlook с Quick Click

Задайте цветова категория на съобщенията на Outlook с Quick Step

Редактирайте цветова категория и нейния клавиш за бърз достъп в Outlook

Създайте цветова категория и й задайте клавиш за бърз достъп в Outlook

Outlook идва с набор от цветови категории по подразбиране, но ще бъде по-лесно да създавате и използвате свои собствени категории, така че да можете по-добре да разпознавате свързаните елементи.

1. В Mail изглед, на Начало в раздела Маркирания група, щракнете върху категоризирам > Всички категории.

2. В изскачащия прозорец Категории цветове диалогов прозорец, щракнете върху НОВ бутон.

3. В новия Добави ново Категория диалогов прозорец, дайте име на категорията в полето за въвеждане и й задайте разпознаваем цвят. Ако искате, задайте клавиш за бърз достъп до него.

4. кликване OK. Ще видите, че създадената категория вече е посочена в Категории цветове диалогов прозорец, както е показано по-долу. Кликнете OK за да запазите категорията и да затворите диалоговия прозорец.

Присвояване на цветова категория към елементи на Outlook (или с клавишна комбинация)

За да присвоите цветова категория на едно или повече съобщения, срещи, контакти или задачи в Outlook, можете да направите следното:

1. Изберете елементите на Outlook, на които ще присвоите цветова категория.

2. Задайте категорията по който и да е начин, както е показано по-долу:

Ако ти не е зададен клавиш за бърз достъп за цветовата категория, която искате да присвоите на избраните елементи на Outlook: Щракнете с десния бутон върху някой от избраните елементи, щракнете върху категоризирам от падащото меню и след това изберете категорията, която искате да присвоите.
Забележка: Ако случайно сте присвоили цветова категория на елемент, можете да изберете елемента, да щракнете с десния бутон върху него и след това да изберете Изчистване на всички категории.
Ако ти имате зададен клавиш за бърз достъп за цветовата категория, която искате да присвоите на избраните елементи на Outlook: Натиснете клавиша за бърз достъп.
Забележка: Ако случайно сте присвоили цветова категория на елемент с клавиш за бърз достъп, можете да го изберете и да натиснете същия клавиш за бърз достъп, за да изчистите категорията върху него.

Задайте цветова категория към елемент на Outlook с Quick Click

За да присвоите цветова категория на имейл съобщение, трябва да отидете на Гледка > Промяна на изгледа > единичен or Предварителен преглед. За да зададете цветова категория на събитие или контакт, моля щракнете Гледка > Промяна на изгледа > списък. След като приключите, моля, направете следното:

1. В Mail изглед, на Начало в раздела Маркирания група, щракнете върху категоризирам > Задайте Quick Click.

2. В Задайте Quick Click изберете цветовата категория, която ще зададете с Quick Click.

3. Ако сте избрали категория, която никога преди не сте използвали, a Преименувайте категория ще се появи диалогов прозорец с въпрос дали искате да преименувате категорията:

Кликнете Да за да затворите диалоговия прозорец и да запазите промените, след като приключите с преименуването му, даването му на различен цвят или задаването на клавиш за бърз достъп за него.
Кликнете Не ако не е необходимо да правите промени.

4. Сега ще използвам имейл съобщение като пример. Във вашата пощенска папка задръжте курсора на мишката върху съобщение, което ще присвоите категорията с Бързо щракване. Ще видите празно поле на Категории колона, както е показано по-долу. Едно кликване върху него ще присвои категорията на съобщението.

Забележка: Ако случайно сте присвоили цветовата категория на елемент, можете да изберете елемента и да щракнете отново върху полето за категория.

Задайте цветова категория на съобщенията на Outlook с Quick Step

Outlook има функция за бързи стъпки, която ви позволява да зададете цветова категория на едно или няколко имейл съобщения в Outlook с едно щракване. За да направите това, моля, следвайте стъпките по-долу:

1. В Mail изглед, на Начало кликнете върху Създаване на нова в Бързи стъпки кутия.

2. кликване Изберете действие за да отворите падащия списък с множество действия. След това изберете Категоризирайте съобщението.

3. кликване Изберете категория за да изберете цветова категория, която ще присвоите на съобщения в Outlook с Quick Step.

4. Името на действието ще се попълни автоматично в полето Име, можете да го промените, за да стане по-разпознаваемо. Освен това можете да зададете клавишна комбинация за това действие (тук задавам CTRL+SHIFT+2 като клавиш за бърз достъп) или редактирайте текста на подсказката. След това щракнете завършеност.

5. Повторете горните четири стъпки, ако трябва да създадете бързи стъпки за други категории.

6. Сега се върнете към вашия списък с имейли. Изберете съобщенията, на които ще присвоите цветовата категория, след което щракнете върху бързото действие (EO форум), което току-що създадохте в Бързи стъпки кутия. След това избраните съобщения ще бъдат категоризирани.

Забележка: Ако случайно сте присвоили цветова категория на елемент, можете да изберете елемента, да щракнете с десния бутон върху него и след това да изберете Изчистване на всички категории от падащото меню. Като алтернатива в горната стъпка 2 можете да изберете Изчистване на категориите вместо Категоризиране на категория, за да създадете бързо действие, което изчиства категориите.

Редактирайте цветова категория и нейния клавиш за бърз достъп в Outlook

2. В изскачащия прозорец Категории цветове диалогов прозорец, моля, направете следното, за да редактирате категория:

Изберете категорията, която ще редактирате.
Кликнете Преименувам и въведете ново име.
Щракнете върху падащата стрелка под Цвят за да му придаде различен цвят.
Щракнете върху падащата стрелка под Shortcut Key за да му дадете различен клавиш за бърз достъп.

3. Ако трябва да редактирате още категории, повторете горната стъпка. След като приключите, щракнете OK за да запазите промените.

Свързани статии

Как автоматично да оцветявате имейли въз основа на тема в Outlook?

Цветовите категории ви позволяват бързо да разпознавате и групирате свързани елементи в Outlook, така че да можете лесно да ги проследявате и да подобрявате ефективността. В тази статия ще говорим за това как да създадете правило в Outlook за автоматично присвояване на цветови категории на имейл съобщения въз основа на техните теми.

Как автоматично да присвоите цветова категория на срещите, след като ги приемете в Outlook?

В ежедневната си работа може да получавате множество имейли за срещи в Outlook. Понякога искате автоматично да присвоите конкретна цветова категория на срещите, когато бъдат приети. Обикновено можете да ги зададете ръчно, но ще бъде трудно да ги зададете един по един. В тази статия ще говоря за това как да го изпълня автоматично в Outlook.

Как да групирате имейл съобщения по определени цветови категории в Outlook?

Понякога маркирате имейл съобщения с определени цветови категории и след това можете лесно да управлявате или намирате тези имейл съобщения или за други цели. Когато маса имейл съобщения се натрупват в пощенска папка, е трудно да откриете имейл съобщенията, маркирани с определени цветови категории, с един поглед. Всъщност има няколко трика за бързо групиране на имейл съобщения по определени цветови категории в Microsoft Outlook.

Как да свиете или разширите всички цветови категории по подразбиране в Outlook?

Да предположим, че сте присвоили цветови категории на имейл съобщенията в Outlook и сте групирали всичките си съобщения въз основа на различни категории. Въпреки това, всеки път, когато разширите или свиете папката в Outlook и след това съществувате и се върнете към папката, може да откриете, че категорията се групира обратно към оригиналния изглед. В този урок ще говорим за метода за поддържане на свиване на Outlook или разширяване на цветовите категории. Моля, прочетете, за да разберете как.