В днешната дигитална ера имаме достъп до имейлите си, когато и където пожелаем. Въпреки това, въпреки че винаги сме онлайн, има моменти, в които може да не успеем да отговорим веднага на входящите съобщения, като например на празници или когато сме далеч от офиса. Това е мястото, където функцията за автоматичен отговор извън офиса става безценна, като уведомява изпращачите на имейли, че нашите отговори ще бъдат забавени. Независимо дали използвате Outlook на Windows, Web, Mac, или дори iOS и Android устройства, това ръководство ще ви помогне да разберете в дълбочина как да настроите автоматични отговори извън офиса на всички тези платформи. Да започваме.

• Настройте отговори извън офиса в Outlook на Windows
  • Използване на автоматични отговори (за Exchange акаунти)
  • Лесно използване на Kutools за Outlook (за всички имейл акаунти, лесно и гъвкаво)
  • Използване на правила (за всички имейл акаунти, сложно)
• Настройте отговори извън офиса в Outlook на Mac
• Настройте отговори извън офиса в Outlook в уеб
• Настройте отговори извън офиса в Outlook за iOS и Android

Видео

Настройте отговори извън офиса в Outlook на Windows

Този раздел демонстрира три метода, които да ви помогнат да настроите отговори извън офиса за акаунти за обмен и всички имейл акаунти в Windows.

Настройте отговори извън офиса с функцията за автоматични отговори

Ако използвате акаунт в Exchange в Outlook, вграденият Автоматични отговори функцията може да ви помогне да настроите отговори извън офиса в Outlook. Моля, направете следното.

Стъпка 1: Отворете прозореца за автоматични отговори

Във вашия Outlook отидете на досие раздел, изберете борсовия акаунт, за който трябва да активирате автоматичен отговор от падащия списък с акаунти и след това щракнете върху Автоматични отговори. Вижте екранна снимка:

Стъпка 2: Активирайте автоматичните отговори и конфигурирайте настройките

В откриването Автоматични отговори прозорец, трябва да направите следното.

1. Изберете Изпратете автоматични отговори опция за активиране на тази функция.
2. За да изпратите автоматичните отговори само в рамките на определен период от време, моля, проверете Изпращайте само през този период от време отметка и посочете желаните начални и крайни часове.
   тип: Ако не зададете период от време, вашият автоматичен отговор остава включен, докато не го изключите, като изберете Не изпращайте автоматични отговори.
3. Ако искате само да изпращате автоматични отговори до подателите във вашата организация, останете в Вътре в моята организация раздела.
4. Въведете съобщението за автоматичен отговор в текстовото поле.
5. Щракнете върху OK бутон за запазване на настройките. Вижте екранна снимка:
   

Резултат

Ако зададете период от време за автоматични отговори в Стъпка 3, автоматичният отговор ще се активира в определеното време и след това ще видите жълта информационна лента, показваща се под лентата на Outlook. Ако не е посочен период от време, автоматичният отговор ще се активира незабавно.

Можете да отидете на Изпратени елементи папка за преглед на имейлите с автоматичен отговор (имейли с префикс "Автоматичен отговор:").

Настройте лесно отговори извън офиса с Kutools за Outlook

Предвид ограниченията на горния метод, тук бих искал да ви препоръчам Автоматичен отговор функция на Kutools за Outlook, което ви помага лесно да настроите отговори извън офиса в Outlook, независимо от типовете имейл акаунти. След изтегляне и инсталиране на Kutools за Outlook, трябва да направите следното:

Стъпка 1: Конфигурирайте настройките за автоматичен отговор

Изберете Kutools > Отговор > Мениджър за автоматични отговори за да отворите Автоматичен отговор диалогов прозорец и след това трябва да:

1. Проверете имейл акаунтите, където искате да активирате автоматичен отговор:
   - Проверка на сметки изброява всички имейл акаунти във вашия Outlook. Изберете акаунтите, в които искате да активирате автоматичен отговор.
2. Променете префикса на темата за имейли с автоматичен отговор:
   Текстът по подразбиране в Префикс на предмета текстовото поле е „Автоматичен отговор”. Това ще бъде префиксът за темите на имейлите за автоматичен отговор. Можете да замените този текст по подразбиране, ако е необходимо.
3. Въведете съдържанието на автоматичния отговор:
   В диалоговия прозорец е предоставен шаблон по подразбиране, който можете да промените според нуждите.
4. Запазете промените: Кликнете върху OK бутон.
   

Стъпка 2: Активирайте функцията за автоматичен отговор

A Kutools за Outlook се появява диалогов прозорец с въпрос дали искате да активирате функцията незабавно. Щракнете върху Да бутон, за да активирате функцията.

Резултат

Отсега нататък входящите имейли до проверените акаунти ще задействат автоматични отговори.

Настройте отговори извън офиса, като създадете правила на Outlook

Можете също да създадете правила на Outlook, за да настроите отговори извън офиса за всички имейл акаунти. Този метод обаче изисква няколко стъпки за изпълнение. Ако имате нужда, следвайте стъпките по-долу.

Стъпка 1: Създайте шаблон за автоматичен отговор

1. В Outlook създайте ново имейл съобщение, като щракнете нов имейл под Начало раздела.
   
2. в Събщение прозорец, въведете тема и текст на съобщението за вашия шаблон.
   
3. Кликнете досие > Save As.
   
4. В откриването Save As диалогов прозорец, наименувайте шаблона (по подразбиране темата на имейла ще се използва като име на шаблона), изберете Шаблон за Outlook от Запиши като тип падащ списък и след това щракнете върху Save бутон.
   Този персонализиран шаблон ще бъде записан в местоположението на личните шаблони по подразбиране.
   
5. След като запазите шаблона, затворете имейла, без да запазвате.

Стъпка 2: Отворете прозореца Правила и сигнали

Под Начало кликнете върху Правилник > Управление на правила и сигнали за да отворите Правила и сигнали прозорец.

Стъпка 3: Създайте правило за автоматичен отговор извън офиса

в Правила и сигнали прозорец, моля, направете следното, за да създадете правило за автоматичен отговор извън офиса.

1. Под Правила за електронна поща раздел, посочете имейл акаунт, към който искате да приложите правилото за автоматичен отговор и след това щракнете върху Ново правило бутон.
   тип: Ако Приложете промените към тази папка падащият списък не се показва в Правила и сигнали прозорец на вашия Outlook, създадените от вас правила ще се прилагат за всички имейл акаунти.
   
2. В първия Съветник за правилаизберете Прилагане на правилото за получените от мен съобщения в Започнете от празно правило и след това щракнете върху Напред бутон.
   
3. Във второто Съветник за правила, ако искате автоматично да отговаряте на всяко имейл съобщение, което получавате, щракнете върху Напред бутон, без да проверявате никакви условия. В изскачащия прозорец Microsoft Outlook кликнете върху Да бутон.
   тип: Ако искате да отговаряте автоматично само на определени имейли, посочете условията, от които се нуждаете.
   
4. В третата Съветник за правила, проверете отговора, като използвате квадратчето за отметка в конкретен шаблон в Стъпка и след това щракнете върху подчертания текст в Стъпка кутия.
   
5. В диалоговия прозорец Избор на шаблон за отговор изберете Потребителски шаблони във файловата система от падащия списък Търсене в, изберете шаблона, който сте създали в стъпка 1, и след това щракнете върху бутона Отвори.
   
6. Когато се върне към третия съветник за правила, щракнете върху бутона Напред, за да продължите.
   
7. В четвъртия съветник за правила посочете изключения за вашето правило, ако е необходимо. Тук щраквам върху бутона Напред, без да проверявам никакви изключения.
   
8. В последния съветник за правила задайте име за това правило в секцията Стъпка 1, оставете квадратчето Включване на това правило отметнато в Стъпка 2 и след това щракнете върху бутона Край.
   
9. След това ще се появи подканващо поле на Microsoft Outlook, напомнящо ви, че правилото ще се изпълнява само когато Outlook работи. Щракнете върху бутона OK.
   
10. След това се връща в прозореца Правила и сигнали, можете да видите създаденото правило, посочено в прозореца, щракнете върху бутона OK, за да запазите правилото.
    

Резултат

Сега сте създали правило за автоматичен отговор. Отсега нататък входящите имейли до посочения акаунт или всички акаунти ще задействат това правило за автоматичен отговор и лицето, което ви е изпратило имейл, ще получи имейл с автоматичен отговор.

Настройте отговори извън офиса в Outlook на Mac

Ако искате да настроите автоматичен отговор в Outlook за Mac, методът в този раздел може да ви помогне. Моля, направете следното.

Стъпка 1: Достъп до функцията „Извън офиса“.

Стартирайте Outlook на Mac, отворете имейл акаунта, за който искате да активирате функцията Извън офиса, след което отидете на Инструменти И изберете Извън офиса.

Стъпка 2: Конфигуриране на настройките за автоматични отговори

в Настройки за автоматичен отговор диалогов прозорец, трябва да направите следните конфигурации.

1. Проверете Изпращайте автоматични отговори за акаунт Квадратче за отметка „(вашият акаунт)“.
2. в Отговорете веднъж на всеки подател с текстово поле, въведете тялото на съобщението за автоматичен отговор.
3. Не е задължително да:
   • Задайте начална и крайна дата за автоматичния отговор: Проверете Изпращайте отговори само през този период от време отметка и въведете началната и крайната дата и час. След крайната дата и час отговорите „Извън офиса“ ще бъдат автоматично изключени.
   • Отговорете на хора извън вашата организация: Ако е необходимо, проверете Също така изпращайте отговори до податели извън моята организация отметка. Изберете едно от двете Само до податели в моя списък с контакти or Изпрати до всички външни податели и след това въведете тялото на съобщението за автоматичен отговор.
4. Кликнете OK за да запазите настройките и да приложите тази функция за автоматични отговори.
   

Резултат

Автоматичните отговори са активирани за определени имейл акаунти във вашия Outlook за Mac. Отсега нататък входящите имейли към този акаунт ще задействат автоматични отговори.

Настройте отговори извън офиса в Outlook в уеб

Ако използвате Outlook в мрежата и искате да настроите отговори извън офиса, методът в този раздел може да ви направи услуга. Моля, следвайте стъпките по-долу.

Стъпка 1: Достъп до функцията „Автоматични отговори“.

1. В горния десен ъгъл на страницата щракнете върху Настройки бутон
   
2. В откриването Настройки прозорец, изберете Автоматични отговори в Mail раздел.
   

Стъпка 2: Конфигурирайте настройките „Автоматични отговори“.

1. Щракнете върху Включете автоматичните отговори превключете, за да включите Автоматични отговори функция.
2. Проверете Изпращайте отговори само по време отметка и посочете началната и крайната дата и час за автоматичните отговори. Можете да пренебрегнете тази настройка, ако не ви е необходима.
3. В полето за редактиране на текст въведете тялото на съобщението за автоматичен отговор.
4. Щракнете върху Save бутон. Вижте екранна снимка:
   

Резултат

Сега сте активирали автоматичните отговори в Outlook в уеб. Отсега нататък входящите имейли към този акаунт ще задействат автоматични отговори.

Настройте отговори извън офиса в Outlook за iOS и Android

Много потребители на Outlook са запознати с настройването на автоматични отговори на своите настолни компютри, но знаят малко за мобилната програма. В последния раздел на тази статия ще ви преведа как да настроите автоматични отговори от вашите iOS или Android устройства, като гарантирам, че поддържате ясна комуникация, независимо къде се намирате. Нека следваме стъпките по-долу.

Стъпка 1: Стартирайте Outlook на вашето iOS или Android устройство

Стъпка 2: Достъп до функцията „Автоматични отговори“.

1. В горния ляв ъгъл на страницата щракнете върху Начало бутон
   
2. След това кликнете върху Настройки бутон.
   
3. в Настройки диалогов прозорец и под Пощенски акаунти изберете имейл акаунт, където искате да активирате автоматичните отговори. В този случай аз избирам обмен сметка.
   
4. в обмен (ако изберете друг акаунт в предишната стъпка, заглавието на този диалогов прозорец ще показва домейна на другия акаунт), можете да видите, че Автоматични отговори функцията е изключена. Моля, щракнете върху него.
   

Стъпка 3: Конфигурирайте настройките за автоматични отговори

в Автоматични отговори диалогов прозорец, трябва да конфигурирате както следва.

1. в Автоматични отговори поле, включете превключвателя.
2. Посочете на кого искате да изпращате автоматични отговори: или на всички or само за хора във вашата организация. Тук аз избирам Отговори на всички.
3. Въведете съобщението за отговор в Отговорете на всички с текстово поле.
4. Кликнете върху отметката в горния десен ъгъл на екрана, за да запазите настройките.
   
   бележки:

   • в Отговорете през определен период от време поле, включете превключвателя, след което можете да зададете начална и крайна дата и час за изпращане на вашите автоматични отговори.
   • в Използвайте различни отговори поле, включете превключвателя, след което можете да посочите различни съобщения за отговор за хората във или извън вашата организация.
   • Ако изберете различен тип акаунт вместо Exchange акаунт, Използвайте различни полета за отговори не се появява в Автоматични отговори диалогов прозорец.
   • Когато се върнете към предишния диалогов прозорец, можете да видите, че Автоматични отговори функцията е включена.
     

Резултат

Сега сте активирали автоматичните отговори във вашия Outlook за iOS или Android.

Накратко, възможността да настроите автоматични отговори извън офиса в Outlook гарантира, че хората, които се свързват с вас, знаят, че сте далеч, като по този начин поддържате професионална и ефективна комуникация. Независимо дали използвате Outlook на Windows, Mac, Web или мобилни устройства, гъвкавостта и дълбочината, които предоставя тази функция, са незаменими. Надяваме се, че това изчерпателно ръководство ще ви предостави знания за безпроблемно конфигуриране на тези отговори на различни платформи, като гарантира гладко изживяване както за вас, така и за вашите имейл кореспонденти. За онези, които желаят да навлязат по-дълбоко във възможностите на Outlook, нашият уебсайт може да се похвали с изобилие от уроци. Открийте още съвети и трикове за Outlook тук.

Свързани статии