Планирането на имейли с Outlook значително подобрява ефективността на вашата комуникация, особено когато взаимодействате с хора в различни часови зони. Тази операция гарантира, че вашите имейли се изпращат в моменти, когато е най-вероятно получателите да ги прочетат, предотвратявайки вашите съобщения да бъдат пренебрегнати или изгубени сред много други. В тази статия ще споделим съвети как да планирате или отложите изпращането на имейли в Outlook на различни платформи: Windows, Web, Mac и Mobile.

Планирайте или отложете изпращането на имейли в Outlook за Windows

• Планирайте изпращане на един имейл, като използвате функцията за забавяне на доставката
• Забавете изпращането на всички имейли, като създадете правило
• Как да следите насрочените имейли?

Планирайте или отложете изпращането на имейл в Outlook в мрежата

• Планирайте изпращане на имейл с помощта на функцията за изпращане по график
• Отменете изпращане на имейл чрез функцията за отмяна на изпращане

Планирайте или отложете изпращането на имейли в Outlook за Mac

Планирайте или отложете изпращането на имейли в Outlook на мобилно устройство

Въпроси и Отговори

Видео: Планирайте или отложете изпращането на имейли в Outlook

Планирайте или отложете изпращането на имейли в Outlook за Windows

В този раздел ще предоставим изчерпателно ръководство, което подробно описва процеса на планиране и забавяне на изпращането на отделни имейли, както и задаване на забавяния по подразбиране за всички изходящи имейли в Outlook за Windows.

Планирайте изпращане на един имейл, като използвате функцията за забавяне на доставката

Outlook's Забавяне на доставката е мощна функция, специално проектирана за планиране на изпращането на отделни имейли. Позволява на потребителите да съставят съобщения в свободното си време и да ги планират за определено бъдещо време. Тук ще покажем как да използвате това Забавяне на доставката функция за планиране на изпращането на отделен имейл в Outlook.

Стъпка 1: Съставете нов имейл

Отворете Outlook в Windows и щракнете нов имейл под Начало раздел. След това в прозореца за ново съобщение съставете своя имейл както обикновено, като попълните получателя, темата и основния текст на съобщението. Вижте екранна снимка:

Стъпка 2: Влезте в функцията за забавяне на доставката и задайте времето за доставка

1. В прозореца за ново съобщение щракнете Настроики > Забавяне на доставката, вижте екранна снимка:
   
2. Когато Имоти се появява диалогов прозорец, в Не доставяйте преди раздел, посочете датата и часа, когато искате имейлът да бъде изпратен. След това щракнете върху Близо бутон за излизане от диалоговия прозорец. Вижте екранна снимка:
   

Стъпка 3: Попълнете и изпратете имейла

Завършете съставянето на своя имейл, като добавите всички други необходими прикачени файлове или информация, от която се нуждаете. Кликнете Изпрати бутон в прозореца на съобщението. Насроченият имейл ще остане в Изходящи папка, докато достигне определеното време за доставка. Вижте екранна снимка:

Докато е в изходящата кутия, имате гъвкавостта да редактирате или изтриете съобщението, ако е необходимо.

Забавете изпращането на всички имейли, като създадете правило

Забавянето на изпращането на всички имейли може да бъде доста полезно, особено когато искате да имате момент да прегледате или отмените имейл, след като натиснете бутона Изпрати. Като създадете правило в Outlook, можете да зададете забавяне за всички ваши изходящи съобщения. Ето ръководство стъпка по стъпка как да постигнете това:

Стъпка 1: Отворете Управление на правила и предупреждение в Outlook

В главния прозорец на Outlook щракнете върху Правилник > Управление на правила и сигнали образуват Начало раздел, вижте екранна снимка:

Стъпка 2: Създайте новото правило

1. в Правила и сигнали кликнете върху Ново правило, вижте екранна снимка:
   
2. A Съветник за правила се появява, в Започнете от празно правило , кликнете върху Прилагане на правило за съобщения, които изпращам опция и след това щракнете върху Напред.
   
3. За да отложите изпращането на всички имейли, просто щракнете Напред отново без проверка на никакви условия. Ще се появи поле за потвърждение с въпрос дали искате това правило да се прилага за всяко съобщение, което изпращате. Кликнете Да.
   Ако искате имейлите със закъснение да отговарят на определени условия, поставете отметка в съответното квадратче и задайте правилото. (Например, за да забавите имейлите, изпратени през конкретен акаунт, поставете отметка в полето за посочения акаунт и изберете имейл акаунта.)
   
4. в Какво искате да направите със съобщението? кутия:
   1. Проверете опцията отлагане на доставката с няколко минути от Стъпка 1: Изберете действие(я) списъчна кутия;
   2. В долния панел, под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото щракнете върху подчертания текст броя на;
   3. в Отложена доставка поле, въведете брой минути, с които искате да забавите изпращането на вашите имейли (максимум 120), след което щракнете върху OK.
      
5. Текстът на връзката вече показва интервала от време, за който Outlook ще забави изпращането на имейли. Моля, отидете на щракване Напред бутон, вижте екранната снимка:
   
6. Ако няма изключения от правилото за забавяне, щракнете директно Напред бутон, без да проверявате никакви условия.
   Ако има изключения от правилото за забавяне, посочете ги в следващия прозорец. (Например, може да не искате да забавяте имейли с конкретна дума в темата, задайте съответното правило, от което се нуждаете.)
   
7. В последната стъпка дайте име на вашето правило и проверете Включете това правило опция и след това щракнете върху завършеност бутон.
   
8. Продължете да щракате OK в следното поле за подкана, вижте екранната снимка:
   
9. Най-накрая щракнете OK в Правила и сигнали диалогов прозорец.

Резултат:

Сега, след като щракнете върху бутона Изпрати, всичките ви имейли ще бъдат съхранени в папката Изходящи и ще бъдат забавени с определения брой минути.

Как да следите насрочените имейли?

Имейлите, планирани за по-късна доставка, ще останат във вашата изходяща кутия. Въпреки че това е полезно, може също да доведе до объркване поради липсата на видими индикатори, показващи забавянето на доставката на съобщенията. В този случай добавянето на персонализирана колона в изходящата кутия, която показва планираното време на имейл, е добро решение. Ето как да го направите в Outlook:

1. Отворете си Изходящи папка, след което щракнете с десния бутон върху лентата с името на колоната и изберете Избор на поле от контекстното меню вижте екранната снимка:
   
2. в Избор на поле , изберете Полета за дата/час от падащия списък и след това плъзнете Отложи до опция към лентата с колони, най-накрая затворете полето, вижте демонстрацията по-долу:
   
3. Датата и часът на планирания имейл вече ще се виждат в Изходящи папка, което ви позволява лесно да проверите кога всеки имейл е настроен да бъде изпратен.
   

Планирайте или отложете изпращането на имейл в Outlook в мрежата

Ако използвате Outlook Online, планираните ви имейли се изпращат на предварително определената дата и час, независимо дали сте отворили Outlook Online или не. В този раздел ще споделим някои съвети и трикове за планиране на имейли в Outlook в уеб

Планирайте изпращане на имейл с помощта на функцията за изпращане по график

Outlook Online предлага лесна за използване функция - График Изпращане, което ви позволява да изпращате имейли в определено време, което изберете. Моля, направете следните стъпки:

Стъпка 1: Влезте в Outlook в уеб

посещение на Уебсайт на Outlook и влезте с вашите идентификационни данни.

Стъпка 2: Съставете нов имейл

1. Кликнете New поща бутон за съставяне на нов имейл, вижте екранната снимка:
   
2. След това добавете получателя и темата и съставете тялото на имейла, както ви е необходимо, вижте екранната снимка:
   

Стъпка 3: Планирайте своя имейл

1. Изберете Изпращане на график от падащия списък Изпращане вижте екранната снимка:
   
2. в Изпращане на график изберете една от предложените дата и час или щракнете Персонализирано време за да зададете своя собствена дата и час. Ето, кликам Персонализирано време, вижте екранна снимка:
   
3. в Задаване на персонализирана дата и час поле, посочете данните и часа, когато искате имейлът да бъде изпратен. И след това щракнете Изпрати бутон, вижте екранната снимка:
   

Резултат:

Сега вашият планиран имейл е съхранен в Чернови папка. И можете да видите ясно известие, че сте планирали имейла с датата и часа, за които е планирано да изпрати. Вижте екранна снимка:

Докато е в папката Чернови, можете да редактирате или изтриете съобщението, ако е необходимо.

Отменете изпращане на имейл чрез функцията за отмяна на изпращане

Всички сме били там: в момента, в който щракнете върху Изпращане на имейл, само за да разберем секунда по-късно, че сме направили грешка. Може да е печатна грешка, забравен прикачен файл или дори изпращането му до грешен получател. За щастие Outlook Online предлага удобно решение за такива ситуации, функцията Undo Send. Този мощен инструмент може да бъде спасител, като ви позволява да оттеглите имейл малко след като е бил изпратен. Ето кратко ръководство за това как да използвате функцията за отмяна на изпращане в Outlook Online.

Стъпка 1: Влезте в Outlook в уеб

посещение на Уебсайт на Outlook и влезте с вашите идентификационни данни.

Стъпка 2: Активирайте опцията за отмяна на изпращане

1. Щракнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл на Outlook онлайн вижте екранна снимка:
   
2. в Настройки прозорец, моля, извършете следните операции:
   1. Кликнете Mail от левия прозорец;
   2. След това кликнете върху Съставете и отговорете от средния прозорец;
   3. Превъртете надолу до Премахвам раздел за изпращане и след това плъзнете плъзгача надясно, като зададете колко дълго Outlook ще чака, за да изпрати съобщението, до 10 секунди, тук, превъртам до 10;
   4. Най-накрая щракнете Save бутон.
      
3. След това затворете прозореца.

Резултат:

Сега, когато изпратите имейл в Outlook Online, an Премахвам бутонът ще се появи за 10 секунди. Това кратко забавяне ви позволява да предотвратите случайно изпращане на имейл.

Планирайте или отложете изпращането на имейли в Outlook за Mac

Ако използвате Outlook за Mac, можете директно да използвате функцията за изпращане по график на вашия Mac, за да планирате ефективно имейли за бъдеща доставка.

Стъпка 1: Съставете нов имейл

Отворете Outlook на Mac и щракнете нов имейл. Попълнете имейл адреса на получателя, темата и основния текст на вашето съобщение. Вижте екранна снимка:

Стъпка 2: Насрочете имейла

1. От Изпрати бутон, щракнете върху падащия списък и изберете Изпращане на график, вижте екранна снимка:
   
2. в Задайте дата и час прозорец, задайте датата и часа за изпращане на имейла и след това щракнете OK бутон, вижте екранната снимка:
   

Резултат:

Сега съобщението ще бъде съхранено в Чернови папка. И можете да видите ясно известие, че сте планирали имейла с датата и часа, за които е планирано да изпрати. Вижте екранна снимка:

Докато е в Чернови папка, можете да редактирате или изтриете съобщението според нуждите.

Планирайте или отложете изпращането на имейли в Outlook на мобилно устройство

В днешната динамична среда мобилната версия на Outlook се превърна в незаменим инструмент за мнозина. С функции като График Изпращане, той гарантира, че вашите съобщения се изпращат в точното време, дори когато сте далеч от бюрото си. В този раздел ще ви представим как да отложите изпращането на имейли в Outlook на Android или iOS.

Стъпка 1: Стартирайте приложението Outlook на вашето Android или iOS устройство

Резултат:

Насроченият имейл вече се съхранява в Изходящи папка, докато достигне определеното време за доставка.

Докато е в Изходящи папка, можете да редактирате или изтриете съобщението според нуждите.

Въпроси и Отговори

Свързани членове: