Как да създадете папка за организиране на имейли, съдържащи конкретни хора в Outlook?

Автор: Аманда Ли Последна промяна: 2022-11-30

Затрупани от претрупана входяща кутия? В този урок ще представя три метода за организиране на имейли, съдържащи конкретни хора в Outlook за по-добра ефективност.

Винаги премествайте имейли, съдържащи определени хора, в създадена папка

Създайте папка за търсене, за да организирате автоматично имейли за определени хора

Групово създаване на папки за организиране на имейли за всички ваши имейл акаунти с VBA

Винаги премествайте имейли, съдържащи определени хора, в създадена папка

1. Щракнете с десния бутон върху имейл акаунта, за който ще създадете папка за организиране на имейли, изберете Нова папка от менюто с десен бутон и наименувайте папката.

2. Във вашата папка „Входящи“ или „Изпратени“ изберете някое от имейл съобщенията, съдържащо конкретен имейл адрес, на който ще преместите всички негови имейли в създадената папка.

3. На Начало в раздела Движение група, щракнете върху Правилник > Винаги премествайте съобщения от: конкретен имейл адрес и / или Правилник > Винаги премествайте съобщения до: конкретен имейл адрес според вашите нужди.

4. В изскачащия диалогов прозорец Правила и предупреждения, посочете папката, в която ще преместите съобщенията, след което щракнете върху OK.

5. Имейлите в папката "Входящи" или "Изпратени", които отговарят на условията, сега се преместват в папката, която току-що създадохте. И бъдещите имейл съобщения също ще отиват директно в папката, ако отговарят на условията.

Създайте папка за търсене, за да организирате автоматично имейли за определени хора

Ако не искате да премествате съобщенията в папка, а просто искате да ги преглеждате лесно. Можете да създадете папка за търсене в Outlook, която ви позволява да намирате имейл съобщения, отговарящи на определени критерии в множество папки, но да ги съхранявате в оригиналните им папки.

1. На Папка в раздела НОВ група, щракнете върху Нова папка за търсене.

2. В изскачащия диалогов прозорец Нова папка за търсене, моля, направете следното:

1) В полето Избор на папка за търсене в списъка Поща от хора и списъци изберете Поща от и до конкретни хора или Поща от конкретни хора както ви е нужно.
2) В полето Customize Search Folder щракнете върху Изберете за да изберете хора от вашия адресен списък.
3) Посочете имейл акаунта, откъдето да търсите имейли.
4) Щракнете OK.

3. Създава се папка за търсене под Папки за търсене, съдържаща имейл съобщенията, които отговарят на условията.

Групово създаване на папки за организиране на имейли за всички ваши имейл акаунти с VBA

Ако имате няколко имейл акаунта в Outlook и искате да създадете папки за всеки имейл акаунт на партиди за конкретни хора, можете да използвате метода VBA, за да преместите съобщенията, съдържащи конкретни хора, от папките Входящи или Изпратени на вашите имейл акаунти. Моля, направете следното.

1. Във вашия Outlook щракнете досие > Настроики > Trust Center, след което кликнете върху Настройки на Trust Center.

2. В изскачащия диалогов прозорец превключете на Настройки на макросаизберете Активирайте всички макроси, и проверете Прилагане на макро настройки за защита към инсталирани добавки.

3. кликване OK бутони за затваряне на диалоговите прозорци.

4. Натисни Друг + F11 клавиши, за да отворите прозореца на Microsoft Visual Basic за приложения.

5. кликване Поставете > Модули. След това копирайте някой от следните VBA кодове в прозореца на модула.

VBA код 1: Групово създаване на папки за организиране на имейли, съдържащи конкретни податели във входящи кутии на всички имейл акаунти

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Забележка: Трябва да замените конкретни фрагменти според коментарите в 12-ия, 16-ия и 35-ия ред на VBA кода по-горе.

VBA код 2: Групово създаване на папки за организиране на имейли, съдържащи конкретни получатели във входящи кутии на всички имейл акаунти

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Забележка:

1) Трябва да замените конкретни фрагменти според коментарите в 12-ия, 16-ия и 35-ия ред на VBA кода по-горе.
2) За да архивирате съобщения, съдържащи конкретен получател CC или BCC, разкоментирайте 28-ия и 33-ия ред, като изтриете апострофа (') в началото на редовете.

6. Натиснете F5 за да стартирате VBA кода. И ще бъдат създадени нови папки, ако има съобщения, които отговарят на условията.

Забележка: Методът VBA работи за съществуващи имейл съобщения. Ако има нови съобщения от/до конкретния човек, които искате да архивирате, моля, повторете стъпки 4-6.

Свързани статии

Как да създадете папка за търсене в множество файлове с данни/Pst/имейл акаунти на Outlook?

Както знаете, папката за търсене може да търси само имейли в обхвата на текущата пощенска кутия в Outlook. Outlook обаче може да търси във всички пощенски кутии с функцията за незабавно търсене. Следователно можете да опитате по-долу заобиколно решение, за да създадете папка за търсене в множество имейл акаунти в Outlook.

Как да създадете папка за търсене за вътрешни имейли в Outlook?

Не е трудно да създадете папка за търсене от определен подател или домейн на подател в нормални POP3 имейл акаунти в Outlook. Същият начин обаче не работи за борсов акаунт. В тази статия ще ви покажа как да създадете папка за търсене, за да показвате всички имейли от вътрешни податели в акаунта за обмен.

Как да групирате имейл съобщения по определени цветови категории в Outlook?

Понякога маркирате имейл съобщения с определени цветови категории и след това можете лесно да управлявате или намирате тези имейл съобщения или за други цели. Когато маса имейл съобщения се натрупват в пощенска папка, е трудно да откриете имейл съобщенията, маркирани с определени цветови категории, с един поглед. Всъщност има няколко трика за бързо групиране на имейл съобщения по определени цветови категории в Microsoft Outlook.

Как да създадете папка за организиране на имейли по период от време в Outlook?

В този урок ще представя два метода за организиране на имейли по период от време с папки в Outlook за по-добра ефективност.