Как автоматично да преместите следващите разговори в папка в Outlook?
Автор: Аманда ЛиПоследна промяна: 2022-06-29
Вашата входяща кутия може да бъде наводнена с различни видове съобщения след определено време на използване. Представете си, че има проект, по който работите с вашите колеги, и продължавате да изпращате и получавате съобщения в нишка или няколко нишки. Всеки път обаче, когато трябва да го намерите във входящата си кутия, трябва да превъртите надолу или да го потърсите, което може да бъде досадно. В тази статия ще разберем как да организирате вашите теми или разговори в Outlook.
Да приемем, че имате няколко разговора във вашата входяща кутия на Outlook и сега вече не изпращате или получавате имейли в тези разговори, тъй като свързаните проекти са готови. За да организирате тези теми, можете да създадете папка или подпапка:
1. Щракнете с десния бутон върху вашия имейл акаунт, за да отворите падащо меню, щракнете New Folder и го наименувайте, за да създадете папка в акаунта. Или щракнете с десния бутон върху някоя от вашите съществуващи папки, като например Inbox, за да отворите падащо меню и след това щракнете New Folder и го наименувайте, за да създадете подпапка.
2. Изберете съобщенията (разговорите) във вашата входяща кутия и след това изберете някой от методите по-долу, за да ги преместите в създадената папка.
Плъзнете ги в новосъздадената папка.
Щракнете с десния бутон върху някое от избраните съобщения, щракнете Движение > Целева папка.
Автоматично преместване на следващите разговори в папка в Outlook
Ако има продължаващи съобщения в нишка и искате бъдещите съобщения в разговора автоматично да отиват в определена папка вместо във входящата кутия, моля, следвайте някоя от инструкциите по-долу:
Винаги премествайте съобщения в избрани разговори в папка
Изберете една или няколко нишки, чиито съществуващи и бъдещи съобщения искате да преместите в една и съща папка, щракнете с десния бутон върху някоя от избраните нишки, за да отворите падащо меню, след което щракнете върху Движение > Винаги премествайте съобщенията в този разговор. След това в изскачащия диалогов прозорец изберете или създайте нова папка, където искате да преместите съобщението.
Автоматично преместване на съобщения с ключова дума в папка
Ако вашият случай е по-сложен и искате да зададете собствено правило за преместване на съобщения в папка, моля, следвайте стъпките по-долу:
1. Във вашия Outlook щракнете досие > Управление на правила и сигнали, След това кликнете Ново правило.
2. В Съветник за правила диалогов прозорец:
In Стъпка
изберете Преместете съобщения с конкретни думи в темата в папка.
In Стъпка
, Щракнете върху конкретни думи за да добавите ключовите думи, въз основа на които искате да преместите съобщения; След това щракнете уточнен за да посочите целевата папка, в която искате да преместите съобщенията с ключовите думи.
След като приключите, щракнете Напред.
3. Добавете допълнителни условия, ако искате. След като приключите, щракнете Напред.
4. Изберете действията, които искате да приложите към съобщенията, които отговарят на зададените от вас условия. След като приключите, щракнете Напред.
5. Изберете изключения, ако имате такива. След това щракнете Напред.
6. Назовете името на правилото в Стъпка
. В Стъпка
, проверете опциите, от които се нуждаете. Можете да прегледате създаденото от вас правило Стъпка
. Ако всичко е наред, щракнете завършеност.
7. Сега ще видите, че правилото е създадено в Правила и сигнали кликнете върху OK.
В Outlook понякога има някои имейли, които са в една и съща нишка с една и съща тема. Обикновено тези имейли се показват отделно, както е показано на екрана 1 по-долу. Всъщност можете да покажете тези имейли като разговор, както е показано на екрана 2 по-долу. Сега продължете, урокът ще ви каже как да показвате имейл съобщенията по разговор.
Обикновено е лесно да търсите имейли по тема в Outlook. Но знаете ли как да търсите по разговор? Разговорите групират имейли по тема, но игнорират префиксите на темата RE:, FW: и т.н. Следователно има ли някакъв начин за търсене по кореспонденция? Тази статия ще завърши вашия пъзел лесно!
Може да сте запознати със запазването на един имейл в PDF файл в Outlook, но знаете ли как да запазите цял разговор в PDF файл? А какво ще стане, ако съхраните групово всеки имейл от разговор в отделен PDF файл? Тази статия ще покаже решението.
Да приемем, че обсъждате проблеми с техниката със съученици чрез имейли в Outlook и има много отговори и препращания по дадена тема. Като цяло един разговор покрива един технически проблем. Можем да покажем имейлите в изглед на разговори, но как да преброим общия брой на всички разговори в Outlook? Опитайте по-долу заобиколно решение:
Най-добрите инструменти за продуктивност в офиса
Kutools за Outlook - Над 100 мощни функции, за да заредите вашия Outlook
