Създавайте, редактирайте, използвайте и споделяйте група контакти в Outlook

Урокът се фокусира върху проблемите, които може да срещнете в Outlook, когато използвате група с контакти, наричана по-рано „списък за разпространение“. Той обобщава най-често срещаните и удобни решения. Моля, щракнете върху решенията, изброени по-долу, за да преминете към съответните инструкции.

Създайте група контакти в Outlook

• Създайте група контакти от контакти или адресна книга на Outlook
• Създайте група контакти от данни в Excel, Word или други приложения
• Създайте група контакти за получатели или податели във вашата пощенска кутия

Редактирайте група контакти в Outlook

• Добавяне или премахване на членове от група с контакти
• Разделяне на група контакти в Outlook
  • Разпръсна група контакти в Outlook чрез копиране и премахване
  • Лесно разделете група контакти в Outlook с невероятен инструмент
• Разбийте група с контакти и добавете нейните членове като контакти в Outlook
  • Разбийте група контакти с вградената функция на Outlook
  • Лесно разбийте група контакти с Kutools за Outlook
• Обединете групите контакти в една в Outlook

Изпратете имейл до група контакти в Outlook

Споделете и запазете група контакти в Outlook

• Споделяне на група контакти в Outlook
• Запазете група контакти в Outlook

---

Създайте група контакти в Outlook

Може да откриете ситуации, в които трябва да изпратите масов имейл до членовете на компания или работна група по бизнес причини. Или може да се наложи да изпратите празнична картичка до всички членове на вашето семейство и приятели. За такива случаи създаването на група с контакти ще спести много време при изпращане на имейли един по един. Ето нашия ExtendOffice изброихме методите за създаване на групи с контакти от вашите контакти в Outlook, адресна книга и данни в Excel, word или в текстова форма и за създаване на групи за подателите или получателите във вашите пощенски кутии в Outlook.

Създайте група контакти от контакти или адресна книга на Outlook

1. кликване Хора or Контакти в лентата за навигация във вашия Outlook.

2. Под таб Начало, Щракнете върху Нова група за контакти в групата НОВ.

3. В Група за контакти прозорец, наименувайте групата с контакти в Име поле.

4. кликване Добавяне на членове в групата Потребители, избирам От контакти на Outlook or От адресната книга в падащия списък според вашите нужди. (Ако искате да добавите само един контакт в момента и който не е във вашите контакти или адресна книга в Outlook, изберете Нов имейл контакт.)

5. В Изберете Членове диалоговия прозорец, за да изберете множество несъседни контакти, задръжте натиснат Ctrl клавиш и след това щракнете върху контактите един по един; за да изберете множество съседни контакти, щракнете върху първия контакт, след което задръжте Превключване и изберете последното.

6. Щракнете върху Потребители в долния ляв ъгъл на диалоговия прозорец, за да добавите всички избрани контакти към Потребители поле и след това щракнете OK.

7. В Група за контакти прозорец, кликнете Запазване и затваряне.

---

Създайте група контакти от данни в Excel, Word или други приложения

Да приемем, че сте получили списък с имейл адреси в електронна таблица на Excel, документ на Word или други приложения, както е показано по-горе. За групово добавяне на адресите към група контакти във вашия Outlook, моля, направете следното:

1. кликване Хора or Контакти в лентата за навигация във вашия Outlook.

2. Под таб Начало, Щракнете върху Нова група за контакти в групата НОВ.

3. В Група за контакти прозорец, наименувайте групата с контакти в Име поле.

4. кликване Добавяне на членове в групата Потребители, избирам От контакти на Outlook.

5. Копирайте данните във вашата електронна таблица в Excel или документ в Word.

6. В Изберете Потребители диалогов прозорец, поставете данните в Потребители поле и след това щракнете OK.

7. В Група за контакти прозорец, кликнете Запазване и затваряне.

√ Забележка: Всеки имейл адрес трябва да бъде разделен с точка и запетая или знак за абзац (по едно име и адрес на ред). Ако няма име, адресът ще се използва за показвано име в групата с контакти.

---

Създайте група контакти за получатели или податели във вашата пощенска кутия

Ако искате да добавите всички получатели и податели на имейл или няколко имейла към група контакти или ако искате да групирате някои от подателите или получателите във вашата пощенска кутия, можете да използвате Добавяне към групата feature на Kutools за Outlook, удобна добавка за Outlook, разработена от нашия екип. Той бързо ще създаде група за контакти според вашите нужди.

1. Изберете пощата(ите) с получателите или подателите, които искате да добавите към групата с контакти.

2. Отиди в Kutools плюс в раздела Контакти група, щракнете върху Добавяне към групата.

3. В Добавяне на получатели към групи с контакти изберете диалоговия прозорец Всички, Всички изпращачи или Всички получатели на Обхват падащ списък. Квадратчетата до имейл адресите, които отговарят на условието, ще бъдат отметнати.

4. От дясната страна на диалоговия прозорец изберете групата(ите) с контакти, към които искате да добавите адресите; Или можете да създадете нова група контакти, като щракнете Нова група контакти, след което поставете отметка в квадратчето до него. Кликнете OK.

Ако нямате инсталирана нашата добавка за Outlook, кликнете тук, за да изтеглите. Или можете да използвате по-тромав начин: копирайте адресите на подателите на получателите, които искате да добавите към група контакти, след което ги поставете в Потребители поле в областта Изберете Членове диалогов прозорец. За повече подробности, моля, вижте стъпките 4-7 на създаване на група контакти от контакти или адресна книга на Outlook.

---

Редактирайте група контакти в Outlook

Има моменти, когато трябва да редактираме нашите групи с контакти: Има промени в персонала във вашата компания, колеги и проекти идват и си отиват, така че трябва да добавите или премахнете някои членове; Членовете в група с контакти са някак смесени, така че искате да разделите групата на две или повече групи; Два отдела се сляха, така че трябва да обедините две групи с контакти......

Преди да го направим, трябва да намерим къде са групите:

Ако сте в полезрението на Mail, моля, щракнете върху Адресната книга в групата Какво под раздела Началои след това потърсете групата в изскачащия диалогов прозорец; Ако сте преминали към Хора or Контакти в лентата за навигация във вашия Outlook, можете да намерите групата в списъка с вашите контакти, като напишете нейното име в полето за търсене над списъка.

След като намерите групата с контакти, щракнете двукратно върху нейното име, за да отворите Група за контакти прозорец. Сега намерете методите, изброени по-долу, които отговарят на вашите нужди за следващия ход.

---

Добавяне или премахване на членове от група с контакти

• За да добавите членове към група с контакти, моля, вижте стъпките 4-7 на създаване на група контакти от контакти или адресна книга на Outlook.

• За да премахнете членове от група с контакти, изберете членовете в отворено Група за контакти първо щракнете върху прозореца Премахване на член функция в групата Потребители. Щракнете Запазване и затваряне в групата Действия.

---

Разделяне на група контакти в Outlook

Тук изброихме два начина за разделяне на група контакти в Outlook: Единият е със собствена функция, другият е с Разделете към група контакти функция на Kutools за Outlook.

• Разпръсна група контакти в Outlook чрез копиране и премахване

Да приемем, че трябва да разделите група контакти на две. Моля, следвайте стъпките по-долу:

1. На Хора or Контакти страница, потърсете групата с контакти, която искате да редактирате.

2. Щракнете с десния бутон върху (не пускайте) групата и я плъзнете малко по-горе или по-долу, отпуснете бутона на мишката, ще видите кратко изскачащо меню, както е показано на екранната снимка по-долу, щракнете Копирайте. В списъка ще се появят две еднакви групи контакти.

>>>

3. Щракнете двукратно, за да отворите и двете групи, променете имената на групите според нуждите си, например ExtendOffice1 и ExtendOffice2. След това премахнете, да речем, име 8-15 в ExtendOffice1 и име 1-7 в ExtendOffice2.

4. Досега ще имате две нови по-малки групи контакти, щракнете Запазване и затваряне.

• Лесно разделете група контакти в Outlook с невероятен инструмент

Или ако сте инсталирали наш Kutools за Outlook във вашия компютър, за да разделите група контакти, моля, следвайте стъпките по-долу:

1. Изберете групата с контакти, която искате да разделите (Тук избрах групата с име ExtendOffice тест 1 например).

2. Отидете в раздела Kutools плюс, намирам Контакти група в лентата Контактиизберете Разделете към група контакти в падащия списък.

3. В Разделете към група контакти прозорец, поставете отметки в квадратчетата до членовете на групата, които искате да преместите в нова група с контакти, щракнете върху Ok.

4. Наименувайте новата група в изскачащия диалогов прозорец, щракнете OK.

5. След това двете разделени групи с контакти ще се появят в списъка с контакти, не се колебайте да отворите групите, за да видите техните членове.

---

Разбийте група с контакти и добавете нейните членове като контакти в Outlook

За да разбиете, или казваме да премахнете, група контакти в Outlook, можете просто да отидете на Хора or Контакти страница и щракнете с десния бутон върху групата, която искате да премахнете, и щракнете Изтрий в изскачащото меню. Но ако искате да добавите всички негови членове като отделни контакти в Outlook едновременно, моля, проверете двата подхода, които изброихме по-долу:

• Разбийте група контакти с вградената функция на Outlook

1. Щракнете двукратно, за да отворите групата контакти във вашия списък с контакти.

2. Щракнете два пъти върху член, който искате да добавите към вашия списък с контакти.

3. Щракнете върху бутона с три точки, за да видите повече опции, след което щракнете Добавяне към контакти в Outlook.

4. В изскачащия прозорец Контакти прозорец, можете да добавите допълнителна информация, ако имате нужда, след което щракнете Запазване и затваряне.

5. Повторете стъпки 2-4, за да добавите всички членове.

6. Сега се върнете към Хора or Контакти преглед, за да изтриете групата с контакти.

Методът е подходящ за групи, които се състоят само от няколко члена. Ако групата съдържа голям брой членове, методът ще загуби твърде много време. В този случай, моля, проверете Почивка функция на Kutools за Outlook по-долу.

• Лесно разбийте група контакти с Kutools за Outlook

1. Изберете групата контакти, която искате да прекъснете.

2. Отидете в раздела Kutools плюс, Щракнете върху Контакти група > Почивка.

3. В Почивка прозорец, кликнете Всички за да поставите отметка във всички квадратчета, след което щракнете Ok.

4. Ще се появи диалогов прозорец с въпрос Искате ли да разделите тази група контакти на единични контакти? Кликнете Да.

5. Всички нейни членове вече са добавени към вашия списък с контакти и групата с контакти се изтрива в същото време.

√ Забележка: Ако искате да добавите само някои от неговите членове към вашия списък с контакти, поставете отметки в квадратчетата до конкретните членове, щракнете върху Ok за да ги добавите към списъка, докато ги изтривате от групата. Групата, съдържаща членовете, които не сте отметнали, ще продължи да съществува.

Щракнете, за да изтеглите Kutools за Outlook за 60-дневен безплатен пробен период.

---

Обединете групите контакти в една в Outlook

За да обедините две или повече групи контакти в една нова група. Моля, следвайте стъпките по-долу:

1. Създайте нова група контакти. (Следвайте стъпки 1-3 от създаване на група контакти от контакти или адресна книга на Outlook.)

2. кликване Добавяне на членове в групата Потребители, избирам От контакти на Outlook.

3. В Изберете Членове в диалоговия прозорец изберете групите контакти, които искате да комбинирате.

4. кликване Потребители в долния ляв ъгъл на диалоговия прозорец и след това щракнете OK.

5. В Група за контакти прозорец, кликнете Запазване и затваряне.

√ Забележка: Методът по-горе е много прост и бърз. Въпреки това, групата, която сте създали по този начин, е като голяма група, съдържаща няколко малки, не е толкова удобно, когато трябва да редактирате членовете на групата. Защото ще трябва да отворите всяка малка група, за да редактирате. За да обедините няколко групи контакти и да добавите само членове на групата към една група. Моля те, провери Как да обедините или комбинирате списъци за разпространение в Outlook?

---

Изпратете имейл до група контакти в Outlook

За да изпратите имейл до една или повече групи с контакти в Outlook, моля, следвайте стъпките по-долу:

1. В изгледа Mail щракнете върху нов имейл за да започнете ново съобщение.

2. В За да ... въведете името на групата с контакти. Outlook ще покаже потенциални съвпадения от вашия списък с контакти, както е показано на снимката по-долу. Ако не искате получателите да се виждат, въведете името на групата в Ск... поле. (Ако полето не се показва в прозореца на съобщението, отидете на Настроики , след което щракнете върху Ск в групата Показване на полета.)

В случай, че не си спомняте името на групата, можете да щракнете За да ... за да отворите Изберете Имена прозорец, за да видите всичките си контакти във вашия списък с контакти. Изберете групите, на които искате да изпратите съобщение, след което щракнете Да се, Cc или Ск както ви трябва. Имената на групите ще се показват в съответното поле. (Щракнах Да се като пример тук.) След това щракнете OK.

3. Въведете темата и основния текст на вашето имейл съобщение. Кликнете Изпрати след като приключите с въвеждането.

---

Споделете и запазете група контакти в Outlook

Може да се наложи да изпратите свързана с работата група за контакт на нов служител или да споделите група по интереси с приятелите си; може също да получите група контакти, споделена от други. В тази част ще говорим за това как да споделите група контакти и как да запазите група контакти, изпратена от други хора в Outlook.

Споделяне на група контакти в Outlook

• Можете да включите групата в имейл съобщение и да го изпратите на други:

1. В изгледа Mail щракнете върху нов имейл за създаване на ново съобщение. А Събщение ще изскочи прозорец. Регулирайте размера на прозореца, преместете го до вашия прозорец на Outlook, така че и двата прозореца да се виждат едновременно.

2. кликване Хора or Контакти от лентата за навигация в прозореца на Outlook.

3. Намерете групата с контакти, която искате да споделите, и я плъзнете в тялото на съобщението като прикачен файл в Събщение прозорец.

4. Попълнете информацията в Събщение прозорец, колкото ви е необходим, след което щракнете Изпрати за споделяне на групата с контакти.

• Можете също така да вмъкнете група контакти като прикачен файл, вместо да я плъзнете в тялото на съобщението:

1. В Mail преглед, щракване нов имейл за да създадете ново съобщение.

2. Отидете в раздела Поставете в изскачащия прозорец Събщение прозорец, намерете Включване на група, щракнете върху Елемент на Outlook.

3. В Вмъкване на елемент изберете папка с контакти под определена пощенска кутия, за да изброите всички контакти и групи с контакти в Точки кутия. Сега можете да намерите и изберете групата с контакти и след това щракнете OK за да го вмъкнете като прикачен файл.

4. Попълнете информацията в Събщение прозорец, колкото ви е необходим, след което щракнете Изпрати за споделяне на групата с контакти.

Запазете група контакти в Outlook

За да запазите група контакти, споделена от други в имейл съобщение:

1. Отворете съобщението, което включва прикачения файл на групата контакти.

2. Плъзнете прикачения файл към лентата за навигация и го пуснете Хора or Контакти.

Това е най-простият подход, можете да щракнете Хора or Контакти за да проверите новозапаметената група.