Ако използвате Разменен акаунт, можете автоматично да отговорите на определено съобщение за получените имейли, като зададете Асистент извън офиса докато ви няма. Моля, направете следното:

1. В изгледа Mail изберете акаунта за обмен в навигационния панел и щракнете досие > Информация > Автоматични отговори.
Забележка: Ако вашият Outlook не се е свързал с Exchange Server, не можете да намерите Автоматични отговори опция.

2. В Автоматични отговори диалогов прозорец, (1) изберете Изпратете автоматични отговори опция; (2) проверете Изпращайте само през този период от време опция и посочете Началният час намлява Край колкото ви трябва; (3) въведете съобщението за отговор в полето по-долу. Вижте екранна снимка:

3. Ако трябва да активирате автоматичен отговор и за външни податели, моля (1) кликнете на Извън моята организация (На) раздел; (2) проверете Автоматично отговаряне на хора извън моята организация опция; (3) въведете съобщението за автоматичен отговор в полето по-долу. Вижте екранна снимка:

4. Щракнете OK за да активирате съобщението "Извън офиса".

Ако вашият Outlook не се е свързал с Exchange Server, горният метод няма да работи. В тази ситуация функцията за управление на правила и сигнали на Outlook може да ви помогне да зададете автоматичен отговор извън офиса като следвате стъпките:

1. Щракнете Начало > New E-поща за да създадете ново съобщение, въведете темата и съобщението, както ви е необходимо. Вижте екранна снимка:

2. Щракването досие > Save As в прозореца за ново съобщение.

3. Сега в диалоговия прозорец Запазване като, моля, изберете Шаблон на Outlook (*.oft) от Запиши като тип падащ списък и щракнете върху Save бутон. Вижте екранна снимка:

Забележка: След уточняване на Запиши като тип as Шаблон на Outlook (*.oft), имейлът автоматично ще бъде записан в папката за шаблон по подразбиране. И вече не е необходимо да избирате папка за запазване.

4. Продължете, за да щракнете Начало > Правилник > Управление на правила и сигнали, вижте екранна снимка:

5. В Правила и сигнали диалогов прозорец, (1) кликване Правила за електронна поща раздел; (2) изберете имейл акаунта, от който искате да приложите настройката за извън офиса Приложете промените към тази папка списък надолу; (3) и след това щракнете Ново правило. Вижте екранна снимка:

6. В Съветник за правила , Щракнете върху Прилагане на правило към съобщението, което получавам от Започнете от празно правило и кликнете върху Напред бутон.

7. В Съветник за правила (кое условие(я) искате да проверите), проверете изпратени само на мен и щракнете върху Напред бутон. Вижте екранна снимка:

8. Сега в Съветник за правила (какво искате да направите със съобщението?), моля, направете следната показана екранна снимка: (1) Проверете отговор с помощта на конкретен шаблон опция; (2) Щракнете върху свързания текст на конкретен шаблон; (3) Сега в изскачане Изберете шаблон за отговор диалогов прозорец, изберете Потребителски шаблони във файловата система от Погледни вътре падащ списък, щракнете, за да изберете шаблона за съобщение, който създадохте току-що, и щракнете върху отворено бутон; (4) Сега се връщате към Съветник за правила, моля, щракнете върху Напред бутон.

9. Щракнете върху бутона Напред два пъти, за да влезете в Съветник за правила (Завършете настройката на правилото), моля (1) въведете име за новото правило в Стъпка кутия; (2) проверете необходимите опции в Стъпка раздел; (3) и кликнете върху завършеност бутон.

10. Затворете диалоговия прозорец Правила и предупреждение.

Занапред, когато нови имейли идват във вашия Outlook, те ще бъдат автоматично отговорени с посочения шаблон за съобщение наведнъж.

Горният метод е донякъде обезпокоителен и досаден за вас да ги задавате стъпка по стъпка. Но тук ще ви представя лесен и удобен начин да напуснете офиса бързо и удобно в Outlook.

1. Щракнете Kutools > Отговор > Активирайте автоматичния отговор за да активирате тази помощна програма.

2. Влезте в Мениджър за автоматични отговори като щракнете върху Kutools > Отговор > Мениджър за автоматични отговори, Проверете Име на акаунта че искате да приложите тази функция и щракнете върху OK бутон. Можете също така да редактирате темата и текста за автоматичен отговор според вашите нужди. Вижте екранни снимки:

И сега настройката за автоматичен отговор е настроена успешно.

тип: След като затворите приложението Outlook, Автоматичен отговор функцията ще спре да работи.