Как да запазя получения списък за разпространение или група контакти в Outlook?
Когато работите в Microsoft Outlook, може да получите списък за разпространение (група с контакти) като прикачен файл от колеги или екипи. Outlook обаче не третира групите с контакти като обикновени прикачени файлове. Вместо това те се показват като файлове на Outlook Item (.MSG), което означава, че трябва да бъдат запазени правилно, преди да можете да ги използвате. Това ръководство обяснява два прости начина за запазване на получена група контакти в Outlook (.MSG прикачен файл) директно във вашите контакти за бъдеща употреба:
Метод 1: Запазване на списък за разпространение чрез копиране и поставяне (По-организиран)
Метод 2: Запазване на списък за разпространение чрез плъзгане и пускане (Бързо и интуитивно)
Метод 1: Запазване на списък за разпространение чрез копиране и поставяне
Този метод ви позволява да копирате получената група контакти и да я поставите във всяка конкретна папка с контакти в Outlook.
1. Отворете входящата кутия и изберете имейла, съдържащ прикачения списък за разпространение в панела за четене.
2. Намерете прикачения списък за разпространение, който се показва като елемент на Outlook (.MSG файл). Щракнете върху стрелката ⮟ надолу до името на прикачения файл, след което изберете Копиране от падащото меню.
3. Отидете в изглед Хора (Контакти), след което отидете до папката Контакти, където искате да съхраните групата. Натиснете Ctrl + V за да поставите копираната група контакти.
📌 Резултат: Групата с контакти е успешно запазена в указаната от вас папка с контакти и може да се използва за бъдещи имейли.
Плюсове и минуси на метода за копиране и поставяне:
- ✅ Организирано съхранение: Можете да изберете в коя папка с контакти да запазите групата.
- ✅ Просто и бързо: Изисква само няколко кликвания за завършване.
- ❌ Допълнителна стъпка за имейли с форматиран текст: Първо трябва да отворите имейла, преди да копирате.
- ❌ Повече ръчно усилие: Повече стъпки в сравнение с Метод на плъзгане и пускане.
🖨️ Отпечатайте членовете на контактната група на една страница без усилие!
Борите се с това, че Outlook разделя отпечатъците на групата контакти на страници? С Разширен печат функция на Kutools за Outlook, можете да отпечатате цяла група с контакти — включително нейното име и членове — на една страница. Кажете сбогом на разхвърляните разпечатки и се насладете на професионални, безпроблемни резултати!
✨ Бърз съвет: Изберете групата с контакти, след което щракнете върху „Kutools Plus“ > „Печат“ > „Разширен печат“.
Метод 2: Запазване на списък за разпространение чрез плъзгане и пускане
Ако предпочитате подход с плъзгане и пускане, този метод ви позволява директно да преместите групата контакти в секцията Контакти на Outlook.
1. Отворете входящата кутия и изберете имейла, съдържащ прикачения списък за разпространение в панела за четене.
2. Щракнете и задръжте върху прикачения списък за разпространение, който се появява като елемент на Outlook (.MSG файл) в раздела за прикачен файл. Плъзнете го до иконата Хора (Контакти) в навигационния панел.
3. Освободете бутона на мишката, за да го пуснете в папката с контакти по подразбиране.
📌 Резултат: Списъкът за разпространение се записва автоматично в папката с контакти по подразбиране в Outlook.
Плюсове и минуси на метода плъзгане и пускане:
- ✅ По-бърз процес: Няма нужда да навигирате до определена папка; просто плъзнете и пуснете.
- ✅ Удобен за потребителя: Идеален за тези, които предпочитат визуален и интуитивен подход.
- ❌ Запазва само в папката с контакти по подразбиране: Няма опция за избор на персонализирана папка.
- ❌ Няма съобщение за потвърждение: Трябва ръчно да проверите дали групата с контакти е запазена успешно.
Кой метод трябва да използвате?
Ето сравнение на двата метода, за да ви помогне да решите кой най-добре отговаря на вашите нужди:
| Начин на доставка | Най-добър за | Лесна употреба | Гъвкавост |
|---|---|---|---|
| Метод за копиране и поставяне | Потребители, които искат да организират групите с контакти в определени папки | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Метод на плъзгане и пускане | Потребители, които предпочитат бърз и лесен начин за запазване на групи контакти | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
Като следвате тези методи, можете лесно запазване и управление на получените списъци за разпространение в Outlook, което прави груповите имейли по-ефективни! 🚀
Най-добрите инструменти за продуктивност в офиса
Извънредни новини: Kutools за Outlook пуска безплатна версия!
Насладете се на изцяло новата БЕЗПЛАТНА версия на Kutools за Outlook със 70+ невероятни функции, които можете да използвате ЗАВИНАГИ! Кликнете, за да изтеглите сега!
📧 Автоматизиране на имейли: Автоматичен отговор (налично за POP и IMAP) / График за изпращане на имейли / Автоматично CC/BCC по правила при изпращане на имейл / Автоматично пренасочване (разширени правила) / Автоматично добавяне на поздрав / Автоматично разделяне на имейлите с множество получатели на отделни съобщения ...
📨 Управление на Email: Извикване на имейли / Блокиране на измамни имейли по теми и други / Изтриване на дублирани имейли / подробно търсене / Консолидиране на папки ...
📁 Прикачени файлове Pro: Пакетно запазване / Партидно отделяне / Партиден компрес / Автоматично запазване / Автоматично отделяне / Автоматично компресиране ...
🌟 Магия на интерфейса: 😊 Още красиви и готини емотикони / Напомня ви, когато пристигнат важни имейли / Минимизирайте Outlook, вместо да затваряте ...
???? Чудеса с едно кликване: Отговорете на всички с прикачени файлове / Антифишинг имейли / 🕘Показване на часовата зона на подателя ...
👩🏼🤝👩🏻 Контакти и календар: Групово добавяне на контакти от избрани имейли / Разделете група контакти на отделни групи / Премахнете напомнянията за рожден ден ...
