Обикновено създаваме и редактираме среща в познатата страница за срещи. Освен това е лесно да добавите задължителните, незадължителните и ресурсните участници в страницата за срещи.

Стъпка : Отворете прозореца на срещата чрез една от следните операции:

1. Кликнете Начало > Нов продукт > Среща за създаване на нова среща в Outlook 2010 / 2013;
2. Кликнете досие > НОВ > Покана за среща за създаване на нова среща в Outlook 2007;
3. Кликнете два пъти съществуваща среща в календара, за да я редактирате.

Стъпка : Въведете имейл адресите на участниците в срещата в Да се… кутия.

Понякога може да не си спомняте имейл адресите на всички присъстващи и да ги въведете правилно в Да се кутия. И за да въведете повече видове присъстващи, по-добре е да продължите със следните стъпки.

Стъпка : Кликнете върху Адресната книга бутон в Присъстващи група под Среща раздела.

Стъпка : В диалоговия прозорец Избор на участници и ресурси: Контакти,

1. Добавяне на задължителни участници: Изберете и маркирайте имейл адресите, които ще добавите в адресната книга, и щракнете върху Задължително -> бутон;
2. Добавяне на незадължителни участници: Изберете и маркирайте имейл адреса в адресната книга и щракнете върху По избор -> бутон в дъното.
3. Добавяне на ресурси Присъстващи: Изберете и маркирайте имейл адреса в адресната книга и щракнете върху Ресурси -> бутон в дъното.

Забележка: Можете да изберете колкото се може повече имейл адреси, като задържите Ctrl клавиш и щракване след това едно по едно; и изберете много непрекъснати имейл адреси, като задържите Превключване и щракнете върху първия и последния.

Стъпка : Кликнете върху OK в диалоговия прозорец Избор на участници и ресурси: контакти.

Стъпка : Щракнете Изпрати бутон, ако създавате нова среща, или Изпращане на актуализация ако редактирате съществуваща среща.

Бързо отпечатайте среща, включително нейния списък с присъстващи и отговорите на присъстващите в Outlook

Обикновено, за да отпечатате списък с присъстващи на среща в Outlook, трябва да копирате списъка с присъстващи, да го поставите на някое място и след това да отпечатате. Но с отлично Разширен печат функция на Kutools за Outlook, можете бързо да отпечатате среща със списъка на присъстващите, както и всички отговори на присъстващите.

В страницата за планиране е ясно да видите времето, подредено подробно във вашия календар, и можете да изберете най-доброто време за срещи. Има няколко разлики от тази в страницата за срещи за добавяне на присъстващи.

Стъпка : Влезте в прозореца на срещата:

1. Създайте нова среща в Outlook 2010 / 2013: щракнете върху Начало > Нов елемент > Среща;
2. Създайте нова среща в Outlook 2007: щракнете върху досие > НОВ > Покана за среща;
3. Отворете съществуваща среща: щракнете двукратно върху срещата в изгледа на календара.

Стъпка : Щракнете върху Sпланиране бутон в Покажи група под Среща раздела.

Стъпка : Кликнете върху Добавяне на други > Добавяне от адресната книга.

Стъпка : Сега влизате в диалоговия прозорец Избор на участници и ресурси: Контакти, можете да го направите по същия начин като Стъпка 4 в страницата за срещи.

Стъпка : Кликнете върху Изпрати или Изпращане на актуализация бутон.

Можете да изтриете всички или специални присъстващи на събранието (задължително/по избор/ресурс) със следните стъпки.

Стъпка : В прозореца на срещата щракнете върху Адресната книга бутон в Присъстващи група под Среща раздела.

Стъпка : Изберете специалния или всички имейл адреси в Задължително -> кутия, По избор -> или Ресурс -> и ги изтрийте.

Стъпка : Щракнете OK бутон.

Стъпка : Кликнете върху Изпрати или Изпращане на актуализация бутон в прозореца на срещата.