Независимо дали подготвяте отчети, обобщения на данни или финансови отчети, разбирането как ефективно да настройвате, коригирате и управлявате областите за печат може значително да подобри представянето на вашата работа. В това изчерпателно ръководство ще се задълбочим в най-важните неща в зоната за печат на Excel, обхващайки всичко от дефиниране на първата ви област за печат до усъвършенствани техники като задаване на последователни области за печат в множество листа и използване на VBA за персонализиране. Като овладеете тези умения, вие ще гарантирате, че вашите Excel документи се отпечатват точно както е необходимо, всеки път.

• Често срещан метод за задаване на област за печат
• Визуално дефинирайте областта за печат в диалоговия прозорец Настройка на страницата

• Отпечатайте една и съща селекция на няколко листа
• Лесно задайте една и съща област за печат за множество работни листове с Kutools
• Задайте една и съща област за печат на няколко работни листа с VBA

• Добавете клетки към съществуваща област за печат
• Добавяне или премахване на съседни клетки от съществуваща област за печат
• Редактирайте директно текущата област за печат
• Заменете текущата област за печат с нова

• Игнорирайте областта за печат
• Заключване/защита на областта за печат
• Визуализирайте областта за печат

Какво представлява областта за печат в Excel?

Областта за печат в Excel е определен диапазон от клетки, които сте посочили да бъдат отпечатани, за разлика от отпечатването на цял работен лист. Тази функция е невероятно полезна за фокусиране върху конкретни данни или секции от вашата електронна таблица, които искате да споделите или представите, като гарантира, че се отпечатва само подходяща информация и ненужните данни се изключват от разпечатката.

Когато посочите област за печат (маркирана със синя кутия, както е показана на следната екранна снимка), Excel ще отпечата само съдържанието в рамките на тази посочена област. Ако не е зададена област за печат, Excel по подразбиране отпечатва целия работен лист.

Задайте една или повече области за печат в лист

Този раздел ще илюстрира два метода, които да ви помогнат да зададете една или повече области за печат в лист в Excel.

Често срещан метод за задаване на област за печат

Excel предлага вградена функция „Задайте област за печат” за задаване на области за печат, често използвани от много потребители. В този раздел ще ви насочим как да приложите тази функция, за да зададете една или повече области за печат в работен лист на Excel.

1. В работен лист изберете диапазона от клетки, които искате да зададете като област за печат. В този случай избирам диапазона A1:C7.
   тип: За да зададете няколко диапазона като отделни области за печат едновременно, задръжте Ctrl и изберете всеки диапазон един след друг.
2. Отидете в Page Layout кликнете върху Печатната зона > Задайте област за печат. Вижте екранна снимка:
   
3. Сега около областта за печат се появява тъмно сива рамка. Вижте екранна снимка:
   

След като посочите избрания диапазон като област за печат, само тази област ще бъде отпечатана по подразбиране, когато отпечатате работния лист.

тип: Когато задавате множество области за печат в лист на Excel, те ще бъдат отпечатани на отделни страници.

Визуално дефинирайте областта за печат в диалоговия прозорец Настройка на страницата

Можете също така да определите областта за печат визуално в Page Setup диалогов прозорец, който предлага по-интерактивен подход за задаване на желания диапазон. Ето как можете да направите:

1. Отидете в Page Layout щракнете върху бутона за стартиране на диалогов прозорец в Page Setup група.
   
2. в Page Setup диалогов прозорец, трябва да конфигурирате както следва.
   1. Отидете в Лист раздела.
   2. Кликнете върху Печат област адресна кутия, след което изберете диапазона, който искате да зададете като област за печат.
      тип: За да зададете няколко отделни области за печат наведнъж, задръжте Ctrl и последователно изберете всеки диапазон. Избраните диапазони ще се появят в полето за адрес на областта за печат, разделени със запетаи.
   3. Щракнете върху OK бутон.
      

Посоченият диапазон вече е зададен като област за печат. След това само тази област ще бъде отпечатана по подразбиране, когато отпечатате работния лист.

тип: Когато задавате множество области за печат в лист на Excel, те ще бъдат отпечатани на отделни страници.

Задайте една и съща област за печат за няколко листа

За някои работни листове със същата структура на данните може да се наложи да зададете една и съща област за печат за тези листове. Този раздел ще предостави три метода, които да ви помогнат да изпълните тази задача.

Отпечатайте една и съща селекция на няколко листа

За да отпечатате еднакви области на няколко листа, моля, направете следното.

1. В текущия работен лист изберете диапазона, който искате да отпечатате на няколко листа.
2. Задържане на Ctrl щракнете върху разделите на листа, за да изберете листовете, към които искате да приложите същата област за печат като активния лист.
   
3. Кликнете досие > Изпринти, сменете печата Настройки да се Избор на печат, след което щракнете върху Изпринти бутон, за да започнете да печатате.
   

Лесно задайте една и съща област за печат за множество работни листове с Kutools

Горният метод може да се използва за временно отпечатване на една и съща област в множество работни листове. Ако често трябва да отпечатате една и съща област в множество работни листове, този метод отнема повече време и Kutools за Excel's Копиране на настройките на страницата функцията ви помага бързо и точно да копирате областта за печат или други конфигурации за настройка на страницата от активния работен лист в множество други работни листове, като гарантира еднаквост и ефективност с минимални усилия.

След инсталиране на Kutools за Excel, отидете на Kutools плюс , изберете Печат > Копиране на настройките на страницата за да отворите диалоговия прозорец. След това конфигурирайте както следва.

1. в Копирай в всички работни листове (с изключение на активния) са изброени. Просто трябва да отметнете листовете, към които искате да приложите същата област за печат като активния работен лист.
2. в Настроики раздел, проверете само Печат област опция.
   тип: По подразбиране всички опции са отметнати. Можете да премахнете отметката от Настройка на страницата квадратчето за отметка, за да премахнете отметката от всички опции и след това да поставите отметка само тази, от която се нуждаете.
3. Кликнете OK. Вижте екранна снимка:
   

Областта за печат на текущия работен лист вече се прилага към посочените работни листове. Когато отпечатвате тези области от работните листове, щракнете досие > Изпринти, В Настройки раздел, изберете Отпечатайте цялата работна книга, след което щракнете върху Изпринти бутон, за да започнете да печатате.

Задайте една и съща област за печат на няколко работни листа с VBA

За напреднали потребители VBA скриптовете могат да автоматизират процеса на задаване на една и съща област за печат на множество листа. Моля, направете следното.

1. Във всеки от работните листове натиснете Друг + F11 за да отворите Microsoft Visual Basic за приложения прозорец.
2. в Microsoft Visual Basic за приложения прозорец, кликнете Поставете > Модулии след това вмъкнете който и да е от следните VBA кодове, от които се нуждаете Модули прозорец.
   
   VBA код 1: Задайте една и съща област за печат за всички работни листове в текущата работна книга
   Този код ще зададе определена област за печат (напр. "A1:C7") на всеки работен лист в работната книга.

   Sub SetPrintAreaAllSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
           ws.PageSetup.printArea = printArea
       Next ws
   End Sub
   

   VBA код 2: Задайте същата област за печат за определени работни листове в текущата работна книга
   Този код ще зададе една и съща област за печат в определен списък с работни листове (напр. "Sheet1""Sheet3""Sheet5").

   Sub SetPrintAreaOnSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
       Dim sheetNames As Variant
       Dim i As Long
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       ' Array of specific worksheet names to change print area
       sheetNames = Array("Sheet1", "Sheet3", "Sheet5")
   
       ' Loop through all sheet names in the array
       For i = LBound(sheetNames) To UBound(sheetNames)
           ' Check if the sheet exists in the workbook
           If SheetExists(CStr(sheetNames(i))) Then
               ' Set print area on the specified sheet
               Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetNames(i))
               ws.PageSetup.printArea = printArea
           End If
       Next i
   End Sub
   
   ' Helper function to check if a sheet exists
   Function SheetExists(sheetName As String) As Boolean
       Dim sheet As Object
       On Error Resume Next
       Set sheet = ThisWorkbook.Sheets(sheetName)
       On Error GoTo 0
       SheetExists = Not sheet Is Nothing
   End Function

3. Натиснете F5 ключ за изпълнение на кода.
4. Когато отпечатвате тези области от посочените листове, моля щракнете досие > Изпринти, В Настройки раздел, изберете Отпечатайте цялата работна книга, след което щракнете върху Изпринти бутон, за да започнете да печатате.
   

Регулирайте областта за печат

Този раздел ще ви покаже как да коригирате съществуващата област за печат в работна книга на Excel.

Добавете клетки към съществуваща област за печат

Можете да разширите областта за печат, като добавите повече клетки към съществуващата област за печат. Например, за да разширите област за печат от диапазона A1:C5 до A1:C7, можете да направите следното.

1. Изберете диапазона от клетки A6:C7, който искате да добавите към съществуващата област за печат A1:C5.
   
2. Отидете в Page Layout кликнете върху Печатната зона > Добавяне към областта за печат.
   

Съществуващата област за печат вече е разширена от A1:C5 до A1:C7.

Добавяне или премахване на съседни клетки от съществуваща област за печат

Можете да добавите или премахнете съседни клетки от съществуваща област за печат, като преместите линията за прекъсване на страницата във вашия работен лист, приспособявайки разпечатката към вашите специфични нужди.

1. След като зададете областта за печат, отидете в раздела Изглед, изберете Преглед на прекъсване на страницата.
   
2. Ще видите сини линии, показващи прекъсванията на страниците. Диапазонът в рамките на границата е областта за печат. За да коригирате областта за печат, задръжте курсора на мишката върху линията за прекъсване на страницата, докато се превърне в двустранна стрелка. Щракнете и плъзнете линията за прекъсване на страница, за да включите или изключите клетки в областта за печат.
   

Редактирайте директно текущата област за печат

Можете директно да промените областта за печат, като визуално коригирате препратката към клетката в диалоговия прозорец Настройка на страницата.

1. Отидете в Page Layout щракнете върху бутона за стартиране на диалогов прозорец (малката стрелка в долния десен ъгъл на групата), за да отворите Page Layout диалогов прозорец.
   
2. в Page Setup диалогов прозорец, навигирайте до Лист раздел. Тук препратките към клетките на областите за печат на текущия работен лист се показват в Печат област кутия. Можете директно да редактирате препратките към клетките на областта за печат в това поле. И накрая щракнете OK за да запазите промените.
   

Заменете текущата област за печат с нова

Ако трябва да актуализирате областта за печат във вашия работен лист, следвайте тези стъпки, за да замените бързо съществуващата област за печат с нова.

1. Изберете диапазона от клетки, който искате да зададете като нова област за печат.
2. Отидете в Page Layout кликнете върху Печатната зона > Задайте област за печат.
   

Това действие ще замени всички съществуващи области за печат с новоизбрания диапазон.

Изчистете областта за печат

За да изчистите зададената област за печат в текущия работен лист, моля, направете следното.

1. В раздела Оформление на страницата щракнете върху Печатната зона > Изчистване на областта за печат.
   

Тогава всички области за печат в текущия работен лист се изчистват незабавно.

Още съвети за областта за печат

Този раздел изброява някои съвети и трикове, които може да са ви необходими, когато работите с области за печат в Excel.

Игнорирайте областта за печат

Ако сте задали област за печат в работен лист, но понякога трябва да отпечатате целия лист, можете да активирате опцията Игнориране на зоната за печат в настройките за печат. Тази функция отменя зададената област за печат, позволявайки целият лист да бъде отпечатан според нуждите.

1. Кликнете досие > Изпринти за да отворите Изпринти раздел.
2. в Изпринти раздел, щракнете, за да отворите Настройки падащ списък и след това изберете Игнориране на областта за печат опция в менюто. Ще се появи отметка преди опцията, след като бъде активирана.
   

След като кликнете върху Изпринти ще се отпечата целият работен лист, като се игнорира зададената област за печат.

Заключване/защита на областта за печат

По подразбиране в Excel защитата на работен лист не защитава директно настройките на областта за печат. Това означава, че въпреки че работният лист е защитен, потребителят с работната книга може да промени или изчисти областта за печат. Ако често споделяте работни книги и искате да защитите определената област за печат, VBA кодът в този раздел може да ви помогне.

1. В работната книга, която искате да защитите областта за печат в определен лист, натиснете Друг + F11 за да отворите Microsoft Visual Basic за приложения прозорец.
2. В този отварящ се прозорец кликнете два пъти върху Тази работна книга проект в левия прозорец и след това въведете следния VBA код в код прозорец.
   
   VBA код: Заключване или защита на областта за печат

   Private Sub Workbook_Open()
   'Updated by Extendoffice 20210206
       SetPrintArea "commission  IFS", "A1:C7" ' Specify the sheet name and the print area
   End Sub
   Sub SetPrintArea(sheetName As String, printArea As String)
       Dim ws As Worksheet
       Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetName)
       ws.PageSetup.printArea = printArea
   End Sub
   

   Забележка: В този VBA код заменете „комисионна IFS” с името на вашия работен лист и „A1:C7" с областта за печат, която искате да зададете.
3. Запазете кода и натиснете Друг + Q клавиши, за да се върнете към работния лист, и след това щракнете досие > Запази като > паса.
4. В откриването Save As диалогов прозорец, изберете целева папка, преименувайте файла според нуждите си, изберете Работна книга с активирани макроси на Excel от Запиши като тип падащ списък и накрая щракнете върху Save бутон.
   

При всяко отваряне на работната книга този код ще гарантира, че областта за печат е зададена на зададената от вас област. Това не е перфектно решение, тъй като не може да попречи на потребителите да променят областта за печат по време на сесия, но гарантира, че правилната област за печат се използва при всяко отваряне на работната книга.

Визуализирайте областта за печат

В този раздел ще ви покажа как да визуализирате областта за печат, след като бъде настроена, като гарантирате, че вашият документ е готов за печат точно както е предвидено.

След като настроите областта за печат, отидете на Гледка кликнете върху Преглед на прекъсване на страницата в Изгледи на работна книга група.

Резултат

Работният лист ще превключи на Преглед на прекъсване на страницата изглед, където можете да видите областта за печат, очертана от сините граници на прекъсване на страницата. Вижте екранната снимка по-долу за визуално представяне.

В заключение, овладяването на областта за печат в Excel е решаващо умение за ефективно управление на начина, по който вашите данни се представят в печатна форма. С уменията в това изчерпателно ръководство можете да гарантирате, че вашите Excel листове са винаги готови за печат, точно както възнамерявате. За онези, които желаят да навлязат по-дълбоко във възможностите на Excel, нашият уебсайт може да се похвали с изобилие от уроци. Открийте още съвети и трикове за Excel тук.

Свързани статии