Добре дошли в света на опростения анализ на данни в Excel! Независимо дали сте опитен анализатор на данни или някой, който току-що започва, функцията за анализиране на данни на Excel (по-рано наричана Идеи) променя играта. Със своите възможности, управлявани от AI, този инструмент трансформира сложни данни в разбираеми прозрения с лекота. Отминаха дните на обезсърчаващи формули и отнемащо време обработка на данни.

Този урок е предназначен да ви преведе през мощната функция за анализиране на данни, като прави визуализацията и анализа на данни не само достъпни, но и приятни. Пригответе се да отключите пълния потенциал на вашите данни само с няколко щраквания и открийте прозрения, които никога не сте подозирали, че са на една ръка разстояние. Нека се потопим и проучим как анализирането на данни на Excel може да революционизира начина, по който работите с данни!

Обърнете внимание, че функцията за анализиране на данни в Excel използва услуги с изкуствен интелект, за да разгледа вашите данни, което може да породи опасения относно сигурността на данните. За да разрешите всякакви подобни опасения и да предоставите яснота относно това как се управляват вашите данни, прегледайте Декларация за поверителност на Microsoft за изчерпателна информация.

• Лесно ръководство за задаване на въпроси в Анализиране на данни на Excel
• Нямате предвид въпрос (разгледайте възможностите във вашите данни)

• Направете корекции на графиките
• Правете корекции на обобщени таблици

Видео: Анализиране на данни в Excel

Какво е анализиране на данни

Analyze Data на Excel, управляван от AI инструмент, революционизира анализа на данни, като ви позволява да взаимодействате с вашите данни чрез прости заявки на естествен език. Тази функция елиминира необходимостта от писане на сложни формули, което ви позволява лесно да разкривате и разбирате сложни модели и тенденции във вашите набори от данни. Той обработва вашите данни и предоставя прозрения под формата на визуални обобщения, идентифицирайки ключови тенденции и модели, като по този начин опростява сложността на анализа на данните.

Analyze Data опростява сложността на анализа на данни и предлага значителни предимства, като повишена ефективност при обработката на данни, удобно за потребителя взаимодействие и възможност за бързо генериране на прозрения, които могат да се предприемат. Тези предимства правят Analyze Data безценен инструмент както за начинаещи, така и за опитни потребители на Excel, рационализирайки процеса на анализ на данни по мощен и интуитивен начин.

В момента функцията поддържа четири вида анализ:

• 🥇 Класиране: Този анализ идентифицира и подчертава елементи, които значително се открояват от другите, като подчертава най-видните точки от данни.
• 📈 Тенденция: Той открива и подчертава последователни модели в поредица от данни, свързани с времето, разкривайки прогресия или промени.
• 👤 Изключително: Този тип е опитен в определянето на необичайни точки от данни във времеви редове, осветявайки аномалии.
• 👨‍👩‍👧‍👧 мнозинство: Този анализ е ключов за идентифициране на сценарии, при които по-голямата част от общата стойност се определя от отделен фактор, илюстриращ концентрирани въздействия.

невероятно! Използване на ефективни раздели в Excel като Chrome, Edge, Firefox и Safari!
Спестете 50% от времето си и намалете хилядите кликвания на мишката за вас всеки ден!

Къде да намерите Analyze Data

За да използвате Analyze Data, уверете се, че използвате най-новата версия на Office като абонат на Microsoft 365. Предлага се в Excel за Microsoft 365 на платформи Windows и Mac, както и в Excel за уеб. Функцията за анализиране на данни е достъпна за абонати на Microsoft 365 на множество езици, включително английски, френски, испански, немски, опростен китайски и японски.

За да намерите командата за анализиране на данни:

1. Отидете в Начало раздел в Excel.
2. Погледнете най-вдясно на лентата, където ще намерите Анализирайте данните команда.
3. 

Използвайте Analyze Data, за да създавате диаграми / да получавате отговори

След като отворите работния лист, съдържащ набора от данни, който искате да анализирате с функцията за анализиране на данни:

1. Изберете клетка в диапазона от данни.
2. Кликнете върху Анализирайте данните бутона на Начало раздела.

- Анализирайте данните прозорецът ще се появи от дясната страна на вашето работно пространство на Excel. Този панел служи като мощен шлюз към задълбочени прозрения за данни, като ви позволява да задавате персонализирани въпроси, да изследвате различни прозрения и да разкривате скрити тенденции във вашите данни, всичко това чрез този интуитивен и удобен за потребителя интерфейс.

Лесно ръководство за задаване на въпроси в Анализиране на данни на Excel

Когато се ангажирате с функцията за анализиране на данни, използвайте силата на обработката на естествен език, за да взаимодействате с вашите данни. Тази усъвършенствана възможност ви позволява да задавате запитвания на обикновен език, подобно на начина, по който бихте попитали колега. Със своите усъвършенствани AI алгоритми Excel интерпретира вашите заявки, задълбочавайки се във вашия набор от данни, за да разкрие и визуално да представи значими прозрения.

Стъпки за задаване на въпроси и получаване на отговори:

1. Въведете въпроса си в поле за запитване.
2. Удар Въведете за извличане на отговори, които Analyze Data показва като визуални представяния като диаграми или таблици в Ето нашия отговор раздел.
3. Изберете отговор, който е близо до вашия въпрос, и щракнете върху + Вмъкване на обобщена таблица бутон, за да добавите съответната осева таблица във вашата работна книга.
   Съвет: Бутонът може да варира и да изглежда като + Вмъкване на диаграма or + Вмъкване на обобщена диаграма въз основа на типа отговор.
   

Резултат

• Когато вмъкнете обобщена таблица или обобщена диаграма с помощта на функцията за анализ на данни, Excel създава нов работен лист, за да го приспособи, както е показано по-долу.

  

• Ако вмъкнете обикновена диаграма, тя ще бъде вмъкната директно в оригиналния ви работен лист, без да създавате нов лист.
  

Нямате предвид въпрос (разгледайте възможностите във вашите данни)

Ако подхождате към вашите данни, без да имате предвид конкретна заявка, или се интересувате от проучване на вашите данни и искате да знаете какво е възможно, можете или опитайте персонализирани предложени въпроси or открийте персонализирани визуални обобщения, тенденции и модели:

невероятно! Използване на ефективни раздели в Excel като Chrome, Edge, Firefox и Safari!
Спестете 50% от времето си и намалете хилядите кликвания на мишката за вас всеки ден!

Опитайте персонализирани предложени въпроси

Excel автоматично генерира въпроси, свързани с вашите данни, показани под полето за заявка. Още предложения ще се появят, докато взаимодействате с полето за въвеждане, предоставяйки набор от заявки, съобразени с характеристиките на вашия набор от данни.

1. Изберете въпроса, който ви интересува или от списъка, показан под полето за заявка, или от допълнителните предложения, които се появяват, докато взаимодействате с полето за въвеждане.

   

2. С отговорите, представени като визуални представяния, като диаграми или таблици, в Ето нашия отговор раздел, изберете отговор, който харесвате, и щракнете върху + Вмъкване на обобщена таблица бутон, за да добавите съответната таблица във вашата работна книга.
   Съвет: Бутонът може да варира и да изглежда като + Вмъкване на диаграма or + Вмъкване на обобщена диаграма въз основа на типа отговор.

   

Открийте персонализирани визуални обобщения, тенденции и модели

в Открийте прозрения раздел, открийте автоматично генерирани визуални прозрения с Анализиране на данни на Excel. Тази функция също интелигентно създава автоматизирани визуални обобщения за вашите данни. Той опростява процеса на изследване на вашите данни от множество гледни точки, като предлага достъпен начин за разкриване на скрити прозрения. Просто изберете прозрения, които харесвате, и щракнете върху + Вмъкване бутон, за да добавите съответната таблица или диаграма във вашата работна книга. Съвет: Щракнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл на Открийте прозрения раздел за избор на полета, върху които Excel да се фокусира по време на анализ.

Резултат

• Когато вмъкнете обобщена таблица или обобщена диаграма с помощта на функцията за анализ на данни, Excel създава нов работен лист, за да го приспособи, както е показано по-долу.

  

• Ако вмъкнете обикновена диаграма, тя ще бъде вмъкната директно в оригиналния ви работен лист, без да създавате нов лист.
  

Персонализирайте диаграмите или обобщените таблици, създадени от Analyze Data

Excel ви дава пълна гъвкавост за модифициране на обобщените таблици и диаграми, които създавате с помощта на функцията за анализ на данни. Имате свободата да форматирате тези елементи, да променяте техните стилове, да преименувате заглавки по подразбиране или дори да добавяте повече полета. Това ви позволява да персонализирате автоматично генерираните обобщени таблици и диаграми за вашите специфични нужди за анализ, независимо дали става въпрос за промяна на начина, по който стойностите се обобщават или как се показват.

Направете корекции на графиките

Персонализирането на диаграми в Excel е лесно и позволява висока степен на персонализиране, за да отговаря по-добре на вашите нужди за визуализация на данни. Ето някои ключови начини да направите корекции на вашите диаграми:

1. Да се добавяне или премахване на елементи от диаграмата (включително заглавия, етикети и други необходими подробности), изберете диаграмата и след това щракнете върху бутона със знак плюс, който се появява близо до горния десен ъгъл на диаграмата.
2. Щракнете с десния бутон върху диаграмата и изберете Промяна на типа на диаграмата да се променете стила на диаграмата (напр. линейна или кръгова диаграма), която отговаря на вашите данни по-добре.
3. Щракнете с десния бутон върху всеки елемент от диаграмата (като оси, легенда или серия от данни) и изберете формат (напр. Форматиране на площта на графиката) до форматирайте го, коригирайки цветове, шрифтове и др.
4. Щракнете с десния бутон върху диаграмата и изберете Изберете Данни да се промените данните, на които се основава диаграмата.
5. Използвайте Стилове на диаграми опции в Дизайн на диаграма раздел (или Дизайн ако е PivotChart) за бързо промяна на външния вид на диаграмата.
   
   Допълнителен съвет: За повече опции за форматиране на вашите диаграми щракнете двукратно върху произволен елемент от диаграмата. Това действие ще отвори формат прозорец от дясната страна на Excel, предлагащ обширни възможности за персонализиране за всеки компонент на вашата диаграма.

невероятно! Използване на ефективни раздели в Excel като Chrome, Edge, Firefox и Safari!
Спестете 50% от времето си и намалете хилядите кликвания на мишката за вас всеки ден!

Правете корекции на обобщени таблици

В следващите раздели ще разгледаме две ключови области на персонализирането на обобщена таблица: Директни корекции, които можете да правите в самата обобщена таблица, като филтриране и сортиране на данни и модифициране на колони за изчисление. Разширени персонализации с помощта на панела с полета на обобщена таблица, които позволяват по-подробни и специфични корекции за подобряване на анализа на вашите данни.

Лесно филтрирайте, сортирайте и персонализирайте изчисления директно във вашата обобщена таблица

Като щракнете върху елемент във вашата обобщена таблица, можете лесно да получите достъп и да промените различни функции.

1. Изберете иконата на филтъра в заглавките на обобщената таблица към филтър за конкретни елементи или множество критерии.
2. Изберете иконата за сортиране да се подредете данните в обобщената таблица по желание.
3. Щракнете двукратно върху заглавката на колоната за изчисление, за да отворите Настройки на полето за стойност диалогов прозорец, където можете преименувайте колоната, и изберете различни видове изчисления.
   Съвет: В рамките на диалоговия прозорец можете също задайте конкретен числов формат. Като навигирате до Показване на стойност като раздел, можете представят стойностите по различни начини, като например показването им като процент от общата сума.
4. Щракнете двукратно върху някой от резултатите от изчислението, за да извлечете основните данни използвани за това конкретно изчисление.

   

   Допълнителен съвет: Разгледайте още опции за корекция, като щракнете с десния бутон върху клетка във вашата обобщена таблица или използвате функции на Анализ на обобщена таблица раздел в лентата.

Използване на панела с полета за подробни персонализации на PivotTable и PivotChart

Когато изберете обобщена таблица или обобщена диаграма, Полета на обобщена таблица / обобщена диаграма прозорецът ще се появи от дясната страна на екрана. Този панел предоставя различни допълнителни опции за персонализиране, позволяващи по-прецизен и подробен анализ на вашите данни.

1. Поставете отметка в квадратчето до всяко име на поле в Изберете полета, които да добавите към отчета кутия към добавете полета към вашата обобщена таблица. Съвет: Изчистването на отметката премахва съответното поле.

   

2. Плъзнете едно и също поле повече от веднъж към Ценности област и след това изберете новодобавеното поле и изберете Настройки на полето за стойност да се показват различни изчисления.

   

3. В рамките на Настройки на полето за стойност диалогов прозорец, превключете към Показване на стойности като и изберете опция за представя стойности в различни формати, като процент от общата сума. Екранната снимка по-долу илюстрира това с второто поле за продажби, показано като процент.

   

4. Пренареждане на поле като щракнете върху него и използвате команди като Премести нагоре, Премести надолу, Преместване в началото, Преместване до край, И още.

   

5. Променете как се показват грешките и празните клетки като изберете произволно място във вашата обобщена таблица, като отидете до Анализ на обобщена таблица раздел и избиране Настроики в Осева таблица група. В диалоговия прозорец, който се появява, под Оформление и формат раздели, изберете За стойности на грешка / показват празни клетки квадратчето за отметка и въведете стойността, която искате да покажете.

   

   Допълнителен съвет: За повече корекции изберете което и да е поле в Плъзнете полета между областите по-долу раздел или разгледайте Анализ на обобщена таблица раздел в лентата.

Актуализиране на резултатите от анализа на данните, когато данните се променят

Когато използвате функцията за анализ на данни в Excel, поведението на диаграмите и обобщените таблици в отговор на промените в данните варира:

невероятно! Използване на ефективни раздели в Excel като Chrome, Edge, Firefox и Safari!
Спестете 50% от времето си и намалете хилядите кликвания на мишката за вас всеки ден!

• Графики: Ако сте вмъкнали диаграма с помощта на Analyze Data, тя ще се актуализира автоматично, когато основните данни се променят. Това е така, защото диаграмите в Excel са динамично свързани с техните източници на данни.
• обобщени таблици: Обобщените таблици, от друга страна, не се актуализират автоматично, когато изходните данни се променят. За да отразите най-новите данни в обобщена таблица, трябва ръчно да я опресните. Можете да направите това, като щракнете с десния бутон върху обобщената таблица и изберете Обновяване, или като използвате Обновяване бутон в Дата група под Анализ на обобщена таблица раздела.

  

Ограничения на анализа на данните

Въпреки че Analyze Data е мощен, той има своите граници:

• Ограничение за големи набори от данни: Анализ на данни не може да обработва набори от данни, по-големи от 1.5 милиона клетки. В момента няма пряко решение. Можете обаче да филтрирате данните си и да ги копирате на ново място за анализ.
• Съображения относно структурата на данните: За оптимални резултати Analyze Data работи най-добре със структурирани таблични данни. Сложните или неструктурирани данни може да изискват допълнителна обработка, потенциално с помощта на инструменти като Power Query за по-добра организация и анализ.
• Обработка на низови дати: Дати, форматирани като низове, като "2024-01-01," се третират като текст. За да ги анализирате като дати, създайте нова колона, като използвате ДАННИ or DATEVALUE функции и го форматирайте по подходящ начин.
• Проблем с режима на съвместимост: Анализ на данни е несъвместим с Excel в режим на съвместимост (.xls формат). За да използвате тази функция, запишете файла си във формат .xlsx, .xlsm или .xlsb.
• Предизвикателство със слети клетки: Обединените клетки усложняват анализа на данните, тъй като могат да объркат AI. За задачи като центриране на заглавка на отчет, разменете обединяването на клетките и използвайте Център опция, от която се нуждаете в Подравняване група на Начало раздела.
• Невъзможност за извършване на аритметични операции между колони: Анализ на данни не може да извършва аритметични операции между данни от две различни колони. Въпреки че може да изпълнява изчисления в колона като сума и средна стойност, не може директно да изчислява операции между две колони. За такива изчисления ще трябва да разчитате на стандартни формули на Excel във вашия работен лист.
• Ограничения на AI: AI компонентът на Analyze Data може да има проблеми с разбирането на определени полета или може да обобщава данни ненужно.

Анализирането на данни в Excel представлява значителен напредък в анализа на данни, предлагайки комбинация от лекота и дълбочина. Като разберете неговите възможности и ограничения и се научите да задавате правилните въпроси, можете да впрегнете пълната мощ на AI, за да вземате информирани решения въз основа на вашите данни. Надявам се да намерите урока за полезен. Ако искате да проучите още съвети и трикове за Excel, моля, натиснете тук за достъп до нашата обширна колекция от над хиляди уроци.

Свързани статии

• Пълно ръководство за инструмента за бърз анализ на Excel (с примери)
• Как да анализираме данните от проучването в Excel?