Когато се сблъскате с набор от данни и не сте сигурни откъде да започнете своя анализ, Excel предлага полуавтоматично решение: инструментът за бърз анализ. Тази функция предоставя набор от прости анализи, свързани с форматиране, диаграми и др. Този урок ще разгледа подробно инструмента за бърз анализ, предлагайки примери за илюстриране на практическото му приложение.

Какво представлява инструментът за бърз анализ?
Къде е инструментът за бърз анализ?
Как да използвам инструмента за анализ?
Форматиране
Графики
Общо
Маси
Искрящи линии
Защо инструментът за бърз анализ не се показва?

Видео: Как да използвате Quick Analysis в Excel

Какво представлява инструментът за бърз анализ?

Инструментът за бърз анализ в Excel е динамична функция, която предлага незабавен достъп до различни аналитични инструменти като форматиране, диаграми и таблици въз основа на избраните данни. Той опростява процеса на анализиране на сложни набори от данни, като улеснява визуализирането и разбирането на тенденциите и моделите на данните.

Къде е инструментът за бърз анализ?

За разлика от традиционните функции на Excel, намиращи се на лентата или менютата, инструментът за бърз анализ работи дискретно.

Как да получите достъп

1. Започнете, като изберете диапазона от данни, който искате да анализирате. Потърсете Бутон за бърз анализ в долен десен ъгъл от избрания диапазон. Ако не се вижда, можете да натиснете Ctrl + Q да го изведа.

   

2. След това кликнете върху Бутон за бърз анализ за показване на менюто. The Меню за бърз анализ предлага различни категории за анализ на данни. Задържането на мишката върху опция визуализира ефекта и щракването върху нея прилага функцията.

   

Как да използвам инструмента за анализ?

Инструментът за бърз анализ на Excel е мощна функция, която предлага бърз достъп до различни методи за анализ на данни. Нека се потопим във всяка от петте категории, като изследваме техните приложения, подходящи сценарии и някои практически примери.

Форматиране

Използва се за визуално разграничаване на данни въз основа на определени критерии, като подчертаване на най-високите стойности или идентифициране на дубликати. Наличните опции зависят от типа данни, който сте избрали:

• За числови данни: Можете да използвате лента с данни, цветови скали, набори от икони, горни 10%, по-големи от конкретна стойност, за да маркирате съответните стойности.
• За дати: Можете да оцветите датите в последния месец, миналата седмица или по-голямо от, по-малко от, равно на конкретна дата.
• За текстове: Можете да маркирате дубликатите или уникалните стойности.

Пример: Маркирайте стойностите, които са по-големи от 1200 в колона

Изберете колоната, в която искате да маркирате стойности, по-големи от 1200, щракнете върху Бутон за бърз анализ, отидете на Форматиране и щракнете върху По-голяма.

В пукането По-велик от диалог, тип 1200 в лявото текстово поле, след което задайте типа осветяване в десния падащ списък. След това щракнете OK.

Сега стойностите, които са по-големи от 1200, се маркират със специфичен цвят.

Клавишна комбинация за форматиране на бърз анализ: Ctrl + Q след това F.

Графики

Идеален за визуализиране на модели на данни и тенденции. Предлага различни типове диаграми като лентови, колонни, линейни и кръгови диаграми.

В зависимост от избраните от вас данни, инструментът за бърз анализ на Excel представя най-подходящите опции за диаграма за графично изобразяване на вашите данни. Това помага за по-ефективното визуализиране на модели, тенденции и взаимоотношения.

Пример: Създайте диаграма въз основа на набор от данни

Изберете набора от данни, който искате да създадете диаграма, щракнете върху Бутон за бърз анализ, отидете на Графики и изберете тип диаграма. Ако искате да намерите повече типове диаграми, щракнете Повече ▼….

След като щракнете върху диаграмата, тя веднага се вмъква.

Клавишна комбинация за диаграми за бърз анализ: Ctrl + Q след това C.

Общо

Функцията Totals в инструмента за бърз анализ на Excel позволява бързи изчисления на различни обобщени статистически данни като сума, средна стойност, брой, общ процент и текуща обща сума, като се адаптира към вашия тип данни.

• За числова стойност можете да сумирате, броите, усреднявате, % общо и да правите други изчисления.

• За текстови данни сте ограничени до функцията Count, показваща броя на клетките, съдържащи текст.

Общите суми могат да се прилагат както към редове, така и към колони:

• За вертикални обобщения в колони изберете от няколко опции, маркирани в синьо.
• За хоризонтални обобщения в редове използвайте дясната стрелка за навигация и изберете от маркирани в жълто опции, които най-добре отговарят на вашите данни.

Пример: Сумирайте общите цени

Изберете колоните, в които искате да сумирате общите числа, щракнете върху Бутон за бърз анализ, отидете на Общо раздела и изберете Сума.

След това сумата от общите цени се изчислява в последната клетка на колоната в набора от данни.

Клавишна комбинация за общи суми за бърз анализ: Ctrl + Q след това O.

Маси

Преобразувайте вашите данни в професионално управлявана таблица на Excel с вградено филтриране, сортиране и автоматично разширяване. За по-задълбочен анализ, лесно създайте обобщена таблица на нов лист, като използвате избраните от вас данни. Освен това можете директно да използвате препоръчаните обобщени таблици.

Пример: Създайте обобщена таблица, за да покажете сумите на сумата на продажбите по отдели

Изберете набора от данни, който искате да създадете обобщена таблица, щракнете върху Бутон за бърз анализ, отидете на Маси раздела, след което прегледайте дали има обобщена таблица, която искате, и щракнете върху нея. Ако не, щракнете Повече за да създадете празен и да посочите редовете и колоните.

След това се създава нов лист с обобщена таблица.

Клавишна комбинация за таблици за бърз анализ: Ctrl + Q след това T.

Искрящи линии

Това са минидиаграми, поставени в отделни клетки, всяка от които представлява ред от данни, идеални за показване на тенденции и модели.

• За текстови данни опциите под Искрящи линии ще се промени в сиво.

  

Пример: Вмъкване на искрящи линии към всеки проект

Изберете набора от данни, който искате да създадете, вмъкнете искрящи линии, щракнете върху Бутон за бърз анализ, отидете на Искрящи линии кликнете върху Линия.

След това искрящите линии се вмъкват в дясната колона на набора от данни

Клавишна комбинация за искрящи линии за бърз анализ: Ctrl + Q след това T.

Защо инструментът за бърз анализ не се показва?

Ако инструментът за бърз анализ не се показва, проверете опциите на Excel:

1. Кликнете досие раздел, отидете до Excel's Настроики.

2. Уверете се Показване на опциите за бърз анализ при избор функцията е активирана в настройките.

3. Ако е деактивиран, активирането му трябва да направи инструмента достъпен, след което щракнете OK за да влезе в сила.

   

Инструментът за бърз анализ на Excel е мощен съюзник в анализа на данни, като прави сложните задачи по-прости и по-интуитивни. Като разберете как ефективно да използвате този инструмент, можете да отключите нови прозрения от вашите данни с минимални усилия. Не забравяйте, че ключът към овладяването на Excel се крие в изследването и използването на такива скрити скъпоценни камъни. За повече променящи играта стратегии на Excel, които могат да подобрят управлението на вашите данни, проучете повече тук..