Падащият списък е мощна функция в Excel, която позволява на потребителите да избират стойности от предварително дефинирани опции вместо ръчно въвеждане, осигурявайки по-добра точност и ефективност при въвеждане на данни. Независимо дали сте начинаещ или опитен потребител на Excel, разбирането и използването на падащи списъци може значително да подобри вашата продуктивност и възможности за управление на данни. В тази статия ще представим стъпка по стъпка различни начини за създаване на падащ списък в Excel.

• Създайте падащ списък
• Чрез ръчно въвеждане
• От гама
• От Kutools с по-малко кликвания
• От таблица (динамично)
• От име на диапазон
• От друга работна книга
• Предупреждение за грешка (разрешете други записи)
• Input съобщение
• Други бележки

---

Видео: Създайте падащ списък

Абонирайте се за нашия канал сега: отключете първокласни съвети за Excel!

Създайте падащ списък

Нека започнем да се учим как да създадем падащ списък в Excel.

Създайте падащ списък чрез ръчно въвеждане

Стъпка 1: Изберете клетката(ите), които искате да поставите в падащия списък

Стъпка 2: Отидете до раздела Данни и щракнете върху Проверка на данни

Стъпка 3: Задайте настройки в диалоговия прозорец за проверка на данните

Под Настройки раздел, моля, посочете настройките по-долу:

1. Изберете списък от Позволете падащ списък;
2. Въведете елементите, които искате да покажете в падащия списък в източник раздел, отделете ги със запетая;
3. Кликнете OK.

Резултат:

Сега падащият списък е създаден.

Създайте падащ списък от диапазон

За да създадете падащ списък въз основа на диапазон от стойности на клетки, моля, следвайте стъпките по-долу:

Стъпка 1: Изберете клетката(ите), които искате да поставите в падащия списък

Стъпка 2: Отидете до раздела Данни и щракнете върху Проверка на данни

Стъпка 3: Задайте настройки в диалоговия прозорец за проверка на данните

Под Настройки раздел, моля, посочете настройките по-долу:

1. Изберете списък от Позволете падащ списък;
2. Щракнете върху иконата за избор за да изберете списъка с източници в източник раздел;
3. Кликнете OK.

Резултат:

Сега падащият списък е създаден.

Създайте падащ списък с Kutools

Ето една удобна функция – Създайте прост падащ списък of Kutools за Excel може да ви позволи бързо и лесно да създадете падащ списък с по-малко кликвания. Ето как да направите:

1. Изберете клетка(и), за да поставите падащия списък;
2. Кликнете Kutools и щракнете върху Падащ списък > Създайте прост падащ списък;
3. Изберете диапазона от клетки (или директно въведете елементи, разделени със запетая), които искате да покажете в падащия списък, щракнете върху OK.
   

Създаване на падащ списък от таблица (динамичен)

Ако искате да създадете динамичен разширяем падащ списък, който се актуализира автоматично, когато добавяте или премахвате елементи от изходния списък, трябва да поставите изходните данни в таблица на Excel.

Стъпка 1: Преобразувайте изходния списък в таблица

Изберете списъка с източници и щракнете Поставете > Маса, и в Създаване на таблица диалогов прозорец, ако изборът включва заглавка на колона, моля, отбележете Моята таблица има заглавки, след което щракнете върху OK.

Стъпка 2: Изберете клетката(ите), които искате да поставите в падащия списък

Стъпка 3: Отидете до раздела Данни и щракнете върху Проверка на данни

Стъпка 4: Задайте настройки в диалоговия прозорец за проверка на данните

Под Настройки раздел, моля, посочете настройките по-долу:

1. Изберете списък от Позволете падащ списък;
2. Щракнете върху иконата за избор за да изберете диапазона на таблицата (с изключение на заглавката) в източник раздел;
3. Кликнете OK.

Резултат:

Падащият списък е създаден.

И когато добавяте или премахвате елементи от изходната таблица, падащият списък ще се актуализира едновременно.

Създайте падащ списък от име на диапазон

Ако ще създавате падащи списъци в няколко листа въз основа на един и същ списък с източници, препоръчвам ви да създадете име на диапазон за списъка с източници за лесно препращане.

Стъпка 1: Създайте име на диапазон за списъка източник

Изберете списъка с източници и отидете в полето за име (до лентата с формули) и въведете име за него (името не може да съдържа интервал или други специални знаци), след което натиснете Въведете ключ за завършване.

Стъпка 2: Изберете клетката(ите), които искате да поставите в падащия списък

Стъпка 3: Отидете до раздела Данни и щракнете върху Проверка на данни

Стъпка 4: Задайте настройки в диалоговия прозорец за проверка на данните

Под Настройки раздел, моля, посочете настройките по-долу:

1. Изберете списък от Позволете падащ списък;
2. Въведете знак за равенство и последван от името, което сте задали в стъпка 1 в източник раздел като

   =SourceList

   Можете също да кликнете върху източник texbox и натиснете F3 ключ за отваряне Поставете име диалогов прозорец, след което изберете желаното име на диапазон от списъка, щракнете върху OK за да го вмъкнете в текстовото поле.
3. Кликнете OK.

Резултат:

Падащият списък е създаден.

Създайте падащ списък от друга работна книга

Ако списъкът с източници и падащият списък което ще бъде създадено са в различни работни книги, когато изберете списъка с източници в източник точка на Потвърждаване на данните ще се появи предупреждение за предотвратяване на създаването.

Тук тази част ще ви каже как да създадете падащ списък от друга работна книга.

Стъпка 1: Създайте име на диапазон за списъка източник в работната книга източник

В изходната работна книга изберете изходните елементи, които искате да се показват в падащия списък. След това отидете на Име Box който е до Формула Бар, въведете име, като например "SourceList".

Стъпка 2: Дефинирайте име, което препраща към вашия списък с източници в работната книга на падащия списък

1. Активирайте работната книга, където искате да създадете падащ списък, щракнете Формула > Определете име.

   

2. В пукането Ново име диалогов прозорец, зададен по-долу:

   1. Въведете име в Име кутия, като напр Точки;
   2. Въведете знак за равенство, последван от името на изходната работна книга и името, което сте дефинирали за списъка с източници в стъпка 1 в Отнася се за тo кутия, като напр

      =SourceFile.xlsx!SourceList

   3. Кликнете OK.

       

Стъпка 3: Изберете клетката(ите), които искате да поставите в падащия списък

Стъпка 4: Отидете до раздела Данни и щракнете върху Проверка на данни

Стъпка 5: Задайте настройки в диалоговия прозорец за проверка на данните

Под Настройки раздел, моля, посочете настройките по-долу:

1. Изберете списък от Позволете падащ списък;
2. Въведете знак за равенство, последван от името, което сте дефинирали в стъпка 3 в източник раздел, като

   =Items

3. Кликнете OK.

   

Резултат:

Падащият списък е създаден.

Предупреждение за грешка (разрешете други записи)

По подразбиране падащият списък позволява само стойности, съдържащи се в списъка, да бъдат въведени в клетка. Когато въведете стойност, която не съществува в падащия списък и натиснете клавиша Enter, ще се покаже предупреждение за грешка, както е показано на екранната снимка по-долу. Когато щракнете върху Опитайте отново въведената стойност се избира за повторно редактиране. Щраквайки върху Отказ бутон ще изчисти въведената стойност.

• Ако искате да позволите на потребителите да въвеждат други стойности и да спрете показването на предупреждението за грешка, можете да направите следното:

  1. Изберете клетките от падащия списък, които искате да спрете предупреждението за грешка, щракнете Дата > Потвърждаване на данните.

  2. в Потвърждаване на данните диалог, под Предупреждение за грешка махнете отметката от Показване на предупреждение за грешка след въвеждане на невалидни данни квадратче за отметка. Щракнете върху OK.

     

  Сега, когато потребителите въвеждат други стойности, не се показва предупреждение за грешка.

• Ако искате да позволите на потребителите да въвеждат други стойности, но също така да показвате предупреждение за напомняне, моля, направете следното:

  1. Изберете клетките от падащия списък, в които искате да въведете други стойности, щракнете Дата > Потвърждаване на данните.

  2. в Потвърждаване на данните диалог, под Предупреждение за грешка раздел:
     1. Съхранявайте Показване на предупреждение за грешка след въвеждане на невалидни данни поставена отметка;
     2. Изберете Информация от Стил падащ списък;
     3. Посочете Заглавие намлява Съобщение за грешка, Щракнете върху OK.

     

  Отсега нататък, когато потребителите въвеждат други стойности, изскача диалогов прозорец, който напомня, щракнете OK за да остане въведената стойност, щракнете Отказ за да изчистите въведената стойност.

  

Input съобщение

Когато създавате падащ списък, можете да добавите съобщение за въвеждане, за да напомните на потребителите да избират елементи от падащия списък, когато избират клетка, или друга информация, която искате да покажете.

1. Изберете клетките от падащия списък, към които искате да добавите съобщение за въвеждане, щракнете Дата > Потвърждаване на данните.

2. В Потвърждаване на данните диалог, под Input съобщение етикет

1. Съхранявайте Показване на съобщение за въвеждане, когато клетка е избран поставена отметка;
2. Посочете Заглавие намлява Input съобщение, Щракнете върху OK.

Сега, когато потребителите изберат клетката от падащия списък, се показва жълто текстово поле с предоставената от вас информация.

Други бележки

1. По подразбиране, когато се създаде падащ списък, "Игнорирайте празното" квадратчето за отметка е подбран. Това означава, че потребителите могат да оставят клетките празни, без да изскача предупреждение.

   Ако квадратчето за отметка „Игнориране на празно“ е без отметка, празните клетки в диапазона ще бъдат третирани като невалидни записи, предупреждението ще изскочи.

2. Ако искате да промените реда на елементите в падащия списък, можете да пренаредите списъка с източници.

3. Ако Потвърждаване на данните е деактивирана, е възможно да работите в защитен работен лист. За да активирате валидирането на данни, просто премахнете защитата на работния лист и след това приложете желаните настройки за валидиране на данни.