AI за Microsoft Word: полиране, композиране и обобщение

AI за Microsoft Word: Пренаписване, композиране, превод, обобщаване и др.

Автор: Аманда Ли Последна промяна: 2024-08-15

Kutools AI Assistant е авангарден инструмент, предназначен да трансформира начина, по който потребителите пишат и редактират в Microsoft Word. От доклади и имейли до ръкописи, той предлага напреднали възможности за пренаписване за да съответства на предпочитания от вас стил. Освен това, този базиран на изкуствен интелект асистент превъзхожда в създаването на съдържание директно от вашите подкани или ключови думи, схващайки без усилие нуждите ви, за да създадете съдържание, което съвпада перфектно с вашите цели.

В допълнение към основната поддръжка за писане, Kutools AI също предлага възможности за превод, което ви позволява бързо да превеждате документи на множество езици, като ви помага да преодолеете езиковите бариери и да комуникирате в международен план с лекота.

Освен това Kutools AI превъзхожда обработката на документи с функции като ефективна обобщаване на дълги документи, съдържание продължение за разширяване на недовършени параграфи, и цялостна оценка на документи въз основа на предварително зададени стандарти.

Освен пренаписването, композирането, превода и обобщаването, Kutools AI също така подобрява документите на Word със своите интерактивни възможности, отговаряне на въпроси и предоставяне на пояснения въз основа на съдържанието на документа. Този урок ще ви покаже как тези функции могат да направят процеса на писане по-ефективен, креативен и интелигентен.

Защо да използвате Kutools AI Assistant вместо ChatGPT или други AI инструменти?

Намерете Kutools AI Assistant в Microsoft Word

Активирайте Kutools AI Assistant с OpenAI API ключ

Използвайте Kutools AI Assistant

Въпроси и отговори за документи: Оптимизиране на задачите за документи (обобщаване, анализиране, оценка, продължаване на писането и т.н.)
Чат: Отговорете на всеки въпрос или извикайте функциите на Kutools
Пренапишете и изгладете съдържанието за яснота и професионализъм
Генерирайте персонализирано съдържание, което да отговаря на вашите нужди
Превеждайте изречения или цели документи на всеки език

Често срещани проблеми и как да ги разрешите

Защо да използвате Kutools AI Assistant вместо ChatGPT или други AI инструменти?

💼 Интеграция с Microsoft Word: Kutools AI Assistant е проектиран специално за Microsoft Word, осигурявайки безпроблемна интеграция, която позволява на потребителите да използват възможностите на AI директно в работния процес за редактиране на документи. Тази интеграция предлага удобство и ефективност, елиминирайки необходимостта от превключване между отделни приложения или платформи за достъп до помощ при писане, управлявана от AI.
➡️ Директно вмъкване на генерирано съдържание: С Kutools AI Assistant потребителите могат директно да вмъкват съдържание, генерирано от AI, в своите Word документи само с няколко щраквания. Тази функция рационализира процеса на включване на нов текст, спестявайки време и усилия в сравнение с копирането и поставянето на съдържание от външен интерфейс на ChatGPT.
🛠️ Персонализирани функции за редактиране на документи: Kutools AI Assistant предлага функции, специално проектирани за задачите, с които потребителите на Word често се сблъскват, като полиране на текст за яснота и професионализъм, генериране на съдържание, съобразено със специфични нужди, и обобщаване на дълги документи. Тези функции са оптимизирани за създаване и редактиране на документи, като гарантират, че потребителите разполагат с правилните инструменти за различни писмени задачи.
💬 Интерактивна поддръжка: Kutools AI Assistant обогатява вашите документи на Word с интерактивни функции, способни да обобщават текст, да отговарят на запитвания и да предлагат разяснения директно от вашето съдържание.
🗂️ User-Friendly Interface: Интерфейсът на Kutools AI Assistant е гениално структуриран с три отделни раздела. Този принцип на проектиране дава приоритет на достъпността, позволявайки на потребителите без усилие да идентифицират и прилагат конкретната функция, от която се нуждаят във всеки един момент, като по този начин улесняват по-плавно, по-продуктивно писане без ненужна сложност.
🔑 Лесно активиране: Активирането на Kutools AI Assistant с OpenAI API ключ е лесен процес, който отключва пълния потенциал на инструмента в Word.

Намерете Kutools AI Assistant в Microsoft Word

On Kutools кликнете върху AI асистент. Ще видите Kutools AI Assistant прозорецът се появява от дясната страна на интерфейса на Microsoft Word.

Активирайте Kutools AI Assistant с OpenAI API ключ

За да отключите пълния потенциал на Kutools AI Assistant в Microsoft Word, ще трябва да го активирате, като използвате вашия OpenAI API ключ:

Изберете иконата на зъбно колело в рамките на Kutools AI Assistant панел.
в Настройки на Kutools AI диалогов прозорец, в Доставчик на AI раздел, изберете OpenAI (ChatGPT) or GoogleAI както ви е нужно.
И все пак в Настройки на Kutools AI диалогов прозорец:
- 1). Копирайте и поставете вашия API ключ в API Key текстово поле; (Забележка: За да получите ключа за API на ChatGPT, моля, отидете на тази връзка: https://platform.openai.com/api-keys; За да получите ключа за API на GoogleAI, моля, отидете на тази връзка: https://aistudio.google.com/app/apikey )
- 2). Изберете AI модела, който искате да използвате;
- 3). Щракнете върху OK за финализиране на процеса на активиране.

Съвет:

След активирането вашите настройки се съхраняват сигурно, гарантирайки безпроблемен достъп до AI Assistant във всички следващи проекти, дори след рестартиране на Word.
Ако системата ви е настроена на китайски или ако използвате китайската версия на Office, ще видите не само OpenAI (ChatGPT) и Google AI, но също Zhipu AI и моделите Tongyi Qianwen на Alibaba.

Използвайте Kutools AI Assistant

В този раздел се задълбочаваме в практическото приложение на Kutools AI Assistant. Независимо дали се стремите да подобрите яснотата на вашето писане, да генерирате съдържание, да съкратите обширна информация в кратки резюмета или да търсите отговори в рамките на вашия документ, това ръководство ще ви преведе през всяка стъпка.

Въпроси и отговори за документи: Оптимизиране на задачите за документи (обобщаване, анализиране, оценка, продължаване на писането и т.н.)

Kutools AI предлага набор от интелигентни функции за обработка въз основа на съдържанието на текущия документ, включително обобщаване, анализ, превод, оценка и продължаване на съдържанието. Независимо дали трябва да извлечете ключова информация, да извършите задълбочен анализ на структурата на документа, да извършите точни преводи или да разширите съдържанието, Kutools AI може да ви помогне ефективно да управлявате съдържанието на документа и да подобрите цялостното качество на вашите документи.

Обобщете съдържанието на документа: Тази функция ви позволява бързо да генерирате кратко резюме на вашия документ.
Превод на съдържанието на документа: Тази функция ви позволява бързо и точно да преведете документа си на посочения от вас език.
Анализирайте съдържанието на документа: Тази функция ви позволява да извършите задълбочен анализ на вашия документ, идентифицирайки скрити прозрения, логически несъответствия и области за подобрение.
Оценете съдържанието на документа: Тази функция ви позволява да оцените вашия документ въз основа на предварително зададени критерии, предлагайки подробна обратна връзка относно структурата, стила на езика и точността на съдържанието.
Продължете да пишете съдържанието на документа: Тази функция ви позволява без усилие да разширите документа си, като генерирате нов текст, който пасва естествено на това, което вече сте написали.

Съвет:

Режимът QA на документа работи въз основа на съдържанието на текущия документ.
Ако изберете конкретен текст, QA ще се фокусира върху избраното съдържание; ако не е избран текст, QA ще се прилага за целия документ.

Тук ще използвам функциите за обобщаване, продължаване на писането и задаване на въпроси като примери.

Пример 1: Обобщете съдържанието на документа

Kutools AI въвежда функцията Summarize, предназначена да рационализира тези задачи, като улеснява от всякога усвояването на обширна информация и извличането на прозрения, без да е необходимо да преглеждате всеки детайл ръчно. Ето как можете да се възползвате от тази функция:

в Документ QA раздела на Kutools AI Assistant прозорец, можете да изберете конкретното съдържание, което искате да обобщите, или да оставите текста неизбран, за да обобщите целия документ. След това щракнете върху Обобщете съдържанието на документа команда в панела.
След анализ на Kutools AI, резюме на документа се генерира моментално.
След това можете да щракнете върху Копирайте икона, за да копирате резюмето и да го поставите където и да е, или щракнете върху Поставете икона, за да я поставите на мястото на курсора.

Пример 2: Продължете да пишете съдържанието на документа

Тази функция ви позволява безпроблемно да разширите документа си, като генерирате съдържание, което е в съответствие със съществуващия текст. Независимо дали завършвате абзац, разширявате идея или добавяте нови раздели, асистентът интелигентно продължава разказа, осигурявайки последователност и съгласуваност в целия документ.

в Документ QA раздела на Kutools AI Assistant прозорец, можете да изберете конкретното съдържание, което искате да обобщите, или да оставите текста неизбран, за да обобщите целия документ. След това щракнете върху Продължете да пишете съдържанието на документа команда в панела.
След анализ на Kutools AI, той автоматично ще генерира допълнително съдържание, което безпроблемно продължава от мястото, където е спрял вашият документ.
След това можете да щракнете върху Копирайте икона, за да копирате резюмето и да го поставите където и да е, или щракнете върху Поставете икона, за да я поставите на мястото на курсора.

Пример 3: Задайте въпроси относно вашия документ

Въведете конкретния си въпрос в полето за чат, след което натиснете Изпрати бутон. Kutools AI незабавно ще предостави отговори въз основа на съдържанието на вашия документ. След като завършите, полето за отговор ще покаже източниците; щракването върху съседните числа ще ви отведе директно до съответното съдържание. Вижте демонстрацията по-долу:

Съвет:

1. Редактирайте и променете името и текста на подканата:
Щракнете върху редактирам икона на командния елемент, в изскачащия Edit Promt диалогов прозорец, променете Име намлява бърз текст за по-добро съответствие с вашите специфични нужди или контекста на вашия документ. Вижте екранна снимка:
2. Редактирайте подканата и изпратете отново:
Ако не сте доволни от генерираното съдържание, можете да щракнете върху иконата Повторно редактиране и повторно изпращане, за да коригирате подканата и да генерирате ново съдържание.
3. Изберете командата и променете подканата от полето за чат:
Можете също да изберете командата и да коригирате текста на подканата директно от полето за чат. Щракнете върху Библиотека с подкани и след това изберете командния елемент и текстът на подканата ще се покаже в полето за чат, където можете да го промените според нуждите. Вижте екранна снимка:

Чат: Отговорете на всеки въпрос или извикайте функциите на Kutools

Тази функция не само отговаря на вашите въпроси, но също така определя дали някои функции на Kutools могат да решат вашите проблеми въз основа на вашите заявки и директно извиква съответните инструменти, за да ги адресира.

в Чат раздела на Kutools AI Assistant панел, въведете въпроса си в полето за чат (натиснете Shift + Enter клавиши за започване на нов ред), вижте екранната снимка:
И после щракнете върху Изпрати бутон или натиснете Въведете ключ, Kutools AI ще обработи вашата заявка и ще предостави отговор.
След това можете да щракнете върху Копирайте икона, за да копирате резюмето и да го поставите където и да е, или щракнете върху Поставете икона, за да я поставите на мястото на курсора.

Съвет:

Извикване на функциите на Kutools (100+ удобни функции):

Ако Kutools може да отговори на вашите нужди, AI асистентът ще активира точно съответната функция, за да ви помогне да постигнете целите си.

Например, ако искате да премахнете всички изображения от текущия документ на Word, Kutools AI ще предложи функцията Премахване на всички снимки.

Въведете въпроса си в полето за чат (натиснете Shift + Enter клавиши за започване на нов ред), след което щракнете Изпрати бутон или натиснете Въведете ключ. Kutools AI анализира вашата заявка и идентифицира подходящата функция на Kutools, за да отговори на вашите нужди. След това щракнете върху Изпълнение бутон, за да извикате тази функция или щракнете Изоставят бутон за генериране на подробно ръководство стъпка по стъпка, съобразено с вашите нужди. Вижте екранна снимка:
kutools ai извиква функциите на Kutools

Пренапишете и изгладете съдържанието за яснота и професионализъм

Открийте как нова редакция функция на Kutools AI Assistant може да трансформира вашите документи. Независимо дали прецизирате чернови или финализирате презентации, този инструмент гарантира, че вашето съдържание е стегнато, ангажиращо и без грешки. Нека накараме вашето писане да заблести само с няколко кликвания.

в Kutools AI Assistant прозорец, изберете нова редакция раздела.
Изберете текста, който искате Kutools AI Assistant да преформулира.
Изберете желания стил на писане от Стил на писане падащ списък (който предлага 21 стила на писане).
Кликнете върху Изпрати бутон, за да започнете процеса на префразиране.
Кликнете върху Поставете за замяна на избрания оригинален текст с преформулираната версия, създадена в Генериране кутия. Като алтернатива можете да изберете Копирайте за да копирате прецизирания текст и да го поставите където пожелаете.

Съвет:

Ако преформулираното съдържание не отговаря на очакванията ви, просто натиснете Изпрати още веднъж, за да приложите отново процеса на префразиране към избрания текст.
Навигирайте през пренаписаните си текстове, като използвате Назад намлява Напред бутони за лесно сравнение.
Достъп до изчерпателна история на вашите перифрази, като щракнете върху История бутон, който ви позволява да прегледате и изберете от минали повторения.

Сценарии за приложение на стилове на писане

Официален стил: Подходящо за официални бизнес писма, доклади и академични доклади. Набляга на точността и професионализма, използвайки официален език и структура.
Кратък и директен: Използва се за бюлетини, актуализации в социалните медии и т.н., като се фокусира върху предоставянето на информация ефективно и кратко.
Небрежен стил: Идеален за публикации в блогове, публикации в социални медии и неофициални имейли. Този стил използва прост, директен език и хумор, за да създаде приятно изживяване при четене.
Бизнес професионалист: Подходящ за бизнес предложения, имейл кореспонденция, анализ на пазара и др., с акцент върху ясната и професионална комуникация.
Описателен стил: Използва се за описателни статии, дневници за пътувания и романи. Той се фокусира върху детайлите и яркия език, за да помогне на читателите да визуализират и изпитат по-добре описаното.
Убедителен стил: Идеален за маркетингово съдържание, статии с мнения и речи. Този стил има за цел да убеди читателя, използвайки силни аргументи и въздействащ език.
Стил на разказване: Подходящо за разкази, наративни статии и споделяне на личен опит. Този стил се фокусира върху разказването на последователна история с ярки описания и развитие на сюжета.
Технически стил: Използва се за технически статии, ръководства за потребителя и професионални доклади. Този стил подчертава прецизността и яснотата, използвайки технически термини и подробни обяснения.
Стил на обучение: За уроци, ръководства, често задавани въпроси и т.н., предоставящи ясни насоки стъпка по стъпка.
Академичен стил: Подходящо за академични доклади, научни доклади и научни публикации. Той набляга на точните данни, стриктния анализ и спазването на академичните стандарти.
Научнофантастичен стил: Идеален за научнофантастични романи, прогнози за бъдещи сценарии и др., изследващи въздействието на технологичния напредък върху обществото и отделните хора.
Творчески стил: Използва се за романи, поезия и творческо писане. Този стил насърчава уникалното изразяване и иновативната употреба на езика, подчертавайки личния стил и творческото мислене.
Исторически преглед: За исторически статии, биографии и др., фокусирани върху изтичането на времето и дълбочината на историята.
Културен анализ: Подходящо за културни критики, рецензии на филми и книги и др., задълбочаващи се в значенията зад културни феномени или художествени произведения.
Критичен преглед: Използва се за критики на изкуството, ревюта на продукти и т.н., като предлага конструктивна обратна връзка чрез анализ и оценка.
Есе и коментар: Идеален за лични блогове, колони в списания и т.н., отразяващи личността и прозренията на автора.
Интервю Диалог: Използва се за преписи на интервюта, подкаст скриптове и др., представящи информация и гледни точки чрез диалог.
Емоционално богат: Подходящ за лични дневници, емоционални рубрики и др., като се набляга на изразяването на емоции и резонанс.
Научнопопулярен: Идеален за научнопопулярни статии, блогове и др., представящи сложни научни знания по лесен за разбиране начин.
Вдъхновяващо и мотивиращо: Подходящо за мотивиращи статии, речи и др., зареждащи с положителна енергия и насърчаващи хората да преследват целите си.
Отчитане на новини: Използва се за прессъобщения, новинарски репортажи и др., като се набляга на обективността, навременността и точното предоставяне на информация.

Генерирайте персонализирано съдържание, което да отговаря на вашите нужди

Разгледайте как да генерирате съдържание, което отговаря идеално на вашите нужди Kutools AI Assistant's Композирам особеност. Този раздел ви води през създаването на персонализирано съдържание, съответстващо на вашата конкретна тема, тон и стилови предпочитания. Идеален за преодоляване на блока на писателя или за подобряване на вашия работен процес за създаване на съдържание, ние ще демонстрираме как ефективно да използвате тази функция за съдържание, което отговаря на вашите цели.

в Kutools AI Assistant прозорец, изберете Композирам раздела.
В предоставените бърз текстово поле, опишете съдържанието, което искате да създадете.
Съвет: Бъдете възможно най-конкретни относно темата, тона, стила и всички ключови точки, които искате да бъдат включени. Колкото по-подробно е вашето описание, толкова по-подходящо ще бъде генерираното съдържание към вашите нужди.
Кликнете върху Генериране бутон, за да позволите на Kutools AI Assistant да създава съдържание въз основа на вашите подробни инструкции.
Кликнете върху Поставете за бързо вмъкване на генерираното от AI съдържание от Генериран съдържание поле във вашия документ на мястото на курсора. (Тук можете да вмъкнете съдържание с форматиране или като обикновен текст.) Като алтернатива изберете Копирайте ако искате ръчно да поставите съдържанието на друго място във вашия документ или друго приложение.

Съвет:

Ако предварително зададените теми не отговарят на вашите нужди, можете също да въведете желаната от вас тема. И щракнете Генерирайте бърз пример за генериране на подканващ текст.
Можете свободно да редактирате подканата в бърз поле за фина настройка на вашата заявка.
Щракнете върху икона, за да премахнете всички нежелани типове подкани от падащия списък.
Ако първоначалното генериране на съдържание не съответства на вашите очаквания, натиснете Генериране отново за създаване на ново съдържание.
Използвайте Назад намлява Напред бутони за плавна навигация през различните повторения на генерираното съдържание, улесняващи директни сравнения.
Като щракнете върху История получавате достъп до подробен дневник на вашите опити за генериране на съдържание, което улеснява прегледа и избора от предишни резултати.

Стратегии за подобрени резултати:

Експериментирайте с описанията: Изходът на AI силно зависи от това как описвате нуждите си от съдържание. Експериментирането с различни описания може да ви помогне да откриете най-ефективния начин да съобщите вашите изисквания на AI.
Използвайте функцията за пренаписване: Ако генерираното съдържание е почти перфектно, но има нужда от малки корекции, обмислете използването на нова редакция функция, за да го усъвършенствате допълнително, без да започвате от нулата.

Превеждайте изречения или цели документи на всеки език

Kutools AI предлага мощна функция за превод, която може бързо и точно да преведе всичко от отделни изречения до цели документи на множество езици. Тази функция е особено полезна за потребители, които трябва да си сътрудничат в глобален мащаб, което прави междуезичната комуникация много по-плавна. С Kutools AI можете лесно да преодолеете езиковите бариери и да постигнете ефективна международна комуникация.

в Kutools AI Assistant прозорец, изберете превод раздела.
Изберете съдържанието на документа, което искате да преведете, и то автоматично ще попълни Съдържание за превод кутия. (Алтернативно можете да копирате и поставите всяко друго съдържание, което искате да преведете в Съдържание за превод кутия.)
Изберете езика, на който искате да преведете от Target език падащ списък;
Кликнете Изпрати бутон;
След като преводът приключи, можете да щракнете върху Поставете за да поставите преведеното съдържание на мястото на курсора, или щракнете върху Копирайте бутон, за да копирате преведеното съдържание на друго място.

Съвет:

Използвайте Назад намлява Напред бутони за навигация в хронологията, което улеснява прегледа и управлението на предишно съдържание.
Като щракнете върху История получавате достъп до подробен дневник на вашите опити за превод на съдържание, което улеснява прегледа и избора от предишни резултати.

Често срещани проблеми и как да ги разрешите

Този раздел е посветен на хвърлянето на светлина върху често срещани проблеми, с които потребителите могат да се сблъскат, докато използват Kutools AI Assistant, и предоставя ясни решения за преодоляването им.

AI Assistant не се показва в раздела Kutools

Уверете се, че Kutools for Word е правилно инсталиран на вашия компютър и че използвате версия 12.0 или по-нова. Ако не използвате правилната версия, помислете за актуализиране, за да получите достъп до функцията AI Assistant. За най-новата версия на Kutools за Word, щракнете тук, за да изтеглите и инсталирате.

Заседнал на „Обработва се, моля изчакайте...“

Проверка на интернет връзката: Уверете се, че вашето устройство е свързано с интернет. Kutools AI Assistant изисква активна интернет връзка за достъп до услугите на OpenAI.
Конфигурация на настройките на AI: Друга потенциална причина за този проблем може да са неправилно конфигурирани настройки на AI. За да разрешите това, уверете се, че имате правилно настройте вашите AI настройки, като въведете валиден OpenAI API ключ.

Kutools AI Assistant не работи според очакванията

Изберете различен AI модел: Прегледайте отново настройките за AI, за да се уверите, че избраният AI модел отговаря на вашите нужди. Различните модели са проектирани да дават много различни резултати.
Експериментирайте с въвеждане: Понякога AI работи по-добре с повече контекст или различно структурирани входни данни. Експериментирайте с дължината и детайлите на въведените данни.